Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A levéltárak ügyviteli szabályzata. • 1971. [130/1971. (M. K. 10.) MM sz. utasítás melléklete]

93. § (1) A levéltár fogyatéki naplóban tartja nyilván az állományából bármely oknál fogva véglegesen kiadott és ennek során a törzskönyvből kivezetett nem letéti levéltári anyagot. (2) A fogyatéki napló a kiadás sorrendjének megfelelően, évente 1-gyel kezdődően sorszámozott tételekben tartalmazza a kiadás keltét; azon szerv vagy személy teljes nevét és postacímét, amelynek az anyagot a levéltár kiadta; a kiadás jogcímét; a kiadott anyag törzsszámát, megnevezését, évkorét (ha a kiadás selejtezés eredménye, arra az előző adatokhoz „egyes kiselejtezett részei" kifejezés hozzátételével kell utalni); a kiadott anyag folyóméterekben (kivételes esetekben darabszámban) megadott mennyiségét. (3) A fogyatéki naplót az év végén a levéltár igazgatója a levéltár pecsétjével és saját aláírásával hitelesítve lezárja. (4) Letét kiadását a letéti napló megfelelő rovatában [86. § (2) bek.] kell feltüntetni. 94. § (1) A levéltár átmeneti naplóban tartja nyilván a 47. § a)—g) pontjában meghatározott úton kívül, bármely egyéb módon ideiglenesen a levéltárba került levéltári anyagot, a kölcsönkérésre beérkezett, intézményektől vagy magánszemélyektől restaurálásra, vásárlásra, szakértői véleményezésre, fényképezésre stb. átvett levéltári anyagot, valamint a ki nem elégítő tárolási vagy kezelési feltételek miatt ideiglenesen levéltári kezelésbe utalt szaklevéltári vagy védett személyi levéltári anyagot (59. §). (2) A napló rovatai a) a levéltári anyag levéltárba kerülésének kelte; b) a beadó (kölcsönző) neve, címe, magánszemély esetén személyi igazolványának száma, a beadást elrendelő bírói, miniszteri stb. határozat száma; c) a levéltári anyag egyértelmű azonosításához szükséges adatok (az anyag címe, mennyisége stb.); d) az ideiglenes átvétel célja és az elvégzett munka megjelölése; e) az anyagért a levéltárban felelős személy neve; f) az anyag visszaadásának kelte; g) a vonatkozó levéltári ügyirat(ok) száma. 95. § A levéltár a védett levéltári anyag törzskönyvében tartja nyilván az illetékességi területén a művelődésügyi miniszter által védetté nyilvánított levéltári anyagot [185. § (1), (2) bek.]. 96. § Nem iratjellegű levéltári anyag nyilvántartása a 85—95. §-ban meghatározott nyilvántartási előírásoknak esetenként értelemszerűen módosított alkalmazásával történik. Egyes anyagfajták különleges jellegének megfelelő nyilvántartások meghatározásáról a Levéltári Igazgatóság munkautasításban gondoskodik. • 97. § A levéltár az általa őrzött levéltári anyagnak a levéltáron belüli mozgását a levéltár szervezetének és egyéb helyi viszonyainak figyelembevételével, összhangban a levéltári anyag őrzésének általános szabályaival (60—70. §), valamint a kutatószolgálat részére történő anyagkiadást szabályozó, a 119. § (2)—(7) bekezdéseiben foglalt előírásokkal, a saját ügyrendjében meghatározott módon tartja nyilván. 98. § A levéltár a levéltári anyag központi nyilvántartását vezető Levéltári Igazgatósághoz 1973. december 31-ig beküldi a törzskönyvbe bevezetett fondjegyzékének egy példányát, majd minden év március 31-ig a) a törzskönyvében az előző év folyamán bekövetkezett valamennyi változást feltüntető bejelentőlapot, továbbá a törzskönyvébe az előző év folyamán felvett új fondok és állagok címét, évkörét és mennyiségét feltüntető jegyzékét, és b) valamennyi, az év folyamán elkészüt raktári jegyzék és ideiglenes raktári jegyzék egy példányát. 99. § A levéltár a 49. §-ban meghatározottól eltérő módon átvett levéltári anyagért csak addig a részletességig felel, amilyen részletességgel a) az 1951 január 1. után történt átvételek esetén az átadó és a levéltár képviselői által egyaránt aláírt átadási jegyzőkönyvek, illetőleg jegyzékek, b) az 1951 január 1. után átadási jegyzőkönyvek, illetőleg jegyzékek nélkül történt átvétel esetén, valamint c) már 1951 január 1. előtt is a levéltár által őrzött levéltári anyag esetén a művelődésügyi miniszter által jelen szabályzatban, illetőleg ennek alapján kötelezően előírt levéltári nyilvántartások (figyelembe véve az átvétel után a levéltárban végzett selejtezésről szóló dokumentumokat is) a levéltári anyagot felsorolják.