Hídlap, 2007. május (5. évfolyam, 84–105. szám)
2007-05-12 / 92. szám
2007. május 12., szombat / A jövő ügyintézése IBM-alapokon Virtuális E-sztergomi világ Folytatás az I. oldalról- Még 2003-ban is találkoztam a házban hajlékonylemez-olvasó nélküli munkaállomással. Az első nagy ugrás nem is belül történt, hanem a köz- tisztviselői kar felszereltségében. A Széchenyi- terv egyik pályázatán ötven köztisztviselőnek nyertünk otthoni számítógépet. Mára sikerült a hardverplatformot egységesíteni. Az áttörés az volt, amikor több mint száz munkaállomást váltottunk ki újabb, IBM modellel.- Milyen szoftverek támaszkodtak anno, és akad-e még olyan, amit 2000 előtt állítottak be és használnak ?- Nincs. Legtovább talán a nagyon egyszerű DOS-os iktatási rendszerünk bírta. Igyekeztünk mindent integrálni, és egy másik pályázati támogatással sikerült kialakítani egy, a portálhoz adatszinten kapcsolódni képes pénzügyi szoftverrendszert szintén. 2002 óta működik, az intézmények nagy része használja. „Kiskincstámak” mondjuk, a városi intézmények a városi pénzügyi rendszerre felfűzve működnek, és a részben önállóak teljes számviteli munkája itt történik. A teljesen önállóak pedig általában már elektronikusan .jelentenek”. Sokáig magam sem értettem, minek egy óvodába internet, miért kellene egy ovisnak vagy az óvónőnek intemeteznie, de most már tudom, nem is nekik kell, viszont szükséges a virtuális kapcsolat az önkormányzat és az intézmény között. Mert egyre több az olyan adatszolgáltatás, amit nem lehet másképp teljesíteni. Nemrégtől Esztergom minden óvodájában ott van az internet. Knapp János Pál Napjainkban a legrégebben használt program az „Önkadó”, amit minden önkormányzatban használni kell. Ehhez szintúgy adott az adatkapcsolat, sikerült integrálni az új rendszerekkel. De, amit én legjobban ismerek, az a korábbi honlap. 2001-2002-ben készítettük egy barátommal, és már akkor „PHP”-ban, ügyfélkapcsolatban, szolgáltatásokban gondolkodtunk. Az elsők között került fel egy adóbevallási űrlap, amit letöltés után számítógépen kellett kitölteni és kinyomtatva leadni. Nagyon egyszerű megoldásnak mutatkozott, Word-sablon volt, de néhány ilyen, és máris űrlaptárral rendelkeztünk, mellette pedig egy automatikusan frissülő jogszabálygyűjteménnyel. A kettő együtt már a mai ügyfélkapunk csírájának is mondható. A mostani, IBM Websphere portálmegoldás persze többet tud, hiszen már az indulásnál kínál az ügyfélnek tizennyolc ügyfajtában érdemi ügyintézési szolgáltatást.- Amikor beadták a pályázatot, miből indultak ki, mi volt az elképzelésük?- Egy áttekinthető informatikai támogatásról álmodtunk a polgármester úrral a köztisztviselői kar munkájának az irányításához. Meggyes Tamással - 2000-ben történt polgármesterré választása után - nagy lendülettel fogtunk hozzá a dolgok „mozgásba hozásához”. Zsinórban vagy két- három éjszakát bent töltöttünk a városházán, dolgoztunk a tízéves elmaradás leküzdésén. Feladatlistákat állítottunk össze, amik általában esténként kerültek elő, akkor fogalmaztuk meg az újabb és újabb tennivalókat, és írtuk be számolótáblába. -Másnap reggel mindenki megkapta kinyomtatva a maga reszortját, rövid határidővel. Kis lépésekre osztva próbáltuk minél jobban kézben tartani a folyamatokat, de bárhogy igyekeztünk, egy idő után csak összegabalyodtak a fonalak. Fel kellett ismernünk, a számolótáblánál mélyebb informatikai támogatás szükséges.- Például workflow?-Igen. 2002-ben körvonalazódott, erre volna szükség, persze akkor még nem akadt eszközünk a megvalósításra. De végül is ebből nőtt ki, amit most márciusban átvettünk, benne az elektronikus ügyfélszolgálat, az esztergomi ügyfélkapu egy jól működő IBM-motorral a hasában.- Workflow nincs is?- Hogyne lenne! A projekt részeként egy Opál nevű iktatási rendszert telepítettek az informatikusok a városházán, ami rendelkezik workflow-szol- gáltatással is. Már kialakítottunk, és „beletettünk” folyamatokat, de még nem tökéletes. A polgármester úr olyan rendszerre vágyik, amelyben nemcsak formálisan, a határidőkre figyelve, hanem érdemben is meg tudja ítélni, egy ügy jól halad-e.- Nehéz dió, ez már nem is csak workflow, erőteljesen a tudáskezelés, tudásmenedzsment irányába mutat.- Igen. A rendszer működik, bár mi tagadás, egy kicsit bonyolultabb, mint vártam. Ráadásul nem elég, ha a vállalt öt évig úgy marad minden, ahogy átvettük. Jogszabályi változás, vagy az élet bármikor előhozhat igényeket, amik miatt fejleszteni kell.