Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A levéltárak ügyviteli szabályzata. • 1971. [130/1971. (M. K. 10.) MM sz. utasítás melléklete]

(2) A levéltár külső fonddossziékban (41. §) tartja nyilván az (1) bekezdésben meghatározott szervek irattáraiban őrzött levéltári anyagot. (3) A levéltár mind a szervnyilvántartási lapokat, mind a külső fonddossziékat külön-külön — legalább az egyik esetben a szerveknek a fondjegyzékben meghatározott rendszere [78. § (1) bek.] szerint — csoportosítja. (4) A külső fonddossziék összessége a - levéltár irattári tervének egyik, évenként le nem zárható tételét alkotja. 85. § (1) A levéltár a növedéki naplóban tartja nyilván a hozzá bármely úton véglegesen beérkezett levéltári anyagot [47. § a)—f) bek.]. (2) A növedéki napló a beérkezés sorrendjének megfelelően, évente 1-gyel kezdődően sorszámozott tételekben tartalmazza a beérkezés keltét; a levéltári anyagot átadó szerv vagy személy teljes nevét és postacímét; az átvétel jogcímét (a 47. §*-ban meghatározott kifejezésekkel); az átvétellel kapcsolatos ügyirat levéltári iktatószámát; az átvett anyag megnevezését, évkorét és folyóméterekben vagy (kivételes esetben) darabszámban megadott mennyiségét. (3) A növedéki naplót az év végén a levéltár igazgatója lezárja, a levéltár pecsétjével és saját aláírásával hitelesíti. (4) Az anyag fondokra és állagokra történt szétválasztása (73—77. §) után a növedéki naplóba be kell vezetni azon fondnak (fondoknak) törzsszámát, amelybe (amelyekbe) a levéltár az átvett anyagot beosztotta. 86. § (1) A levéltár a letéti naplóban tartja nyilván a hozzá beérkező, valamint általa visszaadott levéltári letéteket [57. § (7) bek.]. (2) A letéti napló — értelemszerű módosításokkal — a növedéki napló (85. §) rovatait tartalmazza, kiegészítve azokat a letéti szerzőáés lejárta időpontjának és a letét visszaszolgáltatásának feljegyzésére szolgáló rovattal. (3) A letéti napló vezetésére vonatkozóan a 85. § (3), (4) bekezdéseiben foglaltak szerint kell eljárni. 87. § (1) A levéltár az általa őrzött fondokról (ideértve á letéteket is) törzskönyvet vezet. (2) A törzskönyv tartósan bekötött, számozott oldalakat tartalmazó kötet. (3) A törzskönyv tartalmazza az egyes fondok törzsszámát, címét, évkorét és iratfolyóméterben, valamint a raktári egységek (darabszám szerint nyilvántartott levéltári anyag esetén darabok) számában kifejezett terjedelmét, továbbá letét esetén „Letét" megjegyzéssel az erre történő utalást. „Kutatási korlátozás" megjegyzéssel itt kell feljegyezni a korlátozást meghatározó levéltári ügyirat iktatószámát és a korlátozás lényegét is. (4) A levéltár 1971 december 31-ig kialakított fondjait 1973 december 31-ig törzsszámaiknak emelkedő rendjében bevezeti a törzskönyvbe (oldalanként legfeljebb kettesével), majd a levéltár igazgatója a törzskönyvet a levéltár pecsétjével és saját aláírásával lezárja. (5) A törzskönyv lezárása után kialakított új fondokat kialakításuk sorrendjében és törzsszámuk feltüntetésével, folyamatosan kell a törzskönyvbe bevezetni. (6) Be kell vezetni a törzskönyvbe a már bevezetett fondok bármely adatában a levéltári anyag levéltári feldolgozása vagy az utólagos kiegészítő iratátvételek során előállt bármely változást (törzskönyvből való kivezetést is), új sorban kezdett bejegyzésként, a következő formában: „Változás: (kelet) történt: (munkafajta megnevezése) következtében (változó adat megnevezése) -ra (új adat) változott". Kivezetés esetén: „Törzskönyvből kivezetve, Ld ikt. szám" forma használandó. (7) Az (5) és (6) bekezdésben előírt bejegyzéseket, azok keltével meghatározva és a levéltár pecsétjével ellátva, az igazgató írja alá. (8) A kialakított új fondokat, valamint a fondok adataiban bekövetkezett változásokat az új fond kialakításától, illetőleg a változás megtörténtétől számított 15 napon belül kell a törzskönyvbe bevezetni. (9) A Magyar Országos Levéltár törzskönyvének végére illesztett és folyamatosan vezetett konkordancia jegyzéken biztosítja az összhangot levéltári egységeinek saját rendszere és a többi levéltár számára kötelező, a 78. § (1) bekezdésének megfelelően kialakított rendszer között. 88. § (1) A levéltár folyamatosan, fonddossziékban gyűjti össze az egyes fondokra vonatkozó a) a fond anyagában végzett levéltári feldolgozó munka során készült belső, a feldolgozást elősegítő levéltári feljegyzéseket; b) levéltári segédletek és nyilvántartások egyegy hiteles, készítőjük által aláírt, a levéltár pecsétjével és az igazgató láttamozásával hitelesített példányát; c) az írásban adott tudományos tájékoztatások egy másolati példányát; továbbá d) az irattárakból beszállított levéltári anyagra vonatkozó, korábban a külső fonddossziékban (41. §) őrzött iratokat, valamint általában minden, az iratanyag levéltárba kerülésére vonatkozó iratot. (2) A fonddossziékat a levéltár a törzsszámok sorrendjében csoportosítva őrzi. A Magyar Országos Levéltár a fonddossziékon feltünteti a fond 78. § (1) bekezdésében meghatározott rendszerezésnek megfelelő és a fondnak a 87. § (9) bekezdésé-