Évkönyv 2010 - Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltára Évkönyvei 19. (Esztergom, 2010)
Levéltárügy - Csapó Mária: Az országos egészségügyi intézetek iratkezelése
CSAPÓ MÁRIA Az ellenőrzések során kiemelt figyelmet fordítunk az irattározásra, az irattárak állapotára, az irattári anyag elhelyezésére, és arra, hogy az intézet maradandó értékű iratai - különös tekintettel a vezető iratokra — bekerülnek-e a központi irattárba. Az intézetek irattári helyzete sajnos nem a legideálisabb. Az intézetek nagy részénél a központi irattár részére (helyhiány miatt) nincs külön helyiség, az ügyviteli iratokat a folyosón lévő zárt szekrényekben helyezték el. Az irattárak állapotával is magyarázható, hogy az osztályok nem adják le irataikat a központi irattárnak, hanem a vezetői titkárságokon, vagy a gazdasági igazgatóság operatív irattárában őrzik a legfontosabbnak ítélt dokumentumokat. Néhány ún. „központi irattár” műszaki állapota egyáltalán nem felel meg az előírásoknak. Irattári helyiségeik nyirkosak, sötétek, porosak, a klíma nem megfelelő az iratok számára, többször előfordult csőtörés.16 Néhány intézet a földön is tárolja iratait. Az irattárak időnként nem kizárólag irattárak, az egyikben található például az épület központi vízelzárója és központi vízórája. Három intézet irattárában korábban csőtörés miatt semmisültek meg iratok, de erről nem tájékoztatták a levéltárat. Két intézet felújítása folyamatban van, a rekonstrukció befejeződése után várható az új, korszerű irattár kialakítása (Országos Orvosi Rehabilitációs Intézet, Országos Sportegészségügyi Intézet). A látogatások során kedvező tapasztalatokat is szereztünk. Néhány intézet esetében elmondhatjuk, hogy a központi irattár műszaki állapota, felszereltsége, tisztasága, klimatikai és fényviszonyai megfelelőek (Országos Korányi TBC és Pulmonológiai Intézet, Országos Onkológiai Intézet, Orvos- és Kórháztechnikai Intézet). Az Országos Gyógyszerészeti Intézet egyik irattárában mobilpolcos állványokon helyezték el a dobozokat. A helyhiány miatt két intézet is arra kényszerült, hogy külső telephelyeken őrizze iratait. Az Országos Gyógyszerészeti Intézet irattári anyagát Budapest négy különböző helyén tárolják, az Országos Vérellátó Központ irattári anyagának túlnyomó része budaörsi telephelyén van. A legtöbb intézet irattárában év, szervezeti egység, tárgy szerint helyezték el az iratanyagot, a tételszámokat nem használják. Az irattári nyilvántartásokat nem vezetik. Az elmúlt években azonban számos intézetben megkezdődött az irattári anyag rendezése, az irattári tervnek megfelelő rend kialakítása, elsősorban a lelkiismeretes irattárosoknak köszönhetően. Említést érdemel az Országos Vérellátó Szolgálat központi irattára, ahol a hivatali működés során keletkezett dokumentumokat már az operatív irattárban is év és tételszámok szerint őrzik. Az iratokról számítógépes nyilvántartás készült, amely az egyes dobozok tartalmáról is tájékoztat. A módszertani intézetek közül kiemelkedik az Egészségügyi Szakképző és Továbbképző Intézet irattára és irattári nyilvántartása. A hivatali működés során 16 Az egyik helyen figyelmeztettek bennünket, ne ijedjünk meg a különböző állatoktól, mivel az épület fala lyukas; szerencsére csak egy kismacskával találkoztunk, egerekkel, patkányokkal nem. 300
