Külügyi Közlöny 3. 1923

1923-04-05 / 4. szám

372/1922. szám. Pótív. . Tárgy: *Nagy Péter nyugdíjügye. Csatolva: 1922 aug. 7-én az 1241/1922. számhoz. (Irattáros aláírása.) Átvételi elismervény. A 372/1922. számú, Nagy Péter nyugdíjügyére vonatkozó ügyiratot az irattárból kiemeltem. (Kivevő aláírása.) 2. Az alapszámmal egybekapcsolt iratjegyzékbe foglalt iratcsomó csatolásakor a megtörtént csatolás az iratjegyzéken jegyzendő fel. 3. Nem csatolás céljából, hanem csak betekintésre kiemelt iratjegyzékbe foglalt iratcsomó helyére e § 1. pontjában ismertetett elismervény helyezendő. 4. Ha az iratjegyzékben foglalt iratcsomóból csak egy ügy darab csatolandó vagy bármely más célra (betekintésre) kiemelendő, az ügy darab helyére e § 1. pontjában ismertetett pótívet, illetve elismervényt kell helyezni. 5. Mindén külképviseleti hatóság a 4. számú minta szerinti irattári sorkönyvet köteles vezetni. Az ügyiratok a 9. és 10. §§-ban ismertetett módon az előiratokkal történt felszerelésük után az irattári sorkönyvbe, a megfelelő iktatószámnál a sorkönyv adott rovatai szerint vezettetnek be. 6. A „tétel" rovat a jelen irattári rendszernél üresen marad. Hasonlókép a csatolási rovatra sincs szükség, mivel a csatolt előiratok feltalálása az iratcsomó helyén elhelyezett pótív vagy elismervény segélyével történik; e rovatot azonban esetenként a netáni különleges bejegyzések feljegyzésére lehet használni. 7. Az irattári sorkönyvben az alapszámokat könnyebb áttekinthetőség, azonnali felismerés és az ellenőrzés teljessége szempontjából, színes írónnal a szám mellé tett kereszttel kell megjelölni. Az illető ügy folyó évi legalacsonyabb száma mellé tehát a „tétel" rovatba a fenti jelzés teendő. 8. Az irattári iratjegyzék az 5., illetve a 6. minta szerint vezetendő, amelybe az ügyiratok félív terjedelemben, kiterített alakban és az iktatószámok sorrendjében helyeztetnek el. 9. Minden egyes különálló ügy iratai számára külön iratjegyzék készítendő. 10. Az iratjegyzék a csoportosított ügyiratok kezelésének megkönnyítésére szolgál. 11. Iratjegyzék már két ügyiratról is készítendő, ha csoportosításuk tárgyi és tartalmi összefüggésük alapján szükségessé válik. 12. Az iratjegyzékkel csoportosított ügyiratok számai bejegyzendők a vonatkozó iratjegyzék megfelelő rovataiba. 18. Az egy iratjegyzékben tárgyi összefüggés alapján összekapcsolt iratok alkotják az iratcsomót. 14. Minden ügyiratcsomó részére két-két azonosan kitöltött iratjegyzék készítendő. Ha az ügyiratcsomó az irattárban fekszik, a két iratjegyzék az ügyiratokkal együtt van. Mihelyt azonban. az ügyiratcsomó csatolása vagy bármely célból leendő kiemelése válik szükségessé, az egyik iratjegyzék visszamarad az ügyiratok helyén s a pótív vagy az átvételi elismervény elhelyezésére szolgál. A másik iratjegyzék az ügyiratokkal együtt fut s egyrészt mint burkolat együtt tartja az iratokat, másrészt pedig ellenőrzőül szolgál, hogy a rajta feljegyzett ügyiratok együtt vannak-e. 10. Csatolás, kiemelés. b) Irattári sorkönyv. Az^ alapszámok megjelölése. c) Irattári iratjegyzékek. Irattári iratjegyzék alkalmazása. Iratcsomó. 1. Az előirat vagy előiratok megtörtént csatolását az irattáros az tíj ügyirat előlapjára Az előiratok vezetett következő feljegyzéssel: „Előirat csatolva" jelzi. megtörtónt 2. Ha a felszerelendő ügydarabhoz szükséges előiratok nincsenek az irattárban, az irattáros csatolásának köteles hollétüket kinyomozni és az új ügydarabhoz csatolni. 3. Amennyiben ily ügydarabok még elintézés alatt állanak, ezt a körülményt az előadó tájékoztatása céljából a felszerelendő ügydarabra az előszámmal együtt fel kell jegyezni. 11. 1. Az elintézett és a külképviseleti hatóság vezetője, illetve ez. ügykörrel megbízott tiszt- elintézett viselő által jóváhagyott (kiadott) ügyiratok mindenekelőtt a 9. sz. minta szerinti kiadói nyilván- "^ábbi^ tartás 1. rovatába vezetendők be. kezelése. 2. Kiadványozási jelzéssel el nem látott ügy darabok át nem vehetők. Átvétel.