Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Szaniszló Ferenc: Gondolatok a levéltárügy szabályozásáról. Archivum Supplementum ad honorem Béla Kovács dedicatum - A Heves Megyei Levéltár közleményei, különszám (Eger, 1993)

kai. A liberalizált piacgazdaság szabályai nem nagyon engedik meg, hogy az állam beleszóljon a magánszféra iratkezelésébe és irattározásába. így a levéltáraknak az a lehetőségük marad a magánszféra legfontosabb iratainak megmentése érdekében, ha a különböző ellenőrző, hatósági feladatokat ellátó szakigazgatási szervekhez kötelezően benyújtandó iratokat veszik át a levéltárak, ami óhatatlanul többletterhet jelent ezen szerveknek, s majdan az állami-önkormányzati levéltáraknak. (Pl. a mérlegek megtalálhatók az adóhivatal irattárában, amit a hivatal csak 5 évig őriz, utána kiselejtezi, de ha ezt 15 évig kell őriznie, majd levéltárba adnia, nem biztos, hogy az adóhivatalok ehhez megfelelő raktári kapacitással rendelkeznek.) így a kötelezően beadott iratokból, mint másodlagos forrásból lehet majd következtetni az 1990-es évek gazdaságára, vagyoni viszonyaira. Ehhez azonban szükséges a területi szakigazgatási szervek irattári terveinek módosítása, ami együtt jár ezen szervek irattári anyagának értelemszerű növekedésével. Az ilyen iratok megőrzését feltehetően szabályozni fogja a számviteli vagy ügyviteli törvény, melyek nem levéltári szempontok alapján értékelik az iratokat, hanem elsősorban azok ügyviteli fontosságát veszik figyelembe. E törvényekben lehetne kimondani az arra érdemes iratok levéltárba adásának a kötelezettségét. Az új levéltári törvény megalkotásánál figyelembe kell venni a törvény időbeli hatályát is, ami alatt azt értem, hogy a rendelkezései mennyiben lesznek érvényesek az 1950-1990 közötti időszakra, amikor gyakorlatilag minden szerv vagy állami vagy tanácsi fenntartású volt. Jelenleg fokozódó ütemben folyik a privatizáció. Az új jogszabálynak mindenképpen tisztáznia kell, hogy a privatizált vállalat még állami időszakban keletkezett iratait a mostani megyei (önkormányzati) levéltárak gyüjtsék-e be az illetékességi területükön, vagy továbbmenve: a privatizált szerv visszakérheti-e a már a levéltár birtokában lévő iratokat is? Másrészt: a levéltár követelheti-e az állami fenntartású időszak iratait a már magánkézben lévő cégektől? Az első kérdésre a „nem", a másodikra az „igen" válasz a logikusabb, hiszen az ügyfelek, kutatók kiszolgálása az egymásra épült illetékességi körökben (állami szakigazgatás - megye - vállalat) így valósítható meg a legkevesebb nehézséggel, utánajárással, költséggel. Eliminálhatók a sokpéldányos iratok is. Feltétlen ki kell mondania a leendő törvénynek, hogy a levéltárak a nem állami és nem önkormányzati szervek iratait is átvehetik ajándékként, hagyatékként vagy letétként. Az új törvény koncepciója is tartalmazza, hogy az örökös vagy jogutód nélkül maradt magánlevéltár anyaga állami tulajdonba kerül. A tulajdonviszonyok változása miatt is célszerű lenne az 1947-ben meghatározott definíciók egy részének újbóli bevezetése, mint pl. a „közirat", mely a közhatalom, közfeladat ellátása, gyakorlása, valamint az állami vállalatok működése során jön létre. A törvényi szabályozás a levéltári anyag tekintetében annyival egészülne ki, hogy a természetes és jogi személyek tevékenysége során létrejött és „rendeltetésszerűen nála maradó" iratokat tekintenénk levéltári anyagnak. 227