Tanácsok közlönye, 1982 (31. évfolyam, 1-41. szám)

1982 / 5. szám

108 TANÁCSOK KÖZLÖNYE 5. szám jegyezni, majd ugyanezt az alszámot (törve a gyűjtőív érkezési sorszámával) kell a további beérkező válaszokra is feljegyezni. Az ügyirat bemutatására kitűzött határnapon érkezett jelentéseket a gyűjtőívvel együtt az ügyintézőhöz kell eljuttatni. A továbbiakban a gyűjtőívet az iratok mellett kell tárolni. Kisebb számú iratérkezés esetén, illetőleg ha az előírt határidő lejárt, a gyűjtőívet az ügyintéző is vezetheti. Az „irat jellege"ként utalni kell a gyűjtőív használatára (Gy). Ha a jelentés alapja testületi döntés vagy szóbeli utasítás, a gyűjtőívet kell az alapszámra beiktatni. (6) Nem szabad iktatni (és ezt a küldeményen 0 jellel jelezni kell): — a szervezeten belül véleményezésre, javaslattételre, láttamozásra megküldött ún. átfutó ügyiratokat. Ezeket feljegyzés formájában kell a kérő szervnek visszajuttatni; — a meghívókat (kivéve, ha az iktatásra a vezető ad utasítást, illetőleg, ha a meghívás tárgya része a konkrét ügy intézésének); — a visszaérkezett tértivényeket (melyeket az alapirathoz kell csatolni); — a hivatalos lapokat, szaklapokat, folyóiratokat, hirdetményeket, falragaszokat, röplapokat és más propaganda, reklám stb célokat szolgáló kiadványokat; — azokat az iratokat, amelyek nyilvántartása és tárolása nem az iktatókönyvön alapul (anyakönyvi bejegyzés alapjául szolgáló iratok); — azokat az intézkedéseket, amelyek hatósági nyilvántartásba vételre, igazolványba való bejegyzésre irányulnak; — azokat az igazolásokat (pl. hatósági bizonyítvány), jegyzőkönyveket (pl. talált-elveszett tárgy-' ról), vagy egyéb nyomtatványokat, amelyek másolatai sorbarakva, vagy tőszelvényeik nyilvántartásul is szolgálnak és két évnél további irattári őrzésük nem szükséges; — azokat az iratokat, amelyek nem felügyeleti szervtől rendszeresen, több szervhez érkeznek (pl. alsóbb, alárendelt vagy felügyelt szervek testületi jegyzőkönyvei, értekezleti jegyzőkönyvek, emlékeztetők), a címzettől írásos intézkedést nem igényelnek és ezért a vezető eltekint ezek iktatásától. Ilyen esetben a vezető határozza meg, hogy az ügyintéző meddig köteles az iratot tárolni. (7) A hangszalagon az ügyirat számát és tárgyát is rögzíteni kell. Az iktatókönyv „Irat jellege ..." rovatába be kell jegyezni, hogy „hangszalag", a „kezelési feljegyzések" rovatba pedig annak tárolási helyét. Gyűjtőszám 8. 5 (1) A gyakran előforduló azonos jellegű ügycsoportoknak, különösen, ha azokban az egyes ügyek általában egy intézkedéssel lezárulnak (pl. tudomásulvételt szolgáló, intézkedést nem igénylő bejelentések, utasítások, állásfoglalások), egy-egy sorszámot lehet fenntartani (gyűjtőszám). Gyűjtőszámra iktatható ügyköröket a vezető jelöli ki. Egy gyűjtőszámra csak azonos irattári jelű (azonos irattári csoportba tartozó) iratok iktathatok. Elrendelhető, hogy egyes ügyfajtákban keletkező ügyeket akkor is gyűjtőszámra iktassák, ha abban1 pl. sok ügyfél, több intézkedés, határozat, levelezés várható (kisajátítás, beruházás stb.). Ilyen esetben az irat együtt-tartása mellett az egyes , alszámok összefüggését kezelési feljegyzésként jelezni kell, s ezek a kötegen belül is elkülöníthetők, kiemelhetők és külön-külön irattározhatók. Ha szükséges, az alszámon levő iratot ki lehet emelni a gyűjtőszámról és át lehet iktatni külön sorszámra, a csatolás (11. §) szabályai szerint. (2) Gyűjtőszám alkalmazása esetén — a (3) bekezdés szerinti esetet kivéve — a 2. számú mellékletnek megfelelő nyomtatványt kell használni oly módon, hogy a korábbi évek tapasztalatai alapján — célszerű rátartással — megállapított gyűjtőszám-szükségletnek megfelelő mennyiségű nyomtatványlapot az iktatókönyv elejére (nagyobb szerveknél külön kötetbe, több iktatókönyv esetén mindegyikhez külön kötetben) kell beköttetni. Egy bejegyzésnek több sor is felhasználható. (3) Gyűjtőszámon kell kezelni az olyan ügyeket is, amelyek külön nyilvántartása szükséges, de az irat megőrzési ideje két évnél hosszabb. Ilyen esetben bármelyik nyolc alszámos sorszámra beiktatható a tárgy. Az iktatókönyv tárgyrovatába •csak az általános tárgyat kell bejegyezni, és a „kezelési feljegyzések" rovatában jelezni kell, hogy külön nyilvántartót vagy iratgyűjtőt használnak. (4) Gyűjtőszám használata esetén az iktatószám mellett az első alszámot is fel kell tüntetni. (5) Az alszámokra iktatott ügyiratokat egyenként kell mutatózni. A vezető hozzájárulhat, hogy a gyűjtőszámra iktatott iratnak csak az iktatókönyvbe bejegyzett általános tárgyszövegét (pl. „építkezés bejelentése") mutatózzák. Iktatóbélyegző, iktatókönyv 9. § (1) Iktatáskor az iktatóbélyegző lenyomatának (4. számú melléklet) rovatait ki kell tölteni, az ügy lényeges adatait pedig az iktatókönyvbe be kell jegyezni. A hivatalból keletkező iratra nem szükséges iktatóbélyegzőt nyomni. (2) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: a) a szerv nevét és székhelyét, b) az iktatókönyv sorszámának-alszámának, c) az iktatás évének, hónapjának, napjának, d) a mellékletek számának feltüntetésére szolgáló rovatokat.