Komoróczy György (szerk.): A helytörténetírás levéltári forrásai 2. 1848-1944 - Hajdú-Bihar Megyei Levéltár közleményei 4. (Debrecen, 1972)

IV.B. fondcsoport. Megyei törvényhatóságok és törvényhatósági jogú városok iratai

- 77 -köteles volt tájékoztatni. De vannak az alispáni íratok között a hitelintézetek szervezésére és működésére, a postaállomások létesítésére vonatkozó iratok is.

Az alispánt tájékoztatták az iskolai kérdésekről, a beiskolázásokról, a községi oktatási intézmények helyzetéről, a népművelés - főként a felnőttoktatás - kérdéseiről, mert ő tartotta kezében az iskolán kivüli felnőttképzést, főként 1920 után.

A levéltárban meglévő iratok ezekről a munkakörökről és a megoldásuk kapcsán keletkezett intézkedésekről tájékoztatnak, éppen ezért nemcsak a közigazgatás állapotának megrajzolásához szolgáltatnak adatokat, hanem hiányosságuk ellenére is a vármegye lakosságának minden ügyében felhasználható források.

Nem tekinthetők a fentiekhez hasonló jelentőségüeknek a szakhivatalok iratai, mint a vármegyei főügyész, vagy a számvevőség anyaga, de a hatáskörükben elintézett ügyek fontossága nem vonható kétségbe s egy-egy közösségi kérdés megvizsgálásánál minden kutatónak föltétlenül figyelemmel kell lennie a nevük alatt őrzött levéltári anyagra.

Az alispáni hivataltól e kötetben elkülönítve tárgyaljuk a levéltár irattárának irategyütteseit, anyaguk értékes forrásoknak tekinthetők. A Vármegyei Ügyviteli Szabályzat - a 125*000/1902. B.M. számú rendelet - közvetlenül a levéltár őrizetébe rendelte, a régi okmányokhoz és történeti értékű iratokhoz hasonlóan - az egyesületi alapszabályokat és a községi szervezési szabályrendeleteket, de azok az alispán hatósági jogkörében keletkeztek, igy a helytörténeti kérdések tanulmányozásakor az alispáni és a levéltár irattárában elhelyezett okmányanyagot együtt kell megvizsgálni.

Az iratok levéltári rendszere

Bihar vármegye alispánjának iratkezelési rendje az egykorú szabályoknak megfelelő és elfogadható volt. Az alispáni hivatalhoz beérkezett iratokat iktatókönyvben tartották nyilván, minden ügyiraton fel volt tüntetve az iktatószám, az előadó neve és a megtett intézkedés, a referálás. A referensek az ügyiratok hátlapján intézték el a reájuk bizott ügyet, majd az elintézés után a kezelőiroda, a kiadóhivatal szintén feltüntette az irat elküldésének adatait. Az elintézés után az ügyirat irattárba került, ahol általában az iktatószám jelzete alatt helyezték el. Ha egy-egy ügy az év folyamán ismételten előfordult, akkor az utóbb érkezett iratot önállóan beiktatták, de ebben az esetben alapszámszerüen hozzákapcsolták az első Ízben szereplő ügyirathoz és az irattári elhelyezés az első iktatószám alatt történt. Ettől függetlenül az alapszámos iratkezelés nem volt rendszeres, a kutatásnál tehát nem lehet azzal megelégedni, hogy valamely segédkönyvben - pl. mutatóban - az irat tárgya valamely szám alatt nyilvántartásba került, hanem meg kell nézni a további beadványokat, még azonos tárgykörben is.

Az 1900-as évektől kezdve az alapszámos kezelés már következetesen érvényesült egy-egp éven belül, sőt előrekapcsolt rendben az ügyirat átfutott a következő évek irataihoz is, végeredményben tehát előrekapcsolt irattári rendszer alakult ki. Az ügyiratokat védőlappal /palliummal/ látták el,azon feltüntették az ügyben futó iktatószámokat, tehát azonnali áttekintést bizto-