Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések
Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]
számítógépes nyilvántartása, illetve a nyilvántartás számítógépes vezetésének szükségessége indokolatlannak látszik. Kimaradt viszont a 40. §-ban leírt raktári jegyzék. A megjegyzések alapján javasolt szöveg: (1) A 7. §-ban meghatározott szervnyilvántartást számítógépen történő vezetését a közlevéltár 2003. január 1-jéfStvel, a levéltári anyagnak nyilvántartásának a 35-38. és 40-4141-42. §-ok szerinti nyilvántartását vezetését pedig a közlevéltár, valamint az ehhez szükséges feltételekkel rendelkező nyilvános magánlevéltár 2004. január l-jétM\e\ kezdődően számítógépen, egységes program alkalmazásával megkezdi. (2) Az (1) bekezdésben foglaltak végrehajtása érdekében a Magyar Országos Levéltár — az e célra rendelkezésre bocsátott költségvetési keret terhére — 2002., illetve 2003. december 31-éig a Levéltári Kollégium erre a feladatra alakított szakbizottságával egyetértésben gondoskodik a nyilvántartások tartalmi meghatározásáról, az egységes számítógépes programok alapelveinek meghatározásáról, a programok elkészíttetéséről, teszteléséről, a felhasználásukhoz szükséges ismeretek oktatásáról, valamint a programoknak a felhasználókhoz történő eljuttatásáról. (3) Az egységes számítógépes nyilvántartásban ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a hagyományos, papíralapú nyilvántartások vezetésében. Az egységes programokat úgy kell kifejleszteni, hogy azok vegyék figyelembe a már alkalmazott szoftvereket, tegyék lehetővé az ezekkel készített adatbázisok új adatrögzítés nélküli, automatikus átemelését, biztosítsák az adatok hiteles rögzítését, a változtatások naplózását és az illetéktelen hozzáférés megakadályozását. (4) A felhasználó levéltár az (1) bekezdésben megjelölt határidőfégvú elvégzi megkezdi a számítógépes szervnyilvántartásra, illetve a törzskönyvi nyilvántartásra kiadott egységes programok felhasználásával az adatbázisok adatokkal történő feltöltését. (5) A felhasználó levéltár a programokhoz mellékelt útmutató szerint gondoskodik a számítógépen tárolt adatok rendszeres biztonsági mentéséről, és az adatok szükség—szerint—esedékes átmásolásáról, archiválásáról, biztonságos, tartós megőrzést, hiteles visszakeresést biztosító módon. Megjegyzés: Az elektronikus adatbázisok megőrzésének legfontosabb kérdése az archiválás. Az archiválás során az adatvesztést el kell kerülni, az adatokat oly módon kell megőrizni, hogy azok bármikor és hitelesen visszakereshetők legyenek. Az adatok rendszeres biztonsági mentése, szükség szerint esedékes átmásolása az archiválás lehetséges módozatai, olyan részletkérdések, amelyeket nem a rendeletnek, hanem a programhoz mellékelt útmutatónak kell meghatározni. (6) A számítógépes nyilvántartások biztonsági másolatait zárt, tűzbiztos, illetéktelen hozzáféréstől védett helyen kell tárolni. Megjegyzés: A tűzbiztos helyen történő tárolás beruházást igényel az adott intézménytől pl. páncélszekrény vásárlása stb. A számítógépes nyilvántartásra való áttérésnek is lehetnek anyagi vonzatai pl. levéltáranként egy-egy új gép beszerzése előfordulhat, indokolt lehet. Viszonylag kevés azoknak a levéltáraknak a száma, amelyekben nincs Internet-hozzáférés, vagy csak hagyományos, telefonvonalas. A számítógépes nyilvántartásra való áttéréshez célszerű lenne kapcsolni ezek technikai fejlesztését, internetbe való bekapcsolását. Valamennyi levéltár részvétele a világhálón nemcsak a jelentések, hanem a nyilvántartások alapján végezhető egyéb tájékoztatást is könnyítené, gyorsítaná, egyszerűsítené. Ezt figyelembe kellene venni az egységes szoftver elkészítésén kívül felmerülő költségként, finanszírozni kellene/lehetne a központi keretből. Mindezt nem ártana önálló bekezdésben megfogalmazni, esetleg a második bekezdésbe beilleszteni? vagy elegendő lesz az alapelvek stb. kidolgozása során felvetni? 18
