Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések
Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]
a) a fond anyagában végzett levéltári feldolgozó munka során készült belső feljegyzéseket; rendezési, selejtezési terveket, selejtezési jegyzőkönyveket, b) az áttekintő raktári jegyzékek, raktári jegyzékek és más levéltári segédletek (pl. ideiglenes raktári jegyzék) hitelesített példányát; c) az irattárakból beszállított levéltári anyagra vonatkozó, korábban a szervdossziéban őrzött iratokat, valamint általában minden, az iratanyag levéltárba kerülésére vonatkozó irat másolatát. Megjegyzés: A Fonddosszié kifejezés használata pontatlan. Amiről itt szó van, az a belső fonddosszié, amely a nyilvántartások alapjául szolgáló iratok, de a segédletek (raktári jegyzék, áttekintő raktári jegyzék) „gyűjtője", elhelyezése a fejezet végére a raktári jegyzék, vagy a levéltári tájékoztatási célú segédletek után kívánkozna, hiszen a felsoroltakból szinte mindből kerül bele irat (vagy esetleg előbbre a 34. § A levéltári anyag nyilvántartásának általános szabályait követően). A helyes és pontos értelmezés érdekében a fogalomtárba célszerű lenne felvenni a fonddosszié, belső és külső fonddosszié fogalmát. A belső fonddossziéba miért az iratok másolatát, miért nem az eredetit kell elhelyezni? A szervdossziéba az eredeti iratok kerülnek, a megszűnt szerv dossziéja eredeti iratokkal együtt kerül át a belső fonddossziéba stb. A belső fonddossziéba kerülő másolatok eredeti irata hova kerül? Marad a levéltár irattárában? (2) A törzskönyvi nyilvántartás és a belső fonddosszié fondra vonatkozó adatainak egyezniük kell. Raktári jegyzék 40. § ha a 34. §-ban javasolt módosított sorrend elfogadható 38. § lesz Megjegyzés: A raktári jegyzék fondonként, azon belül állagonként készül, a szöveget eszerint pontosítani kell. A raktári jegyzék és az áttekintő raktári jegyzék szétválasztása a tervezetben ellentmond mind a gyakorlatnak, mind a rendezésnél leírtaknak. Ha a rendezés a rendezési terv alapján készül, akkor a rendezési munka eredménye áttekintő raktári jegyzék lesz. Egyébként is, az áttekintő raktári jegyzék ma már általánosan elterjedt, a rendezés során már mindent tudni kell a fondképzőről, ezért célszerű mindjárt a bővebb, teljesebb, áttekintő raktári jegyzéket elkészíteni. Áttekintő raktári jegyzék nemcsak középszinten rendezett anyaghoz készülhet, pl. lehet az iratok egy része közép, másik része ügyiratszinten rendezett, a kötetek darabszinten rendezettek. Vö.: 30 §-hoz fűzött megjegyzésekkel. A raktári jegyzéknek és az áttekintő raktári jegyzéknek a tervezetben található szétválasztása, az áttekintő raktári jegyzék tájékoztatási célú segédletté minősítése ellentmond a levéltári terminológiának is. Tekintettel arra, hogy a rendezési terv készítése, illetve a rendezés során a segédlettel való ellátottságra, közzétettségre, irodalomra vonatkozó adatok is feltárásra kerülnek, a teljesség érdekében javasoljuk ezekkel az áttekintő raktári jegyzék kiegészítését (annak ellenére, hogy a terminológiai lexikon ezeket az alapleltár részeként értelmezi.) (Ember Győző: raktári jegyzékek: 14-105, 106, 108, 14-102, alapleltár; 52571/1971. LIG sz. Munkautasítás az áttekintő raktári jegyzék készítéséhez). A pontos és egyértelmű szövegezés, egységes értelmezés érdekében az ideiglenes raktári jegyzékre vonatkozó két bekezdés összevonását javasoljuk. Az ideiglenes raktári jegyzék készítését pontosítani kell. Nem jellemző, hogy a levéltárban ideiglenes raktári jegyzéket készítsenek, hiszen a fondképzőtől az átvett iratok átadás-átvételi jegyzéke a rendezésig pótolja ezt. (1. tervezet (5) bek.) Legfeljebb iratmentések esetén előfordul, hogy vagy nem készül, vagy nem megfelelő az átadás-átvételi jegyzék, ebben az esetben, de csak ebben az esetben indokolt az ideiglenes raktári jegyzék készítése. 40
