Tanácsok közlönye, 1982 (31. évfolyam, 1-41. szám)

1982 / 5. szám

113 TANÁCSOK KÖZLÖNYE 5. szám adott selejtezési utasítás szerint, ennek hiányában pedig az előző bekezdésekben foglaltak alapján selejtezik az iratailkat. Ha egyes iratfajták tekintetében a rendelkezések nem egyértelműek, a selejtezés idejére, az iratok selejtezhetőségére vonatkozóan a levéltár írásos véleménye az irányt adó. A selejtezés módja 31. § (1) Az irat minősítése az irattári jellel való ellátással történik. A selejtezés során csak azt kell ellenőrizni, hogy a meghatározott jelű iratok közé idegen irattári jelű irat nem került-e. Minden iratselejtezéshez meg kell hívni az illetékes levéltár szakemberét. Az irattári terv általános részének 15. számú ügykörcsoportja (amelyben szolgálati titkot tartalmazó „Szolgálati használatra" jelzésű, különböző selejtezési jelűek az iratok), továbbá a 20. számú ügykörcsoportból az 1. és 2. selejtezési jelű iratok kivételével valamennyi iratot csak a 30. § (3) bekezdésében meghatározott idő után és ugyancsak ötévenként szabad selejtezni. (2) A selejtezésről, annak megkezdése előtt 60 nappal értesíteni kell az illetékes levéltárat. A levéltár kiküldötte a kiselejtezhető iratok közül akár egyes iratokat, akár iratcsomókat (kötegeket) kiemelhet abból a célból, hogy azt a levéltár őrizze. Az ily módon átvett iratokról nem kell átadásátvételi jegyzőkönyvet készíteni. (3) A selejtezés megtörténtét az iktatókönyvben külön nem kell jelezni, csak a raktári jegyzékből kell a tételeket törölni. (4) Ha az iktatókönyvben nyilvántartott iratok többségét kiselejtezték, illetőleg átadták megőrzésre a levéltárnak, az iktatókönyv, illetőleg a raktárjegyzék visszamaradó példánya szolgál nyilvántartásul. Az iktatókönyv átadása-átvétele kérdésében a levéltár álláspontja az irányadó. Mikrofilmre vett iratok selejtezése 32. § (1) A mikrofilmre felvett iratokat — a 6. számú mellékletben felsoroltak kivételével '— a felvétel előhívását és az eredeti iratokkal való összehasonlítást követően — a levéltár hozzájárulása után zúzdába lehet-szállítani. A levéltár megbízottja az elszállításra váró iratokból bármit kiemelhet levéltári őrizet céljára. Erről ugyancsak nem kell jegyzőkönyvet felvenni. (2) Az 1974. január l-e előtt használt iktatókönyvek „Kezelési feljegyzések" rovatában, illetőleg a korábban alkalmazott iktató kartonokon, továbbá az 1974. január l-e után használt iktatókönyvekben azoknál a bejegyzéseknél, amelyek irattári jelét a 6. számú melléklet tartalmazza, piros „E" betűvel kell jelezni, hogy az iratokat eredetiben megtartották. E jelzést célszerű az irattárba tételkor azonnal bejegyezni. Kiselejtezett iratok 33. § A kiselejtezett iratokat papírhulladékként értékesíteni lehet. Ez alól kivétel a „Szolgálati titok" jelzésű irat, amelyet csak zúzott állapotban lehet értékesíteni, illetőleg, ha erre nincs mód, meg kell semmisíteni. Az értékesítésből befolyt összeg a hatályos rendelkezés szerinti mértékben és módon jutalmazásra fordítható. Járási irattárak megszüntetése 34. § A községi iratokat őrző — még működő — járási irattárakat folyamatos selejtezéssel és az átadható iratoknak a levéltárak részére történő átadásával fokozatosan — lehetőleg 1985-ig — meg kell szüntetni. 4 VIII. FEJEZET EGYÉB IRATKEZELÉSI FELADATOK Iratok kezelése a hivatali szerv megszűnése esetén 35. § (1) Hivatali szerv megszűnése esetében az el nem intézett, illetőleg a folyamatban levő ügyek iratait jegyzék kíséretében át kell adni a jogutód szervnek. Az iratokkal együtt átvett iktatókönyvek megfelelő sorszámainak „Kezelési feljegyzések" rovatában az átadás tényét fel kell tüntetni, az irattári rovatot pedig egy vonallal át kell húzni. (2) Az átadott iratokat a jogutód szerv iktatókönyvébe az átvételt követő öt napon belül, egymást megszakítatlan sorrendben követő iktatószámokra be kell iktatni. A „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni az átadó szerv nevét és az irat eredeti iktatószámát. (3) A megszűnt szerv irattárát is a jogutód szerv veszi át, és a saját irataival egyidőben selejtezi.