Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]

ügyviteli segédletek részletességéig lemenő felelősség csak abban az esetben hárul a levéltárra, ha alkalma volt az anyag teljességének az átadó szervvel közösen végzett, az ügyviteli segédletek részletességéig lemenő ellenőrzésére, és ennek során a hiányoknak az ügyviteli segédletekbe történő bejegyzésére. A levéltár felelősségvállalásának mértékét az átadás-átvételi jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. Megjegyzés: a rendeletnek a selejtezési jegyzőkönyv jóváhagyási záradékához hasonlóan az átvett iratanyagért vállalt felelősség megszövegezését is tartalmaznia kellene. Kiegészítő javaslat a (4) bekezdéshez: A levéltár felelősségvállalásának mértékét az átadás-átvételi jegyzőkönyvben fel kell tüntetni: a) A jegyzőkönyvben felsorolt iratok átadás-átvétele a fenti jegyzék alapján, az abban felsorolt egységek (dobozok, kötetek) szintjén történt, ezért a levéltár az átvett iratanyag megőrzéséért csak a felsorolt egységekig vállal felelősséget. b) Az átadás-átvétel során az átadó és átvevő az ügyviteli segédleteket és az iratokat egymással összevetette, az iratok meglétét ellenőrizte. A kiselejtezés tényét a nyilvántartásban S, az átvettekét L, a hiányokat H betűvel jelölték, ezért a levéltár az átvett iratanyag megőrzéséért a segédletek mélységéig felelősséget vállal. A levéltár gyűjtőmunkája 14. § A levéltár — gyűjtőmunkájának részeként — az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából a fenntartó által e célra biztosított költségvetési támogatás felhasználásával a) megvásárolja a gyűjtőkörébe tartozó maradandó értékű magániratot, b) a más tulajdonában vagy birtokában lévő levéltári anyagról másolatot (mikrofilmet, fényképet vagy bármely más — a tartós levéltári megőrzést lehetővé tevő — technikával készült reprodukciót, CD-ROM-ot stb.) készíttet, s azt állományába veszi. Megjegyzés: a) „megvásárolja" — a kijelentésnek így kötelező vásárlás „íze" lehet, inkább megengedően kellene fogalmazni: megvásárolhatja, b) hasonlóképpen: reprodukciót készíttethet, állományába vehet. De ha a kijelentő módban történt fogalmazás megkönnyíti/megkönnyítheti a fenntartók ilyen irányú anyagi támogatását inkább maradjon. Hiányoznak az elővásárlási joggal kapcsolatos, a Levéltári törvénynél részletesebb eljárások. A MOL folyamatosan figyelemmel kíséri a különféle aukciókat, ennek ellenére az elővásárlási jog a gyakorlatban nagyon korlátozottan, esetenként érvényesíthető. Természetesen vannak jó példák, a MOL figyelemfelhívásának eredményeként került értékes anyag a Ráday Gyűjteménybe. Megoldást jelenthet, ha a levéltárak bátrabban és egyszerűbb eljárással nyilváníthatnák védetté az arra érdemes iratokat. Részletes szabályozás csak törvény által lehetséges, miután az elővásárlási jogot is törvény szabályozza. 15.5 (1) A levéltár iratállományát ajándékozás (öröklés) címén is gyarapíthatja, olyan iratanyagot azonban, amelynek nincs maradandó értéke, illetve olyan lezárt csomagot, amelynek tartalmáról nincs módja meggyőződni, ajándékként (örökségként) nem köteles elfogadni. Megjegyzés: A nem maradandó illetve maradandó érték fogalmát a lehető legteljesebb értelemben kell használni, hiszen konkrét esetek bizonyítják, gyakran első látásra a szó hagyományos 25