A Hajdú-Bihar Megyei Levéltár évkönyve 11. 1984 (Debrecen, 1984)
Műhely - C. Harrach Erzsébet: A levéltárak és a számítástechnika
A levéltári források általában nem voltak soha közszemlére kitett kincsestárak. Azt, hogy az átlagember csupán bizonyos és töredékes információkhoz jut el, még el lehet viselni, azt már kevésbé, hogy a kutatók sem képesek viszonylag belátható időn belül átfogó képet alkotni kutatásuk területéről. Az iratokat kutató tudós látóköréből erősen kiesik a terv és térkép, ha éppen nincs még az irat mellett a rajzos forrás, vagy ha nem éppen műszaki ember a kutató. A levéltárakban és a különböző gyűjteményekben őrzött terv- és térképanyag feldolgozása napjainkban nagyon sokféle. Az irattári rend évszázados hagyományaival szemben az iratok mellett tárolt tervek és térképek levéltárunkban többségükben csupán mellékletekként szerepeltek. A szép kiállítású és aprólékos kidolgozású, zömében kéziratos térképanyag a féltett kincsek közé tartozott ugyan, de önálló kezelésére nem alakult ki olyan rendszer és hagyomány, mint akár a könyveknél, akár az iratoknál. A levéltárakban működő térképtárak legtöbbje az anyagok más mérete miatt, a raktározási és az anyagvédelmi szempontok miatt jött létre. A rajzos források segédletei sem egységesebbek. A térképek vonatkozásában történt erre kísérlet, sőt a kéziratos térképek katalógus felvételét nagyon alapos utasítások szabályozzák, de ezek csak az anyag egy részét ölelik fel. A súlypont egyetlen területre korlátozódott, az átfogó szempontok nem is kerülhettek felszínre. Az előzményekhez tartozik, hogy Budapest Főváros Levéltárában például 1976-ig a források egy része a provencia elv alapján, más része pedig keletkezési ideje miatt, mint gyűjtemény a XV. fondfőcsoporton belül a 16 (1686—1966), 17 (1804—1966) az I. Feudális és kapitalista kori osztály kezelésében volt. A fond-besorolás mellett és ellenére nem lehetett egységes a források feldolgozása, elhelyezése sem. Az elmondottak után 1976-ban Budapest Főváros Levéltára Terv- és térképtári osztályának megalapítása után felvetődött a javaslat, hogy a különböző rendezettségi szintű és különböző segédletekkel ellátott forrásokat közös szintre kell hozni. Ez az igény lényegében szinte mindenütt az országban jelentkezik, de idő-, pénz- és emberhiányra való hivatkozással nem sok előrelépés történik. Az általunk elkezdett munkákról alkalmam volt szót ejteni Londonban a Levéltárak Nemzetközi Tanácsának IX. kongresszusán. Számos ország képviselője érdeklődött azóta e munka állásáról, részleteiről. A feldolgozás kezdeti nehézségeivel — személyi és anyagi feltételek hiányában — évekig küzdöttünk.5 A „törzsadatlap”-nak nevezett alapbizonylatot Budapest Fővárosi Levéltárában tárolt források figyelembevételével dolgoztuk ki. Egy törzsadatlap a levéltári forrásról egyezményesen jelölt adatokat tartalmaz, amely alkalmas arra, hogy automatikus eszközök továbbítsák, értelmezzék vagy feldolgozzák. Az egységes nyelv természetesen alapfeltétel. Az adatbank akkor érheti el igazi célját, ha hozzáférhetően tárolja, adja 5 C. Harrach Erzsébet: A tervek és térképek számítógépes feldolgozásának munkálatai Budapest Főváros Levéltárában c. tanulmányának kézirata a Levéltári Szemlének leadva 1983. év I. negyedében. E tanulmány részletesen foglalkozik a BFL- ben lefolytatott előkészítő munkákról, az ú. n. törzsadatlap rovatainak változásairól. Ez az oka annak, hogy jelenlegi tanulmányomban e kérdéscsoport csupán említést nyert. 155
