Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések
Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]
az iratanyagot? Mi a teendő, ha a levéltár a harminc évnél régebben keletkezett iratanyagot sem tudja átvenni? III. FEJEZET A LEVÉLTÁRI ÁLLOMÁNY GYARAPODÁSA Illetékességből történő iratátvétel 13. § (2) A nyilvános magánlevéltár illetékességébe tartozó szervek körét, maradandó értékű irataik átadás-átvételének rendszerességét, rendjét, valamint az átadó szerv kötelezettségeit a levéltár javaslata alapján a közlevéltárakra kötelező általános elvek figyelembevételével,? a fenntartó által meghatározott illctólccsscgi körébe utalt szervek maradandó értékű irattári anyagát a számára előírt rendszerességgel, határozza meg. és a (3) bekezdés szerinti átadás átvételi jegyzékkel veszi át. Az átadó szerv kötelezettségeit az átadás clrendclőjcként a nyilvános magánlevéltár fenntartója határozza meg. Megjegyzés: az eredeti szöveg nehezen értelmezhető, ezért javasoljuk a kibontását, egyszerűsítését. Nem tartjuk valószínűnek, hogy a magánlevéltárak fenntartói önállóan és egyedül el tudnák dönteni, hogy az általuk fenntartott levéltárnak mit is kellene átvennie, megőriznie. Különösen, hogy saját maguknak kell az őrzés feltételeit (raktárak + személyzet) is biztosítaniuk. Ezért minimálisan a saját szakembereik, levéltárosaik, szakfelügyelet? javaslatait figyelembe kellene venni. (3) A közlevéltár az illetékességi körébe tartozó szerv vagy jogelődje (jogelődei) működése során keletkezett, maradandó értékű irattári anyagot csak az irattári terv által meghatározott rendben, irattári rendben, ügyviteli segédleteivel, levéltári tárolásra alkalmas és a tartalomnak megfelelően feliratozott — savmentes — dobozokban (vagy az iratanyag jellegének megfelelő más tárolóeszközökben, továbbá a levéltári anyagot legalább raktári egységenként (dobozonként, illetve egyéb tárolóeszközök szerint) felsoroló jegyzékkel (átadás-átvételi jegyzékkel) együtt köteles átvenni. Az átadás-átvételt a közlevéltár helyiségében, az átadó költségére kell elvégezni. Megjegyzés: A gyakorlatban előfordul, hogy az irattári rend nem azonos az irattári terv által meghatározott renddel. A levéltári kezelés bármilyen irattári rend alapián biztosítható. A zárójeles mondatrész maradjon ki, mert az iratokat átadó szervek e nélkül is hajlamosak a levéltárak számára nem felelő tárolóeszközökén történő iratátadásra. Ha az iratanyag jellege valamilyen különleges tárolóeszközt igényel, pl. műszaki tervek hengereket, vagy az átlagtól eltérő dobozokra lenne szükség, az általánosan megfogalmazott „levéltári tárolásra alkalmas dobozokban" kifejezés alapján az adott levéltár el tud járni. Csak zárójelben jegyezzük meg, hogy már egyedi méretű dobozok gyártatására is van lehetőség. A maradandó értékű iratanyagnál manapság már megkövetelendő/megkövetelhető a savmentes doboz. Amennyiben a Korm. rendelet módosítása folyamatban van, ott is meg kellene fogalmazni. Az átadó költségének feltüntetése fontos, valamennyi iratkezelési szabályzat tartalmazza, itt is rögzíteni kell (összhang!). (4) A levéltár az átvett levéltári anyag megőrzéséért addig a levéltári egységig felelős, ameddig a levéltári anyagot az átadás-átvételi jegyzék részletezi. Az átvett levéltári anyaghoz kapcsolódó U