- Apropó jogszabály. Mekkora jogi munka áll a beruházás mögött?- Nagy, hiszen jogilag szintén ki kellett találni a rendszereinket, a számos jogszabály miatt meglehetősen bonyolult eljárásokat kellett ugyanis modellezni és beépíteni az ügyfélkezelésbe. Szerintem a jogi és közigazgatási csoport szinte közvetítő volt az igényeket megfogalmazók és a számítógépes szakértők, vagyis azok között, akik tudják, mit lehet a technikával megvalósítani. A centrumban persze csak hárman álltunk az aljegyző úrral és a kivitelező szakértőjével, de mindegyikünk mögött komoly csapatok dolgoztak a siker érdekében. Közel két évig tartott, amíg eljutottunk a projekt lezárásáig, sikerült ötvözni a vágyakat a jogszerűséggel és a lehetőségekkel. Sok gondot okozott a magyar önkormányzati rendszer felemás volta, az önkormányzati és a közigazgatási feladatok keveredése. A polgár- mester és a két alpolgármester feladatainak a leképezésével még nem is sikerült maradéktalanul megbirkózni. Köztisztviselők vagyunk, közigazgatási feladatokkal, de ugyanakkor egy testület, az önkormányzati képviselő-testület választott tisztségviselői. Mások a hatáskörök, hol hatóságként kell fellépnünk, hol a polgárok választott képviselőjeként. Létezhet olyan ügy például, ami kétszer is megfordulhat a polgármesternél, egyszer, mondjuk, mint a tulajdonos képviselőjénél, máskor pedig, mint a hatóságénál. Hasonló kettősség érezhető az önkormányzati testülettel kapcsolatban. Tanulmányoztam a közigazgatás felépítését több országban, ilyen „öszvér” rendszert sehol sem találtam, máshol érdekes módon ketté tudták választani az önkormányzatiságot és a hatósági működést. Nálunk meg, ki tudja miért, nem sikerült. Pedig ez túl sok felelősséget ró a polgár- mesterre, és a döntési folyamatok követhetőségét hasonlóképpen nehézkessé teszi.-Azért sikerült valamennyire korszerűsíteni a polgármesteri hivatalt?- A szakértelemmel nincs gond, ám ha abból indulunk ki, hogy az önkormányzatot ugyanúgy működtetni kell, mint egy vállalkozás szervezetét, ahol a feladatokat el kell végeztetni emberekkel, akiket meg is kell fizetni, akkor már nem egyszerű. A köztisztviselői jövedelem jóval kisebb, mint amit a versenyszférában el lehet érni, nehéz megtartani a jó szakembereket, hiszen feleannyi munkáért kétszer annyi jövedelemhez juthat a piacon. Abban reménykedem, hogy ha az e-önkormányzat vívmányaival csökkenteni tudjuk az adminisztráció terheit a kollégákon, elérhetjük, hogy csak annyi munkájuk lesz, ameny- nyiért pénzt kapnak. A szervezés javítását a fizikai körülmények szintén korlátozzák. Ez a ház Magyarország első városházának használt épülete, de eredetileg Vak Bottyán lakóháza volt, vagyis a beosztása nem ideális városházi beosztás, amin csak rontottak a tanácsi évtizedek. Már sok mindent rendbe raktunk, eltüntettünk gipszfalakat, kezd kibontakozni az épület szépsége. De korszerű, ügyfélközpontú szervezésre sosem lesz alkalmas. Az egyik ügyintézőtől elindulva ötven-nyolcvan méter bolyongás után találja meg az ügyfél ugyanahhoz az ügyhöz a másik ügyintézőt. Hiányzik az a fizikai struktúra, amivel maradéktalanul kiaknázhatnánk az elektronikus ügyintézés adta lehetőségeket. Ezért azt tervezzük, a szomszédos épületben alakítunk ki egy ügyfélközpontot.- Hogyan fogadták az ügyfelek a fejlesztést?- Januártól működik részlegesen a portál, és az online rendszeren keresztüli ügyfélkapcsolat tetszik az embereknek. Már a lehető legegyszerűbb szolgáltatásunk kész meglepetés; amikor a polgár időpontot kér és kap az okmányirodába. Odamegy időre, közben arra gondol, hogy majd legfeljebb ücsörög-ácsorog még fél órát, és legnagyobb meglepetésére az ügyintéző már ott várja: tessék parancsolni. Ez biztos, hogy mindenkinek jólesik. A várható eredmények közül igen fontosnak tartom, hogy közelebb jutunk a papírmentes irodához, bár a belső szabályozások egy része, és különösen a minőségbiztosítás ellene hat ennek a törekvésnek. Még akkor is jónak tartom a papír- fogyasztás csökkentését, ha egy anyag esetenként szebben néz ki papíron. Igaz, ha egy tervrajzot kell nézegetni, azt bizony még szokni kell a számítógépen.- Mit lehet tenni azért, hogy minél több ember használja a portált, amikor valami intéznivalója akad?