Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A levéltárak ügyviteli szabályzata. • 1971. [130/1971. (M. K. 10.) MM sz. utasítás melléklete]

XII. A LEVÉLTÁRI ANYAG GYARAPODÁSA A levéltár őrizetében levő levéltári anyag gyarapodása^ a) a Tvr. 5. § (3) bekezdése, valamint a Vhr. 7. § (1). (2) bekezdésén alapuló iratátvétel (48—49. §): b) iratvásárlás (50. §): c) ajándékozás, valamint öröklés (hagyományozás, 51. §): d) beszolgáltatás (52—53. §); e) csere (54. §): f) saját előállítás (55. §); g) letét (56—58. §) és h) levéltári kezelésbe vétel (59. §) útján történhet. 48. § (1) A levéltár a szervektől levéltári anyagot csak állandó megőrzésre és csak a Vhr. 7. § (1)—(2) bekezdésében meghatározott rendelkezések szerint vehet át. (2) A levéltár a szerv vagy közvetlen jogelődje (jogelődjei) által létrehozott levéltári anyagot csak. rendezetten és a levéltári anyagot legalább raktári egységenként (80. §) felsoroló raktári jegyzék (89. §) mellett veszi át. (3) Az átvétel mindenkor a levéltár helyiségében, jegyzőkönyvvel történik; az anyag beszállításának költségeit az átadó szerv viseli. (4) A levéltár a rendszeres időszakos átvételen kívül tisztázati példányban átveszi mindazon levéltári anyagot, amelyet jogszabályi rendelkezés, irattári terv vagy levéltárfenntartói határozat alapján keletkezése után azonnal levéltári őrizetbe kell adni. Ha az ilyen anyag azonnali átadását a szerv elmulasztaná, az átadást a levéltár az átadásra kötelezett szerv vezetőjénél szorgalmazza. (5) A Vhr. 7. § (4) bekezdése alapján megállapított kutatási korlátozásokat az átadáskor felvett jegyzőkönyvbe bele kell foglalni. Ha ez nem történik meg. a levéltár az anyagot a jelen szabályzat rendelkezéseinek megfelelően bocsátja a kutatás rendelkezésére. 49. § (1) A levéltár az átvett levéltári anyag megőrzéséért csak olyan legkisebb egységig lemenőén felelős, amilyen részletezésben a levéltári anyagot az átvételekor készült jegyzék [48. § (2) bek.], vagy ilyen hijján a selejtezési jegyzőkönyv (45. §) felsorolja. A felelősségvállalás mértékét befolyásoló indokokat az átadási jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. (2) Ha a szerv a levéltári anyagot ügyviteli nyilvántartásaival együtt adja át a levéltárnak, a levéltár az átvett levéltári anyag megőrzéséért e nyilvántartások részletességéig is csak akkor felelős, ha a) alkalma volt az anyag teljességének az átadó szervvel közösen végzett, a nyilvántartások részletességéig lemenő ellenőrzésére, és ennek során a hiányoknak a nyilvántartásokban való bejegyzésére, vagy ha b) más módon volt alkalma az átadó szervvel együtt meggyőződni arról, hogy a nyilvántartások és az átvett levéltári anyag egymással teljesen megegyeznek. 50. § (1) A levéltár irattári anyag [Tvr. 17. § (1)—(2) bek.] és állami tulajdont képező egyéb levéltári anyag (52. §) kivételével a rendelkezésére álló anyagi fedezet keretein belül megvásárolhatja mindazt a levéltári anyagot, amely gyűjtőkörébe tartozik, valamint azt a gyűjtőkörébe nem tartozó levéltári anyagot, amelynek megvásárlásáról a gyűjtőkörileg illetékes levéltár írásban lemondott. (2) Országos levéltárnál az esetenként huszonötezer forintot meg nem haladó értékű iratanyag vásárlásának engedélyezése a főigazgató jogkörébe tartozik, aki azt az illetékes előadó levéltáros és az osztályvezető írásbeli véleményének figyelembevételével adja meg. Huszonötezer forinton felüli értékű levéltári anyag vásárlásánál a főigazgató az anyag tudományos és anyagi értékének megállapítására a levéltár tudományos munkatársaiból — a szükséghez képest külső szakértők bevonásával — szakértő bizottságot hív össze. A vásárlást a főigazgató a szakértő bizottság írásos véleményének figyelembevételével engedélyezi. (3) Tanácsi levéltárnál tízezer forinton felüli értékű levéltári anyag vásárlását a végrehajtó bizottság engedélyezi, szükség esetén országos levéltár előzetes írásbeli szakvéleménye alapján. A szakvéleményért az országos levéltár díjat nem számithat fel. de a szakvéleményezéshez esetleg szükséges kiküldetés költségeit a szakvéleményt kérő végrehajtó bizottság fedezi. (4) Levéltári anyag vételárának kifizetése írásos ..Levéltári anyag vásárlási javaslat" alapján történik. A javaslat a következő adatokat tartalmazza: a levéltári anyag (vagy gyűjtemény) megnevezése és részletes leírása, az eladó neve. címe. személyi igazolványának száma, a vétel indoklása. vételár. a javaslattevő aláírása, a kiutaló utasítása. a kifizetés kélte és a pénztári napló megfelelő tételének sorszáma. (5) Szaklevéltárnál a levéltári anyag vásárlásának módját — összhangban az (1) bekezdésben foglalt előírásokkal — a levéltárfenntartó szabályozza. (6) A levéltári anyagot vásárló levéltár nem köteles vizsgálni azt, hogy a megvételre felkínált.