Levéltár és helytörténet. A Komáromi Levéltáros Szakmai Nap előadásai - Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltára Évkönyvei 14. (Esztergom, 2005)
Tartalomjegyzék/Obsah - Lakos János: A levéltári értékelés időszerű kérdései
- a „B" (Bewerten) jelöléssel ellátott feladatkör iratai felajánlandók a levéltárnak, amely még külön értékelést végez, - a „V" (Vernichten) jelöléssel ellátott feladatkör irata kiselejtezhető. A dokumentációkat az állami levéltárak kötelesek alkalmazni, a kommunális levéltárak pedig belátásuk szerint alkalmazhatják azokat. Lényeges körülmény, hogy ezeket a dokumentációkat nemcsak a meglévő, hanem a jövőben keletkező iratokra nézve is érvényesnek tekintik. Ezért egy-egy levéltárat megbíznak a dokumentációk gondozásával, hogy a feladatkörökben, kompetenciákban és az iratok keletkezési körülményeiben bekövetkező változásokra gyorsan reagálni lehessen. Vagyis nyitott értékelési dokumentumokról van szó! Mi, magyar levéltárosok mindebből több tanulságot is levonhatunk. Először is azt, hogy a nálunk 1969 után bevezetett, az ügykörökre épülő irattári tervek alapján, az iratok keletkezése előtt történő értékelés lassan a nyugati világban is meghonosodik. Második tanulság: az irattári tervekben talán nem célszerű minden tételnél fekete-fehéren csak azt rögzíteni, hogy selejtezhetőek-e vagy levéltárba adandóak-e az ügykörben keletkezett iratok, hanem be kellene építeni a köztes kategóriát is. Harmadik tanulság számunkra az lehet, hogy érdemes lenne nálunk is a vertikális és horizontális értékelés szempontjait az eddiginél jobban figyelembe venni az irattári tervek kimunkálásakor. Röviden az ún. azonos formájú tömeges iratokkal, iratsorozatokkal kapcsolatban a levéltári mintavétel problémájáról is szót kell ejtenem. (Az azonos formájú tömeges iratok kategóriájába tartoznak pl. a bírósági perakták, a betegakták, a kárpótlási akták vagy az adóbevallások.) Emlékeztetnék arra, hogy az 1950-es évektől kezdve különösen Franciaországban nagy reményeket fűztek a szociológiai mintavételi eljárások levéltári anyag szelektálására való felhasználásához. Később azonban sűrűsödtek a kételyek, és egyre többen intettek óvatosságra a módszer alkalmazását illetően. A mintavétel használatának kérdése Németországban az 1990-es években élénken foglalkoztatta a levéltárosokat. Pl. 1993-ban Arnd Kluge egyes mintavételi eljárásokat (spontán kiválasztás, kvóta szerinti kiválasztás, szisztematikus szúrópróba) eleve alkalmazhatatlannak ítélt, egyeseket esetleg szóba jöhetőnek tartott (pl. az egyszerű véletlen szúrópróbát véletlen számokkal, vagy a rétegzett véletlen kiválasztást). Alapvetően azonban az ún. variánsgazdag mintavétel, tehát egyszerre több mintavételi eljárás bevezetését ajánlotta. O maga a tudatos kiválasztással és az egyszerű vagy a véletlen számokkal operáló szúrópróbával kombinált csoportos mintavétel mellett tette le a voksát. Időhiány miatt csak utalni tudok arra, hogy a fő német levéltári egyeztető fórum, a Szövetség és a Tartományok Levéltári Referenseinek Konferenciája által kiküldött munkabizottság 1994 és 2000 között behatóan foglalkozott ezzel a problémakörrel. A bizottság által két fontos alapelvre szabadjon hivatkozni. Az egyik:
