A Hajdú-Bihar Megyei Levéltár évkönyve 11. 1984 (Debrecen, 1984)
Műhely - C. Harrach Erzsébet: A levéltárak és a számítástechnika
sen a kívánt raktáremeletre irányítanak, és ott keresik ki; a dokumentumok visszavétele optikai jelolvasóval történik; az igények nyilvántartását is elvégzik.2 Spanyolországban az ország levéltáraiban gépi úton sorolják a kutatási témákat és annak elemzését is elvégzik. A különböző rendszerek ismertetése nem feladatom. Érinteni kívánok azonban néhány területet és intézményt, ahol gépi feldolgozás készült. A Szovjetunióban 1980 óta foglalkoznak intenzíven a gépi adatfeldolgozással.3 A levéltári források gyors gyarapodása, kutatottsága sürgetően követelte a legexponáltabb anyagok feldolgozásainak elkezdését. A választás szempontjai sokrétűek voltak. A bulgár, cseh, lengyel előzményeket figyelembe véve szempontként választották a levéltári források társadalmi értékét és fontosságát, a távlati tervezésben betöltött tudományos, gazdasági és kulturális adatok értékét, hasznosítási értékeket elméleti és gyakorlati téren egyaránt. E szempontokhoz társult az egy témához anyag szórtsága is. A levéltári adatbank két alaptétele volt továbbá egyrészt az egyszeri betáplálás és tárolás, másrészt az adatok bővítésének lehetősége. Az adatbank segítségével felszínre kerülhetnek tükröződő iratok és további ismeretek, amelyek a használók gyors tájékoztatását biztosítják. A fenti szempontok kiszolgálására az illetékesek két témát választottak. Az egyik az ország egész területén szétszórt és állandóan kutatott „A Nagy Októberi Szocialista Forradalom győzelme és a szovjet hatalom megalapítása és az érte folyó harc 1917. október 25—1918 júliusig”, míg a másik „Építészeti műemlékek és a városrendezés története Moszkvában, Lenin- grádban és ezek elővárosaiban”. Számunkra az utóbbi forrásanyag feldolgozása jelent gyakorlati hasznot. A munka részleteinek ismertetése helyett csupán egy megjegyzést kívánok rögzíteni. Mindkét témát meghatározta a kutatottság és a mindennapi hasznosság. A Düsseldorfi Állami Levéltárban már a hetvenes évek közepén foglalkoztak a gépi adatfeldolgozással. A munka beindításának egyik területe a fotóanyag feldolgozása volt. A képi anyaggyűjtés heterogén volta kizárta a proveniencia elv alkalmazását, ugyanakkor sokoldalú segédletet kívánt, így került sor a gépi adatfeldolgozásra.4 A feldolgozás részben szöveges, részben kulcsszavas módon történt. Az adatlap rovatait a kutatási igény és az anyagadta lehetőség határozta meg. Saját munkánk szempontjából a sokoldalú feldolgozás ad segítséget. Az anyagból ugyanis katalógus kézirat készült a raktári rend szerint kronológiai, tárgyi, topográfiai szempontból, amely jegyzékek nyomdába kerülhettek, s a továbbiakban kutatási segédletként voltak hasznosíthatók. Az amerikaiak az építészeti és a képzőművészeti forrásokra már speciálist thesaurust dolgoztak ki. Sajnos sem a szovjet, sem más szógyűjtemény nem áll a rendelkezésünkre a hazai munkákhoz. 2 M. Roper: „PROMPT: the computerised requisitioning system of the United Kingdom Public Record Office at Kew”, International journal of archives, 1. köt. 2. sz. 1980. 20—29. o. 3 O. A. Mihajlov—V. R. Serov—S. A. Saposnikov: Erarbeitung und Einführung auto- matiserte Informationsrecherchesysteme für die Dokumente des Staatlichen Archivfonds der UdSSR. = Archivmitteilungen li/1983. 26—29. p. 4 Romeyk, Horst: Zum Einsatz der EDV im Archiv. = Der Archivar, Jg. 28., 1975. H. 3. 312—319. p. 154
