Külügyi Közlöny 3. 1923

1923-04-05 / 4. szám

\ Az útlevélügyek külön iktatása. Az útlevélügyek különjelzése az iktatásnál. Az iktatóívék bekötése. Az iktatás eszközlése. 3. A nagy felforgalommal bíró Hivataloknál az útlevélügyekre vonatkozó ügydarabokat (a 4020/lb—1923. és 403ü/lb—1923. számú rendeletekben említett kérő-ívek kivételével) célszerűségi okokból elkülönítve is lehet iktatni. Ebben az esetben az iktatókönyvből át kell engedni az útlevéliktatónak az egy év alatt előreláthatólag lebonyulítandó útlevélügydarabok számának megfelelő számcsoportot (pl. 10.000—19.999-ig), valamint a szükséges iktatóíveket és egy iktatóbélyegzőt. Az útlevélügyek elkülönített iktatásánál az útlevélügyekre vonatkozó iktatószám melle az összes iktatmányokon és kiadmányokon mindenkor /úti. írandó. Az útlevélügyek iktatására használt iktatóívek a naptári év végével az általános iktató iktatóíveihez csatolandók. 4. Minden naptári év végével az összes iktatóívek bekötendők és úgy a könyvtáblán, mint a könyv hátán a naptári év szembetűnően felje^yzendő. 5. Az érkező ügydarabok iktatásánál e § első pontjában megjelölt szövegű iktatóbélyegzőt kell használni. ^ Az iktatás' alá kerülő ügyiratokat az iktatókönyvbe beérkeztük sorrendjében kell vezetni. E szabály alól csupán a táviratok és a sürgősnek jelzett ügydarabok képeznek kivételt. Az iktatói bélyegzőt mindig az ügydarabra magára, még pedig lehetőleg a külső lap felső részére kell rávezetni. Az iktatóív tárgyhasábjába a beérkezett ügydarab tárgya röviden és világosan bevezetendő. Az iktatás alkalmával a beadvány iktatószamát, továbbá a beérkezés idrjét (hónap és nap) az iktatói bélyegzőlenyomat megfelelő helyén is fel kell tüntetni. 6. Az iktatőlwnyvben törlés vagy vakarás szigorúan tilos. Az esetleges téves bejegyzést úgy kell áthúzni, hogy az mindenkor olvasható legyen. 7. Az ügydarab iktatása után az iktatmány mellékleteit kell az évszámmal tört iktatószámmal megjelölni és a mellékletek számát az iktatói bélyegzőlenyomat megfelelő helyén feljegyezni. Az esetre, ha a mellékletek száma a beadványban jelezve nincs és azok nagyobb csomagot tesznek ki, a bélyegzőlenyomat, megfelelő helyén e körülmény feltüntetendő. (Pl. csomó, konvolutum.) Amennyiben , a mellékletek csoportos jegyzékbe vannak foglalva, az évszámmal tört iktatószámot csak e jegyzékre kell rávezetni. Ha az iktatmányban felsorolt mellékletek vagy azok egy része hiányzik, ezt az iktatmányon is fel kell tüntetni. 3. §. 1. Minden külképviseleti hatóság a 2. minta szerinti idegen számmutatót köteles vezetni, Idegen szám amely feltünteti, hogy a külügyministeriumtól vagy más — idegen vagy belföldi — hatóságtól mutató, érkezett beadvány számának az iktatókönyv mely száma felel meg. Az idegen számmutató hatóságok szerint vezetendő. Az idegen számmutató 1-től 0-ig számozott főrovatokra oszlik és azokba az idegen számoknak sorrendben és egymásután való bejegyzése akként eszközlendő, hogy mindegyik idegen szám abba a rovatba írandó, amely rovatnak mutatószáma az idegen szám végszámának megfelel. A főrovatok mindegyike két alrovatra oszlik, amelyek közül az elsőbe az idegen szám, a másodikba pedig a megfelelő saját iktatószám jegyzendő be. 2. Az iktatmányokban ott, ahol a hivatkozás történik, a hivatkozott • idegen számoknak megfelelő saját iktatószámokat irónnal fel kell tüntetni. A mellékletek megjelölése. 4. §. 1. Az iktatott ügyiratokról a 3. minta szerinti betűrendes mutatókönyvet (tárgy- ós név mutató) kell vezetni. 2. A bevezetést a mutatókönyvbe az alatt a betű alatt kell eszközölni, amely betűvel a vezérszó kezdődik. Vezérszóul azt a szót kell választani, amely már lehetőleg egymagában meghatározza az iktatmány tárgyát és így leginkább alkalmas az illető ügy iktatószámának felkeresésére. 3. Az iktatmányokat a hatóság, a fél neve és a tárgy alatt, de ezenfelül a tartalom fontosságához mérten és a szükséghez képest több vezérszó alatt is be kell vezetni. Az iktatmányban megnevezett és érdekelt összes személyek és helyek nevei feltétlenül bejegyzendők. 4. A mutatókönyv kockázott részében az-első kockába az illető ügy iktatószámát, a közvetlenül alatta levőbe pedig annak rövid tárgyát kell bejegyezni. A tárgy- és névmutató. Index. vezérszó.