Külügyi Közlöny 3. 1923
1923-04-05 / 4. szám
5. §. Az ügyiratok 1. A név- és tárgymutatóban történt bevezetés után az ügyirat elintézéséhez szükséges az^eíő iratok- ^iratoknak vagy egyéb ügy daraboknak csatolása és a megtörtént csatolásnak feljegyzése az irattárban eszközlendő. 2. A csatolandó előirat száma már az iktatókönyvbe, illetve a név- és tárgymutatóba való bevezetésekor állapítandó meg s az ügyiraton az iktatóbélyegző lenyomatának erre a célra kijelölt helyén feljegyzendő. kai. 6. Alapszámrendszer. 1. Az alapszámrendszer lényege az, hogy minden ügyiratot az Ulető ügyre vonatkozó, az évi legelső iklatmány száma alatt (tehát a legalacsonyabb iktatószám alatt) kell az irattárban elhelyezni. 2. Az alapszám mindenkor az ügydarab folyó évi legkisebb iktatószáma. Oly ügyeknél, amelyek több évre nyúlnak át, évről évre új alapszámot kell adni. 3. Az ügydarabnak az irattárba érkezésekor mindenekelőtt annak esetleges alapszáma állapítandó meg. Az alapszám az iktatóbélyegző lenyomatának erre a célra szánt helyén tintával vagy színes írónnal feljegyzendó. 4. Az alapszámot a sorkönyv megfelelő rovatában minden egyes utószámnál is be kell jegyezni. 5. Ha a következő évben ugyanabban az ügyben újabb ügydarab érkezik, így anhak iktatószáma lesz az új alapszám, amelyet (az új évszámmal törve) az elmúlt évre vonatkozó sorkönyvben a régi alapszám alatt fel kell jegyezni. Az előző évi alapszám (törve az évszámmal) pedig a sorkönyvben a folyó évi alapszám fölé írandó. 6. Az alapszámokról alapszám-nyilvántartás vezetendő, amelybe azok az iktatószámok jegyzendők be, amelyek egyúttal alapszámok is. Az irattáros az alapszám-nyilvántartás alapján ellenőrzi azt, hogy az összes iratcsomók az irrattárban vannak-e. 7- §• Irattározás. ^.z egyes ügyiratok elhelyezése az irattárban az iratállvány vagy iratszekrény polcain az alapszámok szerinti sorrendben külön-külön évi csoportokban történik. 2. A külképviseleti hatóságoknál szolgálatot teljesítő tisztviselők és egyéb alkalmazottakra vonatkozó személyi ügyiratok azonban az illetők neve alatt külön-külön iratcsomóban helyezendŐk el. Ezek a személyi iratcsomók a többi iratoktól elkülönítetten őrzendők. Alapszámnyilvántartás. A személyi ügyiratok kezelése. 1. A külképviseleti hatóságoknál szolgálatot teljesítő tisztviselőkre és alkalmazottakra vonatkozó iratcsomók iratjegyzékkel alcsoportokra oszthatók. 2. Az alcsoportosításhoz a következő tárgy szerinti beosztás szolgálhat alapul: I. Felvétel, illetmény, előléptetés, elbocsátás. II. Szabadság, betegség. III. Szolgálati beosztás. IV. Utiszámlák, költözködés, segélyek. V. Vegyes. E felosztás a szükséghez képest összevonható vagy kibővíthető. 3. A személyi ügyiratoknál a név az alapszám természetével bír. Az ügyiratokon az alapszám bejegyzésére szánt helyen tehát az illető tisztviselő neve írandó be. Hasonlókép az irattári sorkönyvben az illető ügyirat iktatószámának megfelelő alapszámrovatba szintén a név vezetendő be. Az irattározás eszközei. a) Pótív, átvételi ilismervéuy. Az irattári kezelés 9. §. pótív a) irattári pótív ós elismervény, b) irattári sorkönyv és e) irattári iratjegyzék alkalmazásával történik. 1. Minden egyes, az irattárból csatolás vagy bármely más célra kiemelt ügyirat helyébe vagy átvételi elismervény helyezendő, hogy annak alapján az ügyirat holléte mindig megállapítható legyen. Például:
