Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről. (Módosítással) • 2002.04.13 [10/2002. (IV. 13.) NKÖM sz. rendelet = Magyar Közlöny 2002/47.]

37. § (1) A levéltár fogyatéki naplóban tartja nyilván az állományából véglegesen kikerült (más szerv számára véglegesen kiadták vagy selejtezték) és ennek következtében a törzskönyvből kivezetett nem letéti levéltári anyagot. (2) A fogyatéki napló adatai: a) a sorszám; b) a kikerülés kelte; c) a kikerülés jogcíme; d) kiadás esetén azon szerv neve és postacíme, ahová a levéltár az anyagot kiadta; e) a kikerült anyag törzsszáma; fi a kikerült anyag címe vagy megnevezése; g) a kikerült anyag évköre; h) a kikerült anyag terjedelme iratfolyóméterben (kivételes esetekben darabszámban) megadva; i) a vonatkozó ügyirat levéltári iktatószáma. (3) A fogyatéki naplót - számítógépes program alkalmazása esetén annak kinyomtatott lapjait - az év végén a levéltár arra felhatalmazott munkatársa hitelesítési záradékkal látja el. (4) Letét kiadását a letéti napló megfelelő rovatában kell feltüntetni. A letét nyilvántartása 38. § (1) A levéltár a letéti naplóban tartja nyilván a hozzá beérkező, valamint az általa visszaadott levéltári letéteket. (2) A letéti napló adatai: a) a gyarapodási napló [36. § (2) bek.] rovatai; b) a letéti szerződés lejártának időpontja; c) a letét visszaszolgáltatására vonatkozó feljegyzések. (3) A letéti naplót - számítógépes program alkalmazása esetén annak kinyomtatott lapjait - az év végén a levéltár arra felhatalmazott munkatársa lezárja, a letéteket összesíti és aláírásával hitelesíti. Fonddosszié 39. § (1) A levéltár az őrizetében levő fondok anyagára vonatkozó valamennyi iratot a fondonként kialakított fonddossziéban helyezi el. A fonddosszié az iratok keletkezésének sorrendjében tartalmazza: a) a fond anyagában végzett levéltári feldolgozó munka során készült belső feljegyzéseket, rendezési, selejtezési terveket, selejtezési jegyzőkönyveket; b) a raktári jegyzékek és más levéltári segédletek (pl. ideiglenes raktári jegyzék) hitelesített példányát; c) az irattárakból beszállított levéltári anyagra vonatkozó, korábban a szervdossziéban őrzött iratokat, valamint általában minden, az iratanyag levéltárba kerülésére vonatkozó irat másolatát; d) a levéltári anyag fizikai állapotára vonatkozó feljegyzéseket. (2) A törzskönyvi nyilvántartás és a fonddosszié fondra vonatkozó adatainak egyezniük kell. Raktári jegyzék 40. § (1) A levéltár az általa őrzött levéltári anyag raktári egységeit (csomó, doboz, téka, kötet stb.) raktári jegyzéken tartja nyilván. (2) A raktári jegyzék az egyes raktári egységeket a fond, illetve az állag szerkezetének megfelelő, a fondképző szervezetét, illetve funkcióját is tükröző tagolásban és e tagolásnak megfelelően kialakított levéltári egységek (állagok, sorozatok, tételek stb.) sorrendjében, fondonként - állagokra tagolódó fond esetén állagonként - újrakezdődő sorszámmal sorolja fel. (3) A raktári jegyzék adatai: a) általános adatok: az anyagot őrző levéltár neve, a fondfőcsoport (szekció) neve, a fond, illetve állag neve (címe), kora (évköre), terjedelme iratfolyóméterben és a legkisebb raktári egységek számában egyaránt megadva;