Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről. (Módosítással) • 2002.04.13 [10/2002. (IV. 13.) NKÖM sz. rendelet = Magyar Közlöny 2002/47.]

d) az irattári anyag selejtezésére és a maradandó értékű irattári anyag közlevéltárba adására vonatkozó eljárás szabályozása megfelelő legyen. Az iratkezelés közlevéltári ellenőrzése 8. § (1) A nem selejtezhető irattári anyag fennmaradásának biztosítása érdekében a közlevéltár az illetékességi körébe tartozó szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét a szerv iratkezelési szabályzata alapján, a (2) bekezdésben meghatározott rendszerességgel ellenőrzi. (2) A közlevéltár éves ellenőrzési tervét úgy állítja össze, hogy az országos és megyei szintű államigazgatási, bírósági, ügyészségi és rendvédelmi szervek, továbbá a megyei és városi képviselőtestület hivatala iratkezelésének ellenőrzésére lehetőleg háromévenként, a többi - működése során maradandó értékű iratokat létrehozó - szerv iratkezelésének ellenőrzésére pedig ötévenként legalább egyszer kerüljön sor. (3) A nemzetbiztonsági szolgálatoknál és a polgári szolgálatokat irányító tárca nélküli miniszter hivatalában a közlevéltári ellenőrzés rendjét - a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvény 28. §-ának (5) bekezdése alapján - külön megállapodásban kell meghatározni. (4) Az ellenőrzés űj a 6. § (4) bekezdésében meghatározott adatok, illetve az azokban bekövetkezett változások rögzítésére, b) az iratok irattári terv szerinti csoportosításának - irattári tételbe sorolásának - szúrópróbaszerű vizsgálatára, c) az iratok nyilvántartásával, a nyilvántartáshoz kapcsolódó segédletek készítésével, az irattári anyag szakszerű kezelésével, biztonságos megőrzésével és használatával kapcsolatos előírások végrehajtásának áttekintésére, a végrehajtáshoz szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételek számbavételére, s mindezek alapján a maradandó értékű irattári anyag épségben és használható állapotban történő fennmaradását veszélyeztető hibák és hiányosságok feltárására terjed ki. (5) Az ellenőrzés során észlelt súlyosabb hibák és hiányosságok esetén a közlevéltár az Ltv. Ilkának b) és c) pontjában foglaltak szerint jár el. (6) Az ellenőrzést országos vagy megyei szintű szervnél főlevéltáros, illetve levéltáros, egyéb más szervnél segédlevéltáros is végezheti. Az iratselejtezés közlevéltári ellenőrzése 9. § (1) A közlevéltár a 8. § szerinti ellenőrzések tapasztalatainak figyelembevételével ellenőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek iratainak selejtezését, és a maradandó értéket nem képviselő, selejtezésre kiválogatott iratok megsemmisítését a hozzá legalább két példányban megküldött selejtezési jegyzőkönyvek záradékolásával engedélyezi. (2) A közlevéltár az irattári anyag selejtezésének ellenőrzése során a) megvizsgálja, hogy a selejtezésre javasolt irattári tételek között szerepel-e olyan tétel, amely a szerv irattári terve szerint maradandó értékű iratokat tartalmaz; b) abban az esetben, ha a szervnél végzett ellenőrzései során az irattári terv használatával kapcsolatban hibákat, hiányosságokat tárt fel, vagy a selejtezési jegyzőkönyv alapján kétsége támad a selejtezés szabályszerűségét vagy szakszerűségét illetően, úgy a helyszínen végzett vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy a kiselejtezésre javasolt iratok között valóban nincs maradandó értékű irat. (3) Az ellenőrzést követően a közlevéltár a jegyzőkönyv mindkét példányát az alábbiak szerint záradékolja, s az egyik példányt a szervnek visszaküldi: a) ha a levéltár a selejtezést szabályszerűnek találta, a záradék szövege a következő: „A jegyzőkönyv szerint selejtezésre javasolt iratok nem minősülnek maradandó értékűnek, levéltári szempontból megsemmisíthetők."; b) ha a levéltár a selejtezés ellenőrzése során a selejtezésben hibákat talált és az észlelt hiányosságok egyes iratcsoportok (irattári tételek) egyszerű visszatartásával kiküszöbölhetők, a levéltár a jegyzőkönyvben *-gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyek visszatartását szükségesnek tartja, s a jegyzőkönyvet a következő záradékkal látja el: „A jegyzőkönyv szerint selejtezésre javasolt iratok a *-