Tanácsok közlönye, 1982 (31. évfolyam, 1-41. szám)

1982 / 5. szám

5. szám TANÁCSOK KÖZLÖNYE 109 (3) Az iktatóbélyegző lenyomatát az irat első (szöveges) oldalán kell elhelyezni úgy, hogy az azon levő szöveget, címzést stb. lehetőleg ne takarja. Ha a bélyegzőlenyomat csak a szövegre kerülhet, arra kell törekedni, hogy a lenyomat kitöltött rovata is egyértelműen olvasható maradjon (a kitöltendő rovat az irat szegélyére vagy két sor közé kerüljön). (4) Az iktatószám — egy könyv esetén — az iktatókönyv megfelelő sorszámából,, az esetleges alszámból, az évszámból áll, több könyv esetén az egyes könyveket megkülönböztető római számot is tartalmazza (pl. 765/1983. I. 765—5/1982.). Az első alszámot nem kell feltüntetni. Külön iktató esetén [2. § (6) bekezdés] azonban az ügyiratszámot az ügykörre utaló külön jelzéssel el kell látni (pl. szabs. = szabálysértés). (5) Az iratok iktatására az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott (lehetőleg előre sorszámozott) és hitelesített iktatókönyvet (1. sz. melléklet szerinti nyomtatványt) kell használni. (6) Az iktatókönyvben felhasznált lapokat öszszeragasztani, az iktatókönyvben feljegyzett adatokat — a ceruzával bejegyzett határidő és egyéb ideiglenes bejegyzés [18. §, 19. § (1) bekezdés] kivételével bármely módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha az iktatás keltének vagy az ügy tárgyának helyesbítése szükséges, a téves szöveget, számot egy vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. (7) Téves iktatás (vagy alszámra való bejegyzés) esetén a bejegyzést tintával történő áthúzással meg kell semmisíteni oly módon, hogy a megsemmisítés ténye kétségtelen legyen, a bejegyzés azonban továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor a „Kezelési feljegyzések" rovatba megkell jelölni, hogy a tévesen iktatott ügy iratanyagát mely számra iktatták át. A megsemmisített sorszámra (alszámra) újabb ügyet iktatni nem szabad. Ha az ügynek már van előirata, de újabb sorszámra iktatták, a csatolás (11. §) szabályait kell alkalmazni. Alszámra történő téves bejegyzés esetén az újraiktatás kelteként azt a napot kell megjelölni, amelyen az történt. Az iktatás adatai 10. § (1) Az irat iktatása alkalmával az iktatóKönyvbe be kell jegyezni a sorszámot, az érkezés idejét, a beküldő adatait, az ügy tárgyát és az ügyintéző nevét (nevének jelzését), továbbá — alszámra iktatás esetét kivéve — az előirat számát. Az ügyintéző jelzését — ha személyében változás nem történt — csak a sorszám első felhasználása alkalmával kell bejegyezni. Ez alól a gyűjtőszám kivétel lehet [8. § (1) bek.]. I (2) Az iktatás keltét az „Érkezett" rovatba, az érkezés sorrendjében kell bejegyezni. Az iktatás hónapját római, napját pedig arab szám jelöli. A „Beküldő neve" rovatba, ha az iratot magánszemély nyújtotta be, illetőleg mondta jegyzőkönyvbe (akkor is, ha helyette képviselő vagy meghatalmazott jár el), az „F" betűt, nem magánszemély esetében a beküldő szerv nevét (nevének közismert rövidítését), ha pedig az intézkedést hivatalból kezdeményezik, a „H" rövidítést kell beírni. (3) Az „Irat jellege, száma stb." című rovat felhasználható a helyben kialakult jelzések feltüntetésére is (pl. „kérelem", „fellebbezés"). Ebben a rovatban kell jelezni az 1977. évi I. törvény szerint minősülő panaszt (piros „P" betű), a közérdekű bejelentést (piros „KB" betűk), és a közérdekű javaslatot (piros „KJ" betűk). (4) Az ügy tárgyát cáak egyszer, mégpedig a sorszámra bejegyzett első irat iktatásánál kell a „Tárgy" rovatba (a továbbiakban: tárgyrovat) rövid, de érthető szöveggel beírni. A bejegyzés csak az ügy tárgyát legjobban jellemző szavakat, illetőleg az ügyben érdékeit nevén kívül csak a legszükségesebb szöveget tartalmazhatja. A magánszemély neve után a lakcímet (a lakóhelyét) is be kell jegyezni. A tárgyrovatba írt szöveget magánszemélynél a névvel, címmel (utca, ház- és ajtószám), illetőleg a tárgy lényegét legjobban kifejező szóval (vezérszó, címszó) kell kezdeni, és ezt aláhúzással, vagy más módon feltűnően jelezni. A tárgyat lehetőleg a küldeményen feltüntetett, ügyintéző kijelölésére jogosult személy által aláhúzott, értelemszerűen megfogalmazott tárgyszöveggel azonosan kell bejegyezni. Ha a küldemény több — esetleg egymássál össze nem függő — témát érint, a tárgy szövegében mindegyik témát jellemző szót fel kell • tüntetni. Ha az ügvben sok ügyfél szerepel, az első név feltüntetése után „és társai" megjelölés alkalmazható. (5) Alszámra iktatás esetén a tárgyrovatba újabb bejegyzést nem kell írni. Ha az ügy tárgva az újabban beérkező irat alapján megváltozik, vagv jelentős mértékben kiegészül (pl. építési ügyben a telek műszaki megosztását követően épület műszaki leválasztását kérik), az ügyiratot új sorszámra kell iktatni, s az előző iratokat csatolni kell (11. §). Nem kell csatolni az iratokat, ha a változás folytán új ügy keletkezik (pl. a konkrét ügy kapcsán elví jellegű intézkedés születik). Az ügyiratok szerelése és csatolása 11. § (1) Ha a folyamatban levő ügyben a szakigazgatási szervnél a folyó évben iktattak már iratot, azt szerelni kell a következő alszámra beiktatott utóirathoz. Az egymást követő alszámok-