Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A levéltárak ügyviteli szabályzata. • 1971. [130/1971. (M. K. 10.) MM sz. utasítás melléklete]

ben meghatározott konkordancia jegyzéken rögzí-, tett helyére utaló jelet is. (3) A fonddossziék összessége a levéltár irattári tervének egyik, évenként le nem zárható tételét alkotja. (4) A levéltári munka értékelésének és tervezésének, valamint a levéltári adatszolgáltatások megkönnyítésének érdekében a levéltár az egyes fondokra vonatkozó, elsősorban a tájékoztatás egységes rendszerében a Művelődésügyi Minisztériummal évente közlendő (98. §) adatokat fondkartonokra kigyűjtve is nyilvántarthatja. 89. § (1) A levéltár fondonként raktári jegyzéken tartja nyilván az általa őrzött levéltári anyag raktári egységeit (csomó, doboz, kötet stb.). (2) A raktári jegyzék az egyes raktári egységeket a) a fond szerkezetének megfelelő, a fondképző szervezetét, illetőleg funkcióit is tükröző tagolásban és b) e tagolásnak megfelelően kialakított levéltári egységek (állagok, sorozatok, tételek stb.) ideális sorrendjében sorolja fel. (3) A raktári jegyzék az egyes raktári egységekről a következő adatokat tartalmazza a) a raktári egységek — a (2) bekezdésben említett sorrendnek megfelelő — száma; b) külön-külön az egyazon raktári egységbe esetleg összefogott valamennyi levéltári egység (tétel stb.) címe; c) a raktári egységbe foglalt levéltári egységek kezdő és záró jelzete, valamint — ha a jelzet nem tartalmazza — a rájuk jellemző időadat. (4) A levéltár ideiglenes raktári jegyzéken tartja nyilván az általa őrzött olyan levéltári anyag raktári egységeit, amelynek fondképzőjét már megállapította, raktári egységei kialakítottak, rendezettségi szintje azonban még nem teszi lehetővé a (3) bekezdésben az egyes raktári egységekre vonatkozóan meghatározott adatok megadását. (5) Az ideiglenes raktári jegyzék a fond rendezettségétől függően megállapítható adatokkal, tagolásban és sorrendben sorolja fel a fond egyes raktári egységeit. Ideiglenes raktári jegyzékekként, ha a fenti igényeknek megfelelnek, felhasználhatók az átvételi jegyzékek [48. § (2) bek.] is. (6) A levéltár az általa őrzött iratanyag egészéről, az anyag mennyiségi nyilvántartásának lehetővé tétele érdekében, 1973 december 31-ig, az ezután beérkező iratanyagról pedig fokozatosan, a beérkezést követő 90 napon belül, legalább ideiglenes raktári jegyzékeket készít. (7) A raktári jegyzék és az ideiglenes raktári jegyzék egy, a készítő által aláírt, a levéltár pecsétjével és az igazgató láttamozásával hitelesített példányát is a fonddossziéban kell elhelyezni. (8) A levéltár munkájának tervezésénél arra kell törekedni, hogy a csak ideiglenes raktári jegyzékekkel ellátott fondokról mielőbb raktári jegyzékek készüljenek. (1) A levéltár ügyiratonként, illetőleg darabonként levéltári darabjegyzéken tartja nyilván a különös, egyedi értékű levéltári anyagot. (2) A darabjegyzék fondok, illetőleg állagok szerint az egyes darab minden olyan adatát tartalmazza, amely annak egyértelmű azonosításához szükséges, így általában az irat a) jelzetét; b) keltét (évkorét); c) kiadási helyét; d) a kiadó és a címzett megnevezését; e) a darab címét, esetleg tárgyát (fajtáját): f) (esetleg) terjedelmét (méretét); g) valamint minden olyan más adatot, amely a darab azonosításához szükséges. (3) A levéltár fenntartója vagy a Levéltári Igazgatóság, figyelembe véve valamely levéltári anyag értékét, kutatottságát, valamint a tudományos kutatás és tájékoztatás helyi, illetőleg országos igényeit, elrendelheti ezen anyag darabszintü nyilvántartását. (4) A da^abjegyzék egy példányát a készítő aláírásával és a levéltár pecsétjével ellátva az igazgató láttamozza és a fonddossziéban helyezi el. 91. § (1) A levéltár mind a raktári jegyzékek, ideiglenes raktári jegyzékek, mind a darabjegyzékek egy további példányát a fondok törzsszámainak sorrendjében csoportosítva külön-külön sorozatokban őrzi. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott nyilvántartások mind a fonddossziékban, mind a törzsszám szerinti sorozatban őrzött példányain eszközölt változások átvezetése csak tintával vagy írógéppel történhet, és az átvezetés során tilos a módosult szövegrész kitörlése vagy más módon olvashatatlanná tétele. (3) Az eszközölt módosításokra a nyilvántartások végén az alábbi formában is utalni kell: „Változás bevezetve a sz. raktári egységnél (kelet).'" A bejegyzést a levéltár pecsétjével kell ellátni, és az igazgató vagy az általa a nyilvántartások kezelésével megbízott dolgozó aláírásával kell ellátni. (4) A levéltári feldolgozó munka során meghaladottá vált, újakkal pótolt nyilvántartásokat megsemmisíteni tilos: azokat a fonddossziékban bent kell hagyni. Lapjaikat' azonban piros tintával keresztben át kell húzni s címlajukon „Érvénytelen" jelzéssel utalni kell érvénytelenítésükre. 92. § A levéltár a kölcsönzési naplóban tartja nyilván az általa kikölcsönzött levéltári anyagot (153. §).