Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről. (Módosítással) • 2002.04.13 [10/2002. (IV. 13.) NKÖM sz. rendelet = Magyar Közlöny 2002/47.]

(3) A 35-38. és a 40^42. §-ban felsorolt nyilvántartásokat a közlevéltár számítógépen, egységes program alkalmazásával vezeti és a számítógépen tárolt adatok rendszeres biztonsági mentéséről és archiválásáról a programhoz mellékelt útmutató szerint gondoskodik. (4) A 35-38. és a 40-42. §-okban felsorolt, manuálisan vezetett nyilvántartások adatainak bejegyzése, illetve az azokban eszközölt változások átvezetése csak nem fakuló tintával vagy más megbízható technikával történhet, az átvezetés során pedig tilos a módosult szövegrész törlése vagy más módon olvashatatlanná tétele. (5) Manuálisan vezetett nyilvántartás esetén a módosításokra vonatkozó bejegyzést a készítőnek aláírásával kell ellátnia. (6) A levéltári feldolgozó munka során meghaladottá vált, újjal pótolt nyilvántartást megsemmisíteni tilos; azt a fonddossziéban kell hagyni, de érvénytelenítésének tenyéré egyértelműen utalni kell. A levéltári anyag törzskönyvi nyilvántartása 35. § (1) A levéltár az általa őrzött fondokról (ideértve a letéteket is) törzskönyvi nyilvántartást vezet. (2) A törzskönyvi nyilvántartás adatai: a) a fond törzsszáma, címe és évköre; b) a fond állagainak jelzete, címe és évköre; c) a fond, illetve az állag terjedelme iratfolyóméterben és raktári egységekben (darabszám szerint nyilvántartott iratanyag esetén annak számában, illetve nem papíralapú adathordozó esetén az adathordozó jellegéből adódó mértékegységben, például filmfelvételeknél a kameranegatív felvételek számában) megadva; d) a fond, illetve az állag helyrajzi jelzete (raktári helye); e) letét esetén a letéti szerződés ügyiratszáma és kelte, továbbá a letevő által tett korlátozások lényegének rövid összefoglalása; f) az adatokban történt változások bejegyzése. (3) Az új fondokat kialakításuk sorrendjében és törzsszámuk feltüntetésével folyamatosan kell a törzskönyvi nyilvántartásba bevezetni. (4) Be kell vezetni a törzskönyvi nyilvántartásba a már nyilvántartásba vett fondok bármely adatában a levéltári anyag levéltári feldolgozása során, valamint az iratátvételekkel vagy az esetleges iratátadásokkal előállt bármely változást. (5) A (3) és (4) bekezdésekben előírt bejegyzéseket az új fond kialakításától, illetve a változás megtörténtétől számított 15 napon belül - a vonatkozó ügyirat iktatószámának feltüntetésével - kell a törzskönyvi nyilvántartásba bevezetni. A gyarapodás nyilvántartása 36. § (1) A levéltár a gyarapodási naplóban tartja nyilván a hozzá bármely jogcímen véglegesen beérkezett levéltári anyagot. (2) A gyarapodási napló a beérkezés sorrendjének megfelelően, évente 1-gyel kezdődő sorszámozott tételekben a következő adatokat tartalmazza: a) a sorszámot; b) a beérkezés keltét; c) a levéltári anyagot átadó szerv vagy személy nevét és postai címét; d) az átvétel jogcímét (12-17. §); e) az átvett anyag megnevezését, évkorét és folyóméterben vagy (kivételes esetekben) darabszámban megadott mennyiségét, levéltári jelzetét; f) az átvétellel kapcsolatos ügyirat levéltári iktatószámát. (3) A gyarapodási naplót - számítógépes program alkalmazása esetén annak kinyomtatott lapjait - a levéltár arra felhatalmazott munkatársa az év végén lezárja, a gyarapodást összesíti és aláírásával hitelesíti. A fogyaték nyilvántartása