Tanácsok közlönye, 1982 (31. évfolyam, 1-41. szám)

1982 / 5. szám

5. szám TANÁCSOK i) ha a mikrofilmen az irat állapota miatt a szöveg nem olvasható, akkor az iratot eredetiben meg kell tartani. Ezen irat helyett egy önálló papírlapra fel kell jegyezni, hogy az iratot eredetiben őrzik és azt a lapot az irat sorrendihelyén ugyancsak le kell fényképezni; j) a mikrofilmezésre történő előkészítésnél [lásd^ a 27. § (6) bekezdését] nem található, vagy a felvételkor tévedésből kimaradt iratokat pótlólag, egy e célra készített önálló filmtekercsre kell felvenni, ha a g) pontban említett vágatlan másolat elkészült. A póttekercs elkészítésénél az általános szabályokat kell- alkalmazni azzal, hogy a kezdő képkockán utalni kell arra, hogy a tekercs .kiegészítő felvételeket tartalmaz. (2) A felvételekről készült biztonsági másolatot szigorú biztonsággal, káros fizikai, kémiai hatásoktól is védve, és ezt időközönként ellenőrizve, úgy kell tárolni, hogy ahhoz a vb-titkáron és az őrzésért felelős személyen kívül más ne férjen hozzá. A biztonsági másolatról ugyancsak a 7. számú melléklet szerinti nyilvántartást kell vezetni. A biztonsági másolatról a vb-titkár rendelkezik.' A biztonsági másolatot a vb-titkár esetenkénti engedélyével csak — munkamásoiat készítésére; — a munkamásolat hitelességének esetleges bizonyítására lehet felhasználni. Ennek megtörténte után a bitzbnsági másolatot haladéktalanul Vissza kell helyezni a tárolóhelyére. A kiadást és a visszavételt átadókönywel kell igazolni. VII. FEJEZET AZ IRATOK SELEJTEZÉSE Selejtezésköteles iratfajták 29. § A selejtezésnél iratnak kell tekinteni az irattári tervben felsorolt valamennyi tárgykörben keletkezett, illetőleg kézírással, gépírással, távgépírással (telexszel), számítástechnikai eszközökkel, vegyi vagy fotótechnikai sokszorosítással készített írást, tervet, rajzot, térképet, nyilvántartási és intézkedési célokat szolgáló — használatba vett :— nyomtatványt, filmet és hangszalagot. Az iratok selejtezési ideje, levéltárnak átadása 30. § (1) Az irattári jel selejtezési időt mutató része szerinti selejtezési idők az alábbiak: KÖZLÖNYE 117 Selejtezési jel Selejtezési idő 1 2 év 2 5 év 3 10 év 4 15 év 5 30 év 6 75 év 0 nem selejtezhető (2) Az inatokat a megfelelő selejtezési idő lejártát követő évben selejtezni kell. A selejtezés irányításáért a vezető, központi iktatóirodával rendelkező szervnél az irodavezető felelős. (3) Az utasítás hatálybalépése után keletkezett olyan iratkötegeket, melyekben nem selejtezhető iratok vannak, első alkalommal a keletkezéstől számított 15 év múltán, majd azt követően 5 évenként kell — az irattári tervnek megfelelően — a levéltárnak átadni. A vb-titkár megállapodhat a levéltárral ettől eltérő átadási időpontban is. Az átadás idejét és módját — különösen az irattári tervben határidő nélkül („HN") jelzett iratfajtákra nézve — ugyancsak az átadó és az átvevő egymás közöti megállapodás határozza meg. Az iratok átadásának költségei az átadó szervet terhelik. (4) Az 1973. december 31. napjáig keletkezett iratok selejtezési idejére, módjára, és a levéltárnak történő átadására vonatkozóan az 1/1960. (TK. 10.) KE számú utasítás rendelkezéseit és ügykörjegyzékeit kell alkalmazni azzal az eltéréssel, hogy a 20—25—32 évest 30 évesnek és az 50 évest 75 évesnek kell tekinteni. (5) Az 1974. január 1. előtt keletkezett iratok selejtezése során kialakítható az iratok selejtezési (átadási) év szerinti irattári csoportosítása is. Ezt azonban a visszakeresés elősegítése végett a megfelelő évi iktatókönyv „Kezelési feljegyzések" rovatában a köteg jele vagy száma szerint jelölni szükséges. Az így átrendezett iratok esetében a 31. § szerinti eljárást nem kell megismételni. (6) Tanácsi vállalatok és intézmények (szakigazgatási intézmények) az ágazat szerint illetékes központi irányító szerv vezetője által számukra, illetőleg a felügyelete, közvetlen irányítása alatt működő, hasonló feladatkörű szervek részére ki-