Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről. (Módosítással) • 2002.04.13 [10/2002. (IV. 13.) NKÖM sz. rendelet = Magyar Közlöny 2002/47.]

átvételéről megállapodást kötött. Ezen szervek iratkezelését a közlevéltár a megállapodásban foglaltak szerint felügyeli. (4) A szervnyilvántartás az alábbi adatokat tartalmazza: a) a szervdosszié számát; b) a szerv nevét, címét és az elérhetőségére vonatkozó adatokat; c) a szerv iratkezeléséért közvetlenül felelős személy nevét, munkakörét, beosztását; d) a szerv megalakulásának időpontját; e) a szerv jogelődjének megnevezését, fennállásának időtartamát, a közlevéltárban őrzött iratainak évkorét, terjedelmét, levéltári törzsszámát (több jogelőd esetén jogelődök szerinti bontásban); f) a szerv közlevéltárban őrzött iratainak évkorét, mennyiségét, levéltári törzsszámát; g) a szerv levéltári átadásra érett - maradandó értékű - irattári anyagának évkorét, mennyiségét és selejtezettségi fokát; h) a szerv irattárában őrzött jogelőd - vagy egyéb - szerv működése során keletkezett irattári anyag évkörére, mennyiségére és selejtezettségi szintjére vonatkozó adatokat (több szerv esetében szervenkénti bontásban); i) a g) és h) pontban meghatározott irattári anyaghoz tartozó térkép- és tervtárt anyagot, kép- és hangfelvételt, valamint a számítástechnikai adathordozókon létrehozott és őrzött információ megnevezését, évkorét és mennyiségét (fajtánként), továbbá az adathordozó gyártója által javasolt másolatkészítés gyakoriságát és az utolsó másolás időpontját; j) a szervnél alkalmazott egyedi vagy egységes iratkezelési szabályzat(ok) számát és keltét; k) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának ellenőrzéséről felvett jegyzőkönyv(ek) levéltári nyilvántartási számát, az ellenőrzés időpontját, valamint az ellenőrzést végző levéltáros nevét; l) a szervnél végrehajtott iratselejtezések időpontját, a selejtezési jegyzőkönyvek levéltári nyilvántartási számát, az eljáró levéltáros nevét; m) az irattári elhelyezésre vonatkozó adatokat [az irattár(ak) címét, befogadóképességét, állapotát stb.]; n) egyéb, a szerv működésével, szervezetével és maradandó értékű irattári anyagának védelmével összefüggő fontosabb információkat. (5) A maradandó értékű irattári anyag átvételéig a szervdossziéban kell tárolni a szerv egyedi iratkezelési szabályzatát (a hatályon kívül helyezett szabályzatokat is ideértve), továbbá a szerv működésére és szervezetére vonatkozó fontosabb dokumentumokat, valamint a szerv iratkezelésének közlevéltári felügyeletével kapcsolatban keletkezett összes iratot vagy annak másolatát. (6) A maradandó értékű irattári anyag átvételét követően a közlevéltár a szervdossziéban tárolt iratok közül azokat, amelyek az átvett anyagra vonatkoznak, a szervdossziéból a fonddossziéba (39. §) helyezi át. (7) A privatizált állami gazdálkodó szervezet privatizálás előtt keletkezett maradandó értékű irattári anyagát a közlevéltár a (4) bekezdésben foglaltak értelemszerű alkalmazásával, az irattári anyagot őrző szervet pedig a (4) bekezdés b) és c) pontja szerint tartja nyilván. A közlevéltár részvétele az iratkezelés szabályozásában 7. § (1) A közlevéltár az illetékességi körébe tartozó szerv egyedi iratkezelési szabályzatának elkészítése, illetve a szabályzat módosításának előkészítése során - a szerv kérésére - konzultációs lehetőséget biztosít. (2) A közlevéltár az egyedi iratkezelési szabályzatok tekintetében - az Ltv. 10. §-ának (4) bekezdésében meghatározott egyetértési jogkörének gyakorlása során - kiemelt figyelmet fordít arra, hogy a) az irattári terv irattári tételenként tüntesse fel, hogy a tétel selejtezhető-e vagy sem, s a nem selejtezhető tételek iratait hány év eltelte után kell levéltárba adni; b) az iratok nyilvántartása tartalmazza az azonosításukhoz feltétlenül szükséges adatokat, és a nyilvántartáshoz kapcsolódó segédletekkel az iratok útja mind az ügyintézésben, mind az irattárban ellenőrizhető legyen; c) az irattár(ak) kialakítására, felszerelésére és üzemeltetésére vonatkozó előírások kellően garantálják a maradandó értékű irattári anyag épségben és használható állapotban történő megőrzését;