Külügyi Közlöny 3. 1923

1923-04-05 / 4. szám

420-0/lb—1923. szám. Utasítás a m. kir. külképviseleti hatóságok ügykezelésének egyöntetűvé tétele tárgyában. A m. kir. külképviseleti hatóságok ügykezelésének egyöntetűvé tétele tárgyában a következőket rendelem1. §• A beérkező 1. A m. kir. külképviseleti hatóságokhoz érkező küldemények és táviratok átvétele és ^s^livir'it^k ^bontása kizárólag a hivatalvezető, nagy forgalmú hivataloknál a hivatalvezető által e teenát vét ele és dőkkel megbízott fogalmazási szakbeli tisztviselő kötelességét képezi,^ aki a póitán beérkező felbontása, küldemények mikénti kézbesítése végett a helybeli postahivatal vezetőségével érintkezésbe lép. 2. A hivatalvezető, illetve a póstafelbontást végző fogalmazási szakbeli tisztviselő az egyes beérkező darabokat felbontásuk megtörténte után külön választja aszerint, hogy azok pénzt vagy más értéket tartalmaznak-e vagy nem. A pén/.t vagy más értéket tartalmazó ügy darabokra a tartalmat az ügydarabon feljegyzi és a küldemény értékét vagy összegét egyúttal aláírásával is igazolja. A pénzeslevelek a pecsétek épségbenhagyása mellett bontandók fel. 3. A póstafelbontást végző tisztviselő a pénzt vagy értéhet tartalmazó ügydarabokat sajátkezüleg adja át az iktatással megbízott tisztviselőnek, aki az egyes darabokon feljegyzett értéktartalom átvételét és helyességét aláírásával igazolja és a szóbanforgó darabokat — a szabályszerű irattári kezelés (iktatás, indikálás stb.) megtörténte után — értéktartalmukkal együtt ugyancsak személyesen juttatja a külképviseleti hatóság házipénztárának ellenőréhez, aki az egyes beérkezett összegeket a megfelelő naplóba, alnaplóba vagy jegyzékbe bevezeti, vagy a szabályszerű bevezetés eszközlését illetőleg intézkedik, a bevezetés szabályszerű megtörténtét ellenőrzi és a bevételezett pénzt és értéket a pénztárosnak adja át. A beérkezett pénzeknek és értékeknek szabályszerű bevezetése alkalmával a megfelelő naplóban, alnaplóban vagy jegyzékben a saját iktatószám is feltüntetendő, míg az iktatmányon az ellenőr és a pénztáros által aláírandó átvételi záradéknak az összeget, a napló, alnapló vagy jegyzék megnevezését és bevételezési tételszámot kell feltüntetnie. 4. A küldemények felbont ísa közbeit ügyelni kell arra, hogy a borítékon ügyszámok szerint feltüntetett iratok és jelzett mellékletek a küldeményben tényleg benne vanrak-e. Az esetleges hiány a felbontásnál azonnal megállapítandó és az ügyiraton, esetleg a borítékon feljegyzendő. 5. Táviratok átvételére csak a külképviseleti hatóság vezetője, illetve általa a póstafelbontással megbízott fogalmazási szakbeli tisztviselő van jogosítva. Ez utóbbi köteles a beérkezett táviratokat a hivatal vezetőjének azonnal bemutatni. A sürgősség 6. A felbontással egyidejűleg a soronkívül elintézendő ügydarabokát „Ma" vagy „Sürgős" megjelölése jelzéssel kell ellátni. az ügydarabokon. ' 2. §. Iktatás. 1. A m. kir. külképviseleti hatóságokhoz érkező összes ügydarabok iktatása a következő jutató- szövegű (6/8 cm. méretű) iktatobélyegzővel eszközlendő: bélyegző. Alap

szám: M. kir. követség Érkezett Iktatószám : Mellékletek száma Előirat: Az iktatcívek. 2. Az iktatáshoz az 1. számú minta szerinti iktatóíveket kell használni. Minden egyes külképviseleti hatóságnál csak, egy iktatókönyv használható.