A Hajdú-Bihar Megyei Levéltár évkönyve 6. 1979 (Debrecen, 1979)

Fórum - Kállay István: A nagybirtokkormányzat levéltári forrásai 1711-1848

kancellária a birtokos személyéhez fűződő feladatokat (magánlevelezés) is. Gróf Károlyi Antal 1788-ban Pesten állította fel a cancellaria centralist, amely birtokainak első szervezett főhivatala lett. A központi kancellária levelezett a nagykárolyi, csongrádi és a surány-megyeri felügyelőségekkel, ez utóbbiak a fontosabb ügyeket a kancelláriának jelentették.25 Az Eszterházy hercegi hit- bizományon 1802-ben jelent meg először a központi kancellária.26

Már a testületi szervekkel kapcsolatban láttuk, hogy a XVIII. század közepétől az üléseken tárgyalt ügyeket jegyzőkönyvezték, illetve — rendszerint ülésenként újrakezdődő — sorszámmal látták el. Az egyedi szerveknél sem volt ez másképp, ahol az ügykezelés a központi, kerületi és uradalmi kancelláriák feladata volt. Az ügykezelést rendszerint maga a birtokos, vagy az igazgatóság szabályozta, mint pl. 1792-ben a károlyi igazgatóság,27 vagy az esetleg spontán alakult ki. A beérkezett leveleket a direktor, titkár —ritkán maga a birtokos — bontotta fel. A névszerint az uraságnak szóló leveleket a hivatal nem nyitotta fel. A leveleket az actuarius vette nyilvántartásba (jegyzőkönyvezte), ő gondoskodott a tisztek, főtisztek által megfogalmazott elintézéstervezet letisztázásáról — ezt az írnok, napidíjas, járulnok, gyakornok végezte — és expediálásáról.28 Ahol a központi kancellária Pesten volt, mint pl. a Károlyiaknál, ott az iratokat kiadványozásra oda küldték, ami az ügyintézést meglehetősen nehézkessé tette. Ez volt a helyzet a Forgách birtokon is, ahol 1792-ben az uraság — „a levelezés hamarább mozdítására” — elrendelte, hogy a leveleket ne csak Budán, hanem Balassagyarmaton és Szécsényen keresztül is expediálják.29

Az iktatás kezdetben ülésenként újrakezdődő, a XVIII. század végétől évente végigfutó sorszámmal, illetve évszámmal (törtszámként) történt. A Károlyi uradalmak hivatalaiban 1788-tól, a többiekben ezt követően jelent meg az iratok nyilvántartása. Az irattermelés nem volt túl nagy. A Károlyi birtokok hivatalaiban pl. a következőképpen alakult:

Központi gazdasági kancellária:

1789

3700,

1790:

1789,

Titoknoki hivatal:

1793

1404,

1794:

1795,

1816

1859,

1817:

3236.

Surányi felügyelőség:

1828

306,

1835:

131,

1836

102.

Jogügyigazgatóság:

1838

100,

1839:

140,

1843

140,

1845:

400.

A Batthyányiak bécsi directoratusához benyújtott iratok 1825-ig egyszerű sorszámot kaptak, 1831—1846 között a beadáskor az iratra rávezették az „Exhib.” vagy Exh.” rövidítést és emellé írták a sorszámot. 1847—1872 között a segédkönyvül szolgáló levelezőkönyvbe iktatták és másolták be az iratokat.

25 Éble Gábor: A nagykárolyi gr. Károlyi család összes jószágainak birtoklási története. Bp. 1911. 243.;

OL. P 406. Károlyi család levéltára. Központi gazdasági kancellária. 1788—1816.

26 Bakács István: Az Eszterházy család hercegi ágának levéltára. Levéltári leltárak 2. Bp. 1956. 200., 202.

27 OL. P 406. Károlyi család levéltára. Központi gazdasági kancellária. Protocollum 1792. szept. 1. No. 1.

28 OL. P 279. Festetics család levéltára. Directoratus. Iratok No 843/912. 1793. nov. 5.

29 OL. P 1882. Forgách család levéltára. Tiszaszentmártoni uradalom. Instructio 1792. dec. 7.

14 Évkönyv VI.

209