- Kétségtelen, hogy az évi százötvenezer ügyünknek eleinte csak kis hányadában jut szerep a portálnak. Biztos vagyok benne, gyors lesz a fejlődés, de hogy mennyire, legkorábban másfélkét év múlva derül ki. Ez egy hosszú folyamat, mégis csak az információs társadalom egyik aspektusáról beszélünk. Az idősebb generációnak egy része biztos, hogy érintetlen marad. De még a középkorúakat sem készítette fel senki a digitális világra, az iskolában sem tanulták. Jómagam elektronikai műszerészként végeztem 1983-ban, és mi még akkor semmit nem tanultunk a számítógépről az iskolában, csak beszélgettünk róla, mint valami csodáról ott, Amerikában. Meggyőződésem, ha odavisszük az emberekhez, az otthonukba a hálózatot, akkor gyorsabban elérjük, hogy használják az e-önkormányzat szolgáltatásait. Ezért is dolgozunk most azon, hogy a városnak minél előbb kiépülhessen a közösségi alaphálózata. Egy formálódó városrész lesz hozzá a kísérleti terep. A most átadott Széchenyi téren kiépíttettünk egy „hot spot”-ot, ingyenes, két me- gabit/másodperc letöltési sebességgel. Eddig hat úgynevezett infokioszkot állítottunk fel e- Magyaroszág pályázati támogatásból azoknak, akiknek egyelőre nincs otthoni internetük, és a munkahelyükön sem férnek hozzá.- És mi lesz azzal, aki hiába áll oda, mert fogalma sincs, hogyan kezdjen hozzá?- Segítenek egymásnak az emberek, és nagyon részletesen ki is van írva minden, több nyelven.- Mennyire járul hozzá az internet, a portál a város közösségi életéhez?- Három médiumot tart fontosnak a város a közélet szempontjából, az egyik a napilap, a másik a kábeltelevízió és a harmadik a portál. Biztos, hogy utóbbinak nagyban nő a jelentősége, de hogy most éppen mekkora, arra mostanáig nincs mérésünk. Azt mindenképpen jó jelnek látom, hogy nemcsak a városháza, az önkormányzat rendelkezik portállal, sok más virtuális esztergomi világ szintúgy található az interneten. Nemrégiben indult el például a Hídlapnak az elektronikus változata.- Ami csak közérdekű információ, az mind szerepel a városi portálon ? Akinek hirtelen orvosra van szüksége, megtalálja ?- Fogós kérdés... Mikor 2002-ben beindítottuk az első honlapot, akkor úgy álltunk hozzá, hogy minden rajta legyen, ami valakit érdekelhet. Sajnos, időközben történtek változtatások, előfordult, hogy kimaradt információ, de a sürgősségi orvosi ügyelet telefonszáma megtalálható.- Volt egy pályázat, aláírtak egy szerződést, több szálon elindult egy e-önkormányzati rendszer, amit üzemeltetni, fejleszteni kell. Sikerült hozzá a forrásokat beépíteni a költségvetésbe?- A fenntartás-üzemeltetés elenyésző tétel, megoldottnak tekinthető. Inkább a támogatást, a „supportot” tartom a kulcskérdésnek. Nem olcsó mulatság, még csak tapogatódzunk, és ráadásul ennek is át kell futnia egy közbeszerzésen. Meg kell oldania a városnak, és meg is fogjuk oldani. A költségvetés és az informatika viszonyát szerintem alapvetően a képviselők hozzáállása fogja meghatározni. Ebben pedig jól állunk. Már az előző ciklusban is nagyjából ötvenszázalékos volt a számítógép-használat a testületben. A választások után minden képviselő kapott egy laptopot, és az önkormányzat fizeti az internetelérést. Ellentételezésül a képviselők lemondtak a papírról, minden előterjesztést, minden anyagot elektronikusan kapnak meg, és a testületi ülés úgy zajlik, hogy mindenki a számítógépén követi a témákat. Csak a sürgősségi indítványok és a zárt ülés esetében tettünk kivételt. A képviselők egymás közötti, és a hivatali kapcsolattartása egyelőre e-mail útján történik, de már gondolkodunk a virtuális közösségek kialakítására. Először a bizottsági üléseket lehetne úgy megszervezni, hogy minden tagja otthon ül a számítógépe előtt.- A polgárok és az újságírók pedig a maguk otthoni gépén figyelik online, mi történik... (Konzorcia) Mi a workflow? A workflow egy meghatározott cél teljesítése érdekében összeállított lépések vagy feladatok sorozata (az angol work: munka és a flow: áramlik szavak összevonásából). A work- flow-val elkészített folyamatok működtetéséhez a munkalépések megfelelő címzettekhez való eljuttatásához a szoftver levelezőrendszert használ. Az egymással kapcsolatot tartó munkatársak fizikailag távol is lehetnek, ekkor a feladatok továbbítása az interneten történik. Miután a folyamat résztvevői elkészítették a számukra kijelölt feladatokat, a folyamat önműködően a következő lépésre ugrik.
