Évkönyv 2010 - Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltára Évkönyvei 19. (Esztergom, 2010)
Levéltárügy - Csapó Mária: Az országos egészségügyi intézetek iratkezelése
AZ ORSZÁGOS EGÉSZSÉGÜGYI INTÉZETEK IRATKEZELÉSE nos, nem tükrözi teljes egészében az intézetek tevékenységét. Az egyik intézet pl. nemcsak szó szerint átvette a mintaszabályzatot és az irattári tervet, hanem még a rendelet számát és címét is beillesztette az irattári terv fejlécébe. Gondot jelent, hogy az intézetek egy része külső cégekkel készítteti irattári tervét, s ők nem ismerik az intézet jogállását, feladatkörét. Az egyik nemrég alakult intézet pl. az alkohol, a dohányzás, a drog, a játékszenvedély és más magatartási függőségek szakterületén a minisztérium módszertani, kutató alapintézménye. Első irattári terve mintegy 800 tételből állt. A beruházási ügyeknek pl. 15, az anyaggazdálkodási ügyeknek nyolc tételt szenteltek. Az irattári tervben olvashattunk MIL- lapok másolatairól, normatechnológiai utasításokról, teljesítménytervekről, termelést kiszolgáló infrastruktúráról. Hiányoztak azonban a szakmai működéssel kapcsolatos irattári tételek. Kevés olyan szerv volt, amely a saját tevékenységével összhangban készítette el irattári tervét. Gyakori hiányosság, hogy nem határozzák meg egyértelműen az iktatási rendszert, az iktatás módját. Számítógépes iktatásról írnak akkor is, ha csak hagyományos iktatókönyveket alkalmaznak. Nem szerepel, hogy az iratokon - a központi irattárba helyezés előtt - fel kell tüntetni az irat tárgyát jelölő tételszámot. Időnként előfordul, hogy olyan tételeket is levéltárba kívánnak adni, amelyek nem maradandó értékűek, hanem selejtezhetőek. De azért kedvező tapasztalataink is vannak. Gyakran megkeresnek bennünket, hogy új szabályzatot készítenek, és kérik a tanácsainkat. Számos intézet a korábbi írásos véleményünk alapján készíti már a szabályzatát. A véleményezés során a teljes irattári tervet értékeltük, illetve értékeljük, tehát azokat a tételeket is, amelyek az egészségügyi dokumentációval foglalkoznak. Az iratkezelések ellenőrzésekor kiderül, alkalmazzák-e a valóságban a szabályzatot, és hogyan is történik az iktatás, irattározás. Jellemző, hogy az iratkezelők, titkárnők, iktatók egy része nem is hallott az iratkezelési szabályzatról. A számítógépek használata nagyon lassan teljed. Az intézetek többsége még mindig hagyományos iktatókönyveket alkalmaz, iratait sorszámosan vagy alszámo- san iktatja. Három intézetnél van teljes körű elektronikus iktatás, különböző iktatóprogramok alapján. Az intézetek nagy részénél felfedezhetőek a következő hiányosságok: Az iktatókönyvek vezetése nem felel meg az előírásoknak; az iktatókönyveket év elején nem hitelesítik, év végén nem zárják le, az irattárba helyezés tényét nem mindig jelölik. A belső levelezést külön iktatják. Előfordul a kettős iktatás is. Még mindig vannak, akik a beérkező és a kimenő iratokat külön könyvekben iktatják. Nem jelölik az irattári terv tételszámait; mindössze öt intézetnél tapasztaltuk, hogy az irattári tételszámokat mind az iktatókönyvekben, mind az iratokon feltüntetik. 299
