Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A levéltárak ügyviteli szabályzata. • 1971. [130/1971. (M. K. 10.) MM sz. utasítás melléklete]

(1) A levéltár (ha jogszabályok a másolatok kiadására vonatkozóan eltérő szabályokat nem tartalmaznak) teljes vagy kivonatos hiteles másolatot írásban az alábbiak szerint ad ki a) A másolatot az erre a célra készült alányomott A/4 méretű lapon egyoldalúan kell készíteni. b) A másolatot írógéppel egy első példányban vagy kézírással, antracén tintával írva kell elkészíteni, azonos sortávolság betartásával, végig írt sorokban. c) A másolatnak betűhívnek kell lennie; ha rajta javítás vagy törlés történik, azt a záradékban jelölni kell [(9)—(12) bek.]. d) Az eredetiben található aláhúzásokat ritkított betűvel kell írni; a szövegben alkalmazott rövidítéseket meg kell tartani. e) A másoló által beírt minden szót vagy jelet, betű; vagy általa allkalmazott rövidítést, utalást a szövegben alá kell húzni. f) A másolás során a másoló által elkövetett hibákat a hibásan írt szó áthúzásaival, de nem olvashatatlanná tételével, és a helyes szövegnek a hibás szó fölé írásával kell javítani. g) A szöveghű másolat egy oldalán ötnél több javítás nem fordulhat elő; ötnél több hiba esetén az oldalt újból le kell ími. (2) A levéltár teljes vagy kivonatos hiteles másolatot fényképen az alábbik szerint ad ki a) Teljes fényképmásolat esetén az irat minden oldaláról külön-külön felvételt kell készíteni. b) Kivonatos fényképmásolat az iratnak egy teljes oldalnál kisebb részéről nem adható ki. c) A másolat kicsinyítése nem lehet erősebb annál a foknál, amely mellett a másolásra felhasznált papíron az adott irat minden részlete még világosan és egyértelműen olvasható. (3) A fél által készített fényképmásolat csak kivételesen és csak akkor hitelesíthető, ha minden tekintetben megfelel a (2) bekezdésben meghatározott igényeknek. A hitelesítés előtt a hitelesítőnek meg kell győződnie arról, hogy a másolat szöveg- és formahű. (4) Az írásos hiteles teljes vagy kivonatos másolat szövegét vagy az ügyiraton is fel kell jegyezni, vagy másodpéldánnyal kell készíteni, és azt az ügyirat mellett meg kell őrizni. (5) Az írásos hiteles másolatot hitelesítés előtt az eredetivel össze kell olvasni és az összeolvasok nevét az ügyiraton fel kell jegyezni. (6) A hiteles fényképmásolat alapjául szolgáló negatív film kutatónak nem adható ki; a levéltár azt, hogy e negatív filmet megőrzi-e vagy megsemmisíti-e, saját ügyrendjében szabályozza. (7) Ha a másolat több lapra terjed, a lapokat le kell számozni, át kell varrni, és az átvarrást olyan módon kell lezárni, hogy a lapok sértetlen kicserélésére lehetőség ne nyíljék. (8) A hitelesítési záradékot az írásos másolatra közvetlenül a másolt szöveg után, — fényképmásolat esetén a reprodukció hátlapjára — [több oldalra terjedő másolat esetén a (7) bekezdésnek megfelelően összefűzött másolat utolsó lapjának hátlapjára] kell rávezetni. (9) A záradéknak a következő adatokat kell tartalmaznia a) a másolat terjedelmét és fajtáját: b) az eredeti iratot őrző levéltár nevét; c) az eredeti irat levéltári jelzetét (a fond és állag címét) és az iratnak a fondon és állagon belüli helyét meghatározó adatokat [79. § (5) bek.]; d) az eredeti irat szabatos irattári meghatározását. (10) Kivonatos hiteles másolat esetén a (9) bekezdés e) pontjában meghatározott adatokon túl a záradéknak tartalmaznia kell a) a hivatkozott, illetőleg idézett szövegrész (illetőleg a szövegrészek mindegyik eredeti iraton belüli helyének (oldalszám, számozott vagy időrendi bejegyzések sorszáma vagy kelte; abc-ben rendezett anyagnál az irat helyét meghatározó vezérszó vagy név) közelebbi meghatározására alkalmas adatokat; b) írásos kivonatos másolat esetén az egyes másolt szövegrészek közötti értelmi kapcsolat biztosítására a kivonatolás által beillesztett szövegek nem eredeti voltára történő utalást. (11) írásos hiteles másolat esetén a záradéknak tételesen utalnia kell a másolat szövegében végrehajtott javításokra. (12) Fényképes hiteles másolat esetén a záradéknak utalnia kell az esetleges kicsinyítés tenyéré és lehetőleg annak arányára is, valamint az eredeti szöveget esetleg helyenként olvashatatlanná tevő körülményekre. (13) A hitelesítési záradékok kiállításánál alkalmazandó szövegek mintáit a 2. számú függelék tartalmazza. (14) A hitelesítési illetékek lerovására szolgáló illetékbélyeget a hitelesítési záradék első szavával át kell írni. (15) Fényképmásolat készítése esetén a fél a hitelesítési illetéklerovásán kívül téríteni tartozik a levéltárnak a fényképmásolat előállításával kapcsolatban ténylegesen felmerült költségeit is. (16) A levéltár iratot más által történő hitelesítés céljára csak a fondképzőnek, jogutódjának vagy ezek felügyeleti szervének kölcsönözhet. (17) A letétekről adható másolatok tekintetében a letéti szerződés rendelkezései az irányadók. (18) Anyakönyvekből (első- vagy másodpéldányokból) történő másolatok kiadására vonatkozóan az anyakönyvi utasításban foglaltak szerint kell eljárni [133/1968 (M. K. 12.) MM számú utasítás; 6 1963. (T. K. 82.) KE számú utasítás]. (19) Nem írásos formájú levéltári anyagról (képes hangdokumentum, valamint a gépi adatfeldolgozás adathordozói) kiadandó másolatok kérdését a művelődésügyi miniszter külön szabályozza. (20) A másolat hitelesítésére csak az igazgató vagy az általa ezzel megbízott dolgozó jogosult. Hitelesítéssel csak tudományos dolgozót lehet megbízni. Külföldre menő másolatot csak az igazgató (mb. igazgató) hitelesíthet.