Képmás, 2001
4. szám
PROJEKTEK Ml ÚJSÁG A RIM HÁZA TÁJÁN? A RIM projekt elérkezett a - jövőben majd évenként megtartott - „irat-áttekintési" és „irat-rendbetételi" napokhoz. Ezeken a napokon az adott osztály a már korábban megalkotott „Elsődleges Iratok Listája" (PRL) alapján végrehajtja az éves selejtezést, iratrendezést. Nem győzöm hangsúlyozni, hogy dokumentumok szétválogatása (az elektronikusoké is) egyéni feladat és felelősség, minden egyes alkalmazott a saját anyagát nézi át - hívja fel a figyelmet a projekt fontosságára Schaffer József RÍM projekt menedzser. Tekintsük át, hogyan is zajlik egy nap RIM-mel. A nap azzal kezdődik, hogy mindenki elkülöníti az inaktív (archív) anyagait az aktív munkaanyagoktól. Ez tulajdonképpen egyfajta „iratrendezés", melynek során elhatároljuk azokat az iratokat, amire mindennapi munkánk során még szükségünk van azoktól, melyekre a szokásos tevékenységünkhöz már nincs szükségünk, s melyek archiválásra kerülnek Ezután az említett lista szerint a dolgozók különválogatják az elsődleges inaktív dokumentumokat az átmenetiektől. Átmeneti dokumentumoknak nevezzük azokat, melyek a munkavállalók kényelme érdekében léteznek (vázlatok, jegyzetek, az összes másolati), ill. minden munkaanyag (pl. prezentációk, belső költségvetés), melyek a vállalat számára nem képviselnek maradandó értéket. Röviden, amiket az átmeneti iratok listája tartalmaz. Ezután egyértelműen hangzik, hogy elsődleges irat minden, ami az előzőkben említett definícióba nem tartozik bele. Amikor a lista szerint válogatunk, egyben a lista kontrollálását is elvégezzük, hiszen ami nem szerepel egyik kategóriában sem, az valahogyan kimaradt - ezek pótlására, a lista korrekciójára is ekkor kerül sor. Az iratok szétválogatása után az elsődleges dokumentumokat felcímkézett, lajstromozott dobozokba rakjuk, és listát (leltári jegyzék) készítünk róluk (Excel formátumban). Támpontként a lista egy alapformátuma letölthető az Intranet RÍM oldaláról. A listán szerepelni fog a megőrzés helye is, mely alapesetben a DocuGuard Kft. budapesti telephelye, de kis mennyiségű irat esetében az „archívum" lehet az irodában egy jól elkülönített polc/szekrény is, ahol csak inaktív dokumentumokat tárolunk. Fontos a precíz címkézés, mert ez alapján lehet a dokumentumot később azonosítani, selejtezni. A leltárban természetesen az elektronikus adatok is szerepelnek, melyeket az F meghajtón mindenki egy „Archívum" könyvtárban tárolhat. Az átmeneti dokumentumokról (mind a papír alapúakról, mind az elektronikusokról) mindenki egy aláírt listát (Word formátumú felsorolás) készít, melyet az osztály vezetője és a RÍM menedzser ellenjegyez. Ezután történhet a selejtezés, melyet a számítógépén mindenki maga végez el, az egyéb hordozók (papír, CD, floppy) esetében erről a RÍM menedzser gondoskodik. Fontos, hogy a papír alapú adathordozóknál különítsük el a bizalmas, ill. nem bizalmas átmeneti dokumentumokat. A bizalmas dokumentumokat kis mennyiség esetén - természetesen a selejtezési jóváhagyás után - az irat tulajdonosa maga is megsemmisítheti, ill. ha nagyobb mennyiségről van szó, akkor ezt a RÍM menedzser intézi. Azért is fontos az elkülönítés, mert az elszállítás után kétszer akkora költséggel jár a bizalmas iratmegsemmisítés. Reméljük, mindenki számára érthető tehát, miért is van szükség a projektben meghatározott iratrendezésre. Amennyiben bárminemű kérdése merül fel a témával kapcsolatban, kérjük forduljon bizalommal Schaffer Józsefhez a 3232-es vagy a 2423-as melléken.
