Levéltári szervezetet meghatározó intézkedések, tervezetek, értékelések

Ipkovichné Szakály Ildikó: Új levéltárak (részlegek) - A Nyugat-Magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központjának új levéltára. LSZ 59. (2009) 1.

A Nyugat-Magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központjának új levéltára tár őrizetébe kerülő iratanyagok elhelyezésére. Elsőként a Munkaügyi Osztály központi irattárral szomszédos, kézi irattározásra szolgáló helyiségére kértünk és kaptunk engedélyt, így az iratok száraz, tűzvédelmi és biztonságtechnikai szempontoknak is megfelelő, zárható helyre kerülhettek. A központ irattár anyagának átválogatása közben A régi központi irattárban őrzött iratanyag felmérését raktári topográfia elkészítésével kezdtük el. Ezt követően az iratkezelési szabályzat és az irattári terv alapján az ott őrzött iratanyagot három kategória, úgymint 1.) a levéltárnak átadásra kerülő, 2.) központi irattárban maradó, 3.) selejtezendő iratanyagra szétválogattuk, majd a központi irattár új helyiségébe csak az ott további őrzésre kerülő iratokat szállítottuk át. Elhelyezésükről raktári térkép készült. A levéltár állományát jelentő iratanyag kosarakban, dobozokban jegyzékelve várta a költöztetést. A 2008 október eleji döntés értelmében a levéltár funkcióját egy 46 m2 alapterületű, 442 polcfolyóméternyi irat elhelyezésére alkalmas helyiség töltené be, ez a Savaria Egyetemi Központ Könyvtára korábban folyóirat tárolásra használt tömörraktára lenne, amely egy kicsi irodahelyiséggel is rendelkezik. Valójában a levéltár ezzel a döntéssel intézményesült. A döntést követően a régi központi irattárból ide szállítottuk a 43 ifm. terjedelmű, ott őrzött iratanyagot, továbbá a 6 doboznyi hanganyagot, valamint a Tanulmányi Osztálytól átvettünk 30,5 ifm. levéltárivá érett iratanyagot (anyakönyvek, szigorlati- és záróvizsga jegyzőkönyvek, szakmai gyakorlatok dokumentumai), melyekben a szükséges selejtezéseket is elvégeztük. Az átvett iratanyagból 11,5 ifm terjedelmű index-másolat rendezedenül került a levéltárba, a darabszintű rendezést a napokban fejeztük be. Az átvett iratanyag segédleteként egységes adatfelvétellel adatbázist építettünk. 43