Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]

A raktári jegyzékek elhelyezését a raktárban a fond anyagánál elsősorban praktikus szempontok indokolják, a raktári munkát (kiemeléseket, iratok kikeresését, reponálást stb.) könnyítik, ha kéznél vannak. Mindezek alapján javasoljuk a 40. § és 43. § (2) bekezdésének összevonását, a 40. § egyes bekezdéseinek pontosítását, illetve kiegészítését: (1) A levéltár az általa őrzött levéltári anyag raktári egységeit (csomó, doboz, téka, kötet stb.) raktári jegyzéken tartja nyilván. (2) A raktári jegyzék az egyes raktári egységeket a) a fond illetőleg állag szerkezetének megfelelően, külső (fizikai) és belső (levéltári) tagolódásának alapulvételével, a fondképző szervezetét, illetve funkcióját is tükröző tagolásban, és b) e tagolásnak megfelelően kialakított levéltári egységek (állagok, sorozatok, tételek stb.) sorrendjében, c) fondonként folyamatosan, állagos fond esetén állagonként újrakezdődően sorszámozva sorolja fel. (3) A raktári jegyzék adatai: a) a raktári egységek a (2) bekezdésben említett sorrendnek megfelelő—sorszáma; b) az egyazon raktári egységbe foglalt valamennyi levéltári egység (tétel stb.) címe; c) a raktári egységbe foglalt levéltári egységek leezdő és záró jelzete, valamint ha azt a jelzet nem tartalmazza a levéltári egységek időadata. a) általános adatok: a levéltár neve, a fondfőcsoport címe, a fond, illetve állag törzsszáma, címe, kora (évköre), terjedelme, raktári helye. b) speciális adatok: raktári szám (a raktári egység sorszáma), a raktári egység tárolási módja (doboz, kötet, csomó stb.), a raktári egységben található levéltári egység(ek) címe, kora (év, évkor), levéltári jelzetei. Ha valamely levéltári egység anyaga nem egyetlen raktári egységben található, elegendő a kezdő és záró irat jelzetét feltüntetni. (4) Az áttekintő raktári jegyzék a (3) bekezdésben felsoroltakon kívül a következő adatolcat tartalmazza: a a) a fond (állag) törzsszámát, címét, korát, terjedelmét raktári egységek számában és iratfolyóméterben kifejezve; történetét bemutató bevezetőt, amely tárgyalja a fond (állag) keletkezését, szerkezetét, rendszerét, a kialakítására vonatkozó fő tudnivalókat, az anyag levéltárba kerülésének módját, a fond (állag) tárgyát, a fondképző feladat- és hatáskörét; b b) az iratanyag rendezettségére, selejtezettségére vonatkozó információkat; e c) a fond (állag) kutatási lehetőségeit, segédlettel való ellátottságát d,d) az iratanyag közzétettségét és a vonatkozó legfontosabb irodalom adatait e-e) az egyes iratanyag raktári egységekének tagolódó leírását (40. §).. a fondon illetve állagon belüli nagyobb levéltári egységek (iratok, segédkönyvek stb.) szerinti felsorolását. (5) A levéltár ideiglenes raktári jegyzéken tartja nyilván az általa őrzött olyan levéltári anyag raktári egységeit, amelynek fondképzőjét már megállapította, ideiglenes raktári egységeit kialakította, az iratanyag rendezettsége rendezettségi szintje azonban még nem teszi lehetővé a (3) bekezdésben meghatározott adatok teljes körű közlését. Az ideiglenes raktári jegyzék a fond rendezettségétől függően megállapítható adatokicai, tagolásban ós sorrendben sorolja fel a fond egyes raktári egységeit. Ideiglenes raktári jegyzékként, ha a fenti kritériumoknak megfelelnek, felhasználhatók az átadás-átvételi jegyzékek is. 41