Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]

értelmében nem is tűnik maradandó értékűnek a felajánlott iratanyag, mely ugyanakkor az adott levéltár anyagának jó kiegészítője lehet. A lezárt csomag értelmezésével gondok lehetnek. Előfordult már, hogy tudhatóan értékes hagyatéki anyag volt végrendeletileg lezárva (évtizedes határidővel), mit tehet a levéltáros, ha személyesen nem győződhetett meg a csomag tartalmáról (vagy pl. első látásra nyitott csomagban szándékosan zárt borítékok is előfordulnak), esetleg pl. a levéltár fenntartója vette át, hagyta rá? (2) Az ajándékozásról ajándékozási nyilatkozatot (szerződést) kell készíteni, és az iratok átvételéről átvételi elismervényt kell adni, s ebben az ajándékozás tenyéré is utalni kell. Megjegyzés: minden bizonnyal jó és hasznos lenne ehhez forma-levelet mellékelni. A rendelettervezet végleges szövegének ismeretében, illetve a rendelet megjelenését követően célszerű lenne a Levéltári Kollégium mellett egy bizottságot létrehozni az iratminták (záradékok, letéti, ajándékozási szerződések stb.) körének megállapítására, és szövegezésére. A Bizottság felállítását és feladatait a rendeletnek tartalmaznia kellene a 6. §-hoz (MOL feladatai a számítógépes nyilvántartás kidolgozásában) hasonló módon. Iratcsere 16. § (1) A levéltár csak a köziratnak nem minősülő levéltári anyagot ajánlhatja fel cserére más levéltár, múzeum vagy könyvtár részére. (2) Iratcserét a levéltár csak abban az esetben kezdeményezhet, ha a csere tárgyát képező levéltári anyagok értéke között nem áll fenn jelentős különbség, s az anyag megszerzéséhez kiemelten fontos szakmai, tudományos érdek fűződik. (3) A cseréről szóló szerződés megkötését a fenntartó által jóváhagyott írásos javaslat alapján a nemzeti kulturális örökség minisztere engedélyezi. (4) A (3) bekezdés szerinti javaslatnak tartalmaznia kell a cserére felajánlott, illetve a csere során megkapható levéltári anyag címét, évkorét, mennyiségét, jelzeteit, valamint a csere indoklását. A javaslathoz az iratok azonosítására alkalmas jegyzéket is mellékelni kell. Megjegyzés: A cserének többen, pl. Zala Megyei Levéltár, nem látják értelmét. Kimaradt, önálló paragrafusként javasoljuk a megszövegezését a levéltárak egymásközti, illetékességből történő iratátadás-átvételeinek. A rendeletnek kötelező jelleggel csak a területi, közigazgatási határ-, valamint hatáskörváltozás miatt szétválasztott, keletkezésükkor egységes fondok újraegyesítését, illetve új levéltár felállítása esetén az annak illetékességi körébe tartozó fondok átadását kellene tartalmaznia. Teljes fond átadása esetén az iratanyagot korábban őrző levéltár készíthessen biztonsági másolatot az átadás-átvétel költségeinek terhére. A gyakorlatban ugyanis felmerülhet olyan iratanyagnak, fondoknak az átadása, amelyek fontos, a levéltár kezelésében lévő egyéb iratanyag feldolgozásához, kutatásához nélkülözhetetlen információkat tartalmaznak, ezért szükséges a másolatok elkészítése. Letéti megőrzés 17. § (5) A levéltári anyagban a letétbe helyezés előtt történt helytelen kezelés miatt keletkezett károk súlyosbodásáért és az időmúlás a befolyásolhatatlan környezeti ártalmak következtében beálló kedvezőtlen változásokért a levéltár nem vállal felelősséget. 26