A levéltári munkát meghatározó jogszabályok változásai

27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről - 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet, hatály: 2020.VII.1. -

27/2015. (V.

27.)

EMMI

rendelet

- a

közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak

tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről

Hatály: 2020.VII.1. -Jogtár

4. oldal

(4) A

szervnyilvántartás a közlevéltár illetékességi körébe tartozó iratokat keletkeztető közfeladatot ellátó szervekre és a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény 2. melléklet I. pontjában meghatározott gazdasági társaságokra terjed ki.

(5) A

szervnyilvántartás kiterjed arra a nem közfeladatot ellátó szervre, amellyel a közlevéltár az Ltv. 32. § (1) bekezdése alapján - irattári anyagának maradandó értékére tekintettel - kapcsolatba lépett, és amely a szervnyilvántartásba való felvételéhez hozzájárult.

(6) A

szervnyilvántartás tartalmazza:

a) a

szerv közlevéltár által meghatározott egyedi azonosítóját;

b) a

szerv nevét, címét és postacímét, telefonszámát, faxszámát, e-mail címét;

c) a

szerv iratkezeléséért közvetlenül felelős személy nevét, munkakörét, beosztását;

d) a

szerv létrehozásának időpontját;

e) a

szerv jogelődjének megnevezését, működésének időtartamát, a közlevéltárban őrzött iratainak levéltári törzsszámát, több jogelőd esetén jogelődök szerinti bontásban;

f) a

szerv közlevéltárban őrzött iratainak levéltári törzsszámát;

g) a

szerv levéltári átadásra érett, maradandó értékű irattári anyagának évkörét, mennyiségét, és ha a közlevéltárba adás előtt az irattári anyag további selejtezése indokolt, ennek jelzését;

h) a

szerv irattárában őrzött, jogelőd szerv működése során keletkezett maradandó értékű irattári anyag évkörére, mennyiségére vonatkozó adatokat, és annak megjelölését, hogy az iratok közlevéltárba adása előtt szükséges-e selejtezést végezni, több szerv esetében szervenként! bontásban;

i) a

g) és h) pontban meghatározott irattári anyaghoz tartozó maradandó értékű térkép- és tervtári anyagot, kép- és hangfelvételt;

j) a

szervnél alkalmazott egyedi vagy egységes iratkezelési szabályzat (a továbbiakban: iratkezelési szabályzat) azonosító számát és keltét;

k) az

iratkezelési szabályzat végrehajtásának ellenőrzéséről felvett jegyzőkönyv levéltári nyilvántartási számát, az ellenőrzés időpontját, valamint az ellenőrzést végző levéltáros nevét;

l) a

szervnél végrehajtott selejtezések időpontját, a selejtezési jegyzőkönyvek levéltári nyilvántartási számát, az eljáró levéltáros nevét;

m) az

irattári elhelyezésre vonatkozó adatokat (az irattár címét, befogadóképességét, állapotát); valamint

n) egyéb,

a szerv működésével, szervezetével és maradandó értékű irattári anyagának védelmével összefüggő információkat.

(7) A

szervnyilvántartás az elektronikus iratokra vonatkozóan tartalmazza

a) az

informatikai alkalmazás megnevezését;

b) a

létrehozott fájlok formátumát;

c) a

fájlok számát és azok együttes méretét;

d) az

adatbázis méretét; továbbá

e) ha

a közlevéltár a szervvel az elektronikus iratokra vonatkozó érvényes átadás-átvételi megállapodással rendelkezik, annak egyedi azonosítóját.

(8) A

közlevéltár a szervdossziéban tárolja a szerv iratkezelési szabályzatát - ideértve a hatályon kívül helyezett szabályzatokat is -, a szerv működésére és szervezetére vonatkozó dokumentumokat, valamint a szerv iratkezelésének közlevéltári felügyeletével kapcsolatban keletkezett iratokat vagy ez utóbbiak másolatát.

(9) A

szervdossziéba tartozó dokumentumok elektronikus levéltári rendszerben akkor tárolhatók, ha a rendszer biztosítja

a) a

szervdossziék elektronikus állományához jogosultság alapján történő hozzáférést,

b) a

felhasználók valamennyi tevékenységének naplózását,