Levéltári szervezetet meghatározó intézkedések, tervezetek, értékelések

Ipkovichné Szakály Ildikó: Új levéltárak (részlegek) - A Nyugat-Magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központjának új levéltára. LSZ 59. (2009) 1.

Tpkovichné Syakály Ildikó így az egyetem fenntartói részérói joggal merült fel az igény, hogy a Savaria Egyetemi Központban egy új egyetemi levéltárat létesítsenek. Az első lépések, a személyi, tárgyi feltételrendszer kialakítása A levéltár munkatársainak feladata, hogy az intézmény 50 éves működése során keletkezett történeti értékű iratanyag megőrzéséről, kezeléséről, feltárásuk lehetővé tételéről a szakma követelményeinek megfelelően gondoskodjanak. Az intézményszervezés első fázisában létrejött a munkaszervezet, elkészült a munkaterv és a munkaköri leírások. A kis létszámú levéltárban a munkaterv munkakörökre bontása nehéz feladat volt, valójában minden munkatárs részt vett és vesz az összes levéltári munkafolyamat végzésében. Tagintézmény vezetőként a szakfeladatok teljeskörű ellátása mellett az én feladatom volt a levéltár létesítésével, működési feltételeinek megteremtésével, működtetésével kapcsolatos feladatok tervezése, elvégzése, végrehajtása, az esetieges ellenőrzési munkák megtétele. Részmunkaidős (6 óra) ügyintézőnk a levéltár alaptevékenységével összefüggő adminisztratív feladatokat látja el, a belső nyilvántartásokat készíti, részt vesz a levéltár rendezésében, kapcsolatot tart az iratképző szervekkel, ügyfélszolgálati tevékenységet lát el. A levéltár alapítás munkálatait 2008 júliusától a Vas Megyei Munkaügyi Központ kiközvetítésével egy informatikus-mérnök kolléga segítette, aki 2009. január l-jétől határozott idejű kinevezéssel levéltár kezelői munkakörben folytatja munkáját. A honlapkészítés és frissítés, a szervellenőrzési adatbázis elkészítése az ó feladata, továbbá a manuálisan készített raktári jegyzékek begépelésén dolgozik. Jövőbeni feladata a tagintézmény levéltári informatikai rendszerstratégia kidolgozása és működtetése lenne. Ugyanis szeretnénk egy olyan levéltárat kiépíteni, ahol a levéltári szolgáltatásokat internetes elérhetőségekkel adatbázisok egészítik ki. Létszámkeretét tekintve ugyancsak a levéltárhoz tartozott a központi irattár részmunkaidős (4 órás) informatikus-könyvtáros végzettségű irattárosa, aki 2008. december 31-i nyugdíjba vonulásáig nagyon sokat segített a tagintézmény létrejöttéhez. Az intézmény működéséhez legfontosabb eszközrendszer (kör- és fej- és záradék bélyegzők, a nyilvántartásokhoz naplók, két személyi- és egy digitalizálási funkcióval ellátott számítógép, nyomtató, az irattárolás eszközei, úgymint szalagos irományfedelek archiváláshoz dobozok, a dolgozók részére munkafelszerelés, azaz: munkaköpeny, védőkesztyű, porálarc) beszerzése után a szakszerű irattározás megteremtése érdekében a központi irattár körülményeiről, az itt őrzött iratanyag állapotáról állapotfelmérést végeztünk. A levéltár létrejötte, költözködés, a levéltári munka megkezdése A központi irattár és az ott őrzött iratanyag állapotfelmérésével kettős cél vezetett bennünket. Egyrészt az állományvédelmi feladatok megtervezéséhez szükséges alapvető információkat gyűjtöttük össze, másrészt e munka révén, az így keletkezett írásos jelentés és fotódokumentáció segítségével tudtuk az egyetem fenntartóit meggyőzni arról a tényről, hogy a központi irattár raktározási körülményei nem felelnek meg a jogszabályban előírtaknak, a létesítendő levéltár nem helyezhető el itt. Álláspontunkat a Vas Megyei Levéltár korábbi szakvéleményével és az irattáros feljegyzéseivel is alátámasztottuk. Minthogy a fenntartó jó együttműködéssel folyamatosan a fennálló helyzet megoldására törekedett, helyiségeket javasolhattunk mind a központi irattár kezelésében maradó iratanyagok, mind pedig a levél -42