Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A levéltárak ügyviteli szabályzata. • 1971. [130/1971. (M. K. 10.) MM sz. utasítás melléklete]

b) a levéltári egységekről, illetőleg a bennük foglalt adatokról a levéltári anyagétól eltérő rendszerben és rendezettségi szinten adnak tájékoztatást. (3) Levéltári segédletként felhasználhatók az ügyvitelben készített — a tájékozódás céljait azonban megfelelően szolgáló — segédletek is. (4) A kötelezőleg készítendő levéltári segédletek fajtáit a Levéltári Igazgatóság állapítja meg. (5) A levéltári segédletek valamely levéltári anyag rendezettségi szintjének megfelelő fajtáit a Levéltári Igazgatóság állapítja meg. 82. § (1) A levéltárak az őrizetükben levő levéltári anyagból a levéltári szempontból (Tvr. 1. §) értéktelen iratokat selejtezés útján távolítják el. (2) Olyan levéltári anyagban, amelynek selejtezését akár a fondképzők által kibocsátott és a selejtezés időpontjában is érvényben levő, akár a Levéltári Igazgatóság által előírt selejtezési ügykörjegyzékek, utasítások szabályozzák, a selejtezést csak ezek alapján szabad végezni. (3) Olyan levéltári anyagban, amelynek selejtezését a (2) bekezdésben meghatározott utasítások nem szabályozzák, selejtezést csak előzetesen kidolgozott selejtezési terv alapján szabad végezni. A selejtezési tervnek tartalmaznia kell a fondképzőnek a levéltári anyagban visszatükröződő ügyköreit, illetőleg az ügykörökön belül kialakult egyes sajátos anyagtípusokat, esetenként megjelölve azt, hogy közülük melyek selejtezhetők azonnal, melyek igényelnek és milyen idejű tartós, és melyek állandó megőrzést. (4) Selejtezés végezhető valamely fond vagy állag csupán bizonyos ügyköreire vagy anyagtípusaira vonatkozóan is (részleges, durva selejtezés). Ez esetben is kell selejtezési tervet készíteni, amelynek azonban csupán az említett, selejtezés alá vonni javasolt ügykörökre, illetőleg anyagtípusokra kell kiterjednie. (5) Selejtezési terv alapján akár általános, akár részleges selejtezést végezni csak megfelelő selejtezési utasítás hiányában, és csakis a tervnek a levéltárfenntartó és a Levéltári Igazgatóság által történt jóváhagyása alapján szabad. Részleges selejtezés során a selejtezést az előre meghatározott ügykörökön túl kiterjeszteni tilos. (6) A (3)—(5) bekezdésekben foglaltakat értelemszerűen alkalmazni kell a rendezések során, azokkal párhuzamosan végzett selejtezések esetén is. (7) A selejtezési eljárás befejezésével selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vont fond vagy állag címét és eredeti mennyiségét; annak megjelölését, hogy a selejtezés általános vagy részleges volt-e; a selejtezés alapjául szolgáló ügykörjegyzék vagy terv címét és számát; a selejtezési engedély vagy utasítás számát, a kiselejtezett tárgyi vagy formai csoportok címeit; a kiselejtezett anyag iratfolyóméterben és kg-ban megadott mennyiségét; végül a selejtezés időpontját és a selejtezést végző dolgozók nevét. (8) A selejtezési jegyzőkönyvet a levéltár felügyeleti hatósága útján, vagy ügyrendi szabályzatában meghatározott más úton a Levéltári Igazgatósághoz terjeszti fel jóváhagyásra. A kiselejtezett anyagot a selejtezés jóváhagyásáig eredeti rendjének tagolásában kell megtartani; e rendet megbontani és az anyagot elszállítani csak a jóváhagyás megtörténte után szabad. (9) A selejtezés befejeztével gondoskodni kell a kiselejtezendő, de ügyviteli szempontból előzőleg még meghatározott ideig megőrzendő levéltári anyag megfelelő kezelésének biztosításáról. XV. A LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSA 83. (1) A levéltár a levéltári anyag fennmaradásának és megőrzésének biztosítása, valamint a levéltári munkák tervezésének megkönnyítése érdekében nyilvántartásokat [Tvr. 6. § b) pont] vezet. (2) Levéltári nyilvántartásként felhasználhatók a levéltári segédletek egyes olyan fajtái, amelyek a nyilvántartással szemben támasztott fenti igények kielégítésére alkalmasak. (3) A levéltárak a levéltári anyagról a következő nyilvántartásokat vezetik a) a szerveknél őrzött levéltári anyag nyilvántartására: a szervnyilvántartási lap [39. § (3), (4) bek.] és a külső fonddosszié (41.§); b) növedéki napló (85. §); c) letéti napló (86. §); d) törzskönyv (87. §); e) fonddosszié (88. §); f) raktári jegyzék és ideiglenes raktári jegyzék (89. §): g) darabjegyzék (90 §); h) kölcsönzési napló (92. §); i) fogyatéki napló (93. §); j) átmeneti napló (94. §); k) védett levéltári anyag törzskönyve (95. §). (4) A b) és i) alatti nyilvántartások a levéltárigazgató elhatározásától függően közös kötetben is vezethetők. 84. § (1) A levéltár szervnyilvántartási lapokon [39. § (3) bek.] tartja nyilván az illetékességi területén vagy körében létező mindazon szerveket, amelyek történeti értékű levéltári anyagot hoznak létre [39. § (1), (2) bek.].