Tanácsok közlönye, 1979 (28. évfolyam, 1-48. szám)

1979 / 4. szám

4. szám TANÁCSOK KÖZLÖNYE 85 Gyűjtőív 12. §. (1) Azokat a jelentéseket vagy válaszokat (a továbbiakban: jelentés), amelyek ugyanarra az intézkedésre több szervtől és magánszemélytől érkeznek, nem szabad külön-külön beiktatni, hanem beérkezésüket gyűjtőíven kell feljegyezni és csak a gyűjtőívet kell. az első jelentés beérkezésekor beiktatni az ügy soron következő alszámára. Az így kezelt jelentéseken az iktatószámot törni kell a gyűjtőív folyószámával. Az ügyirat bemutatására kitűzött határnapon érkezett jelentéseket a gyűjtőívvel együtt az ügyintézőhöz kell eljuttatni. A továbbiakban a gyűjtőívet az iratok mellett kell tárolni. (2) A gyűjtőívre előre fel kell jegyezni az intézkedés számát, tárgyát, valamint azoknak a szerveknek a nevét, amelyektől a jelentéseknek érkezniük kell. Előirat, utóirat 13. §. (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e a folyamatban levő ügynek a folyó évben előzőleg érkezett irata (előirat). Ha van, az újonnan érkező ügyiratot (utóirat) — a (2) bekezdésben szabályozott kivétellel — a sorszám következő alszáma alatt kell iktatni. Ha az ügynek csak a folyó évet megelőzően volt előirata, az iratot új sorszámra kell iktatni. (2) Egy ügyben nyolc esetben iktatható irat úgy, hogy az ügy sorszáma nem változik. Ha kilencedik irat érkezik, azt új sorszámra kell iktatni és az előző számon érkezett iratokat az új sorszámra iktatott irathoz kell csatolni. Ugyanígy kell eljárni, ha a második, illetőleg további iktatószám alszámait is felhasználták. Ingatlannyilvántartási (telekkönyvi) másolatok megrendelése 14. §. (1) A másolatmegrendeléseket érkezésük sorrendjében évente l-es számjeggyel kezdődő folyamatos számozással, külön erre a célra rendszeresített másolatmegrendelő könyvben kell iktatni. A hatóságok által megrendelt, illetve hivatalos használatra készült másolatokat is itt kell iktatni. Szóbeli megrendelés esetén külön feljegyzés nélkül kell a megrendelt másolatra vonatkozó adatokat a másolatmegrendelő könyvbe bejegyezni és azt a megrendelővel alá kell íratni. A másolatmegrendelések iktatószámát. „M" betűjelzéssel kell ellátni (pl.: M. sz. 28/1979.). (2) A másolatmegrendelő könyvnek tartalmaznia kell az iktatószámot, a helység nevét, a munkarész (tulajdoni lap, földkönyv, okirat stb.) megjelölését, amelyre a megrendelés vonatkozik, a másolat fajtáját (teljes, kivonatos stb.), a megrendelő (megkereső szerv) nevét és címét, a másolaton lerótt illeték összegét vagy az illetékmentességre vonatkozó utalást, a soronkívüliség, engedélyezését, továbbá az átvétel napját és az átvevő aláírását, illetőleg a másolat postára adására vonatkozó utalást. (3) Ha egy megrendelésben több tulajdoni lapról vagy okiratról kérnek másolatot, azokat egy sorszám alatt kell a másolatmegrendelő könyvbe bejegyezni. (4) Ha a másolat illetékmentes, ezt a vonatkozó jogszabályokra hivatkozással a hiteles másolaton is fel kell tüntetni. A megrendelés iktatószámát a kiadott másolaton fel kell jegyezni. Az iktatás adatai 15. §. (1) Az irat iktatása alkalmával az iktatókönyvbe be kell jegyezni a sorszámot, az érkezés idejét, a beküldő adatait, az ügy tárgyát és — ha az ügyintéző kijelölése előzőleg már megtörtént — az ügyintéző nevét, továbbá — alszámra iktatás esetét kivéve — az előírat számát. Az ügyintézőnevét — ha személyében változás nem történt — csak a sorszám első felhasználása alkalmával kell bejegyezni. (2) Az iktatás keltét az „Érkezett" rovatba, az érkezés sorrendjében kell bejegyezni. Az iktatás hónapját betűvel, napját pedig arab számmal kell megjelölni. A beküldő neve rovatba, ha az iratot magánszemély, vagy törvényes képviselője nyújtotta be „F", más esetben a beküldő szerv megnevezését kell beírni. Abban az esetben, ha az intézkedést hivatalból kezdeményezik, ebbe a rovatba a „H" rövidítést kell beírni. (3) Az ügy tárgyát csak egyszer, éspedig a sorszámra bejegyzett első irat iktatásánál kell a „Tárgy" rovatba (a továbbiakban: tárgyrovat) rövid, érthető szöveggel beírni. A bejegyzés csak az ügy tárgyát legjobban jellemző szavakat, illetőleg az ügyben érdekelt nevén kívül csak a legszükségesebb szöveget tartalmazhatja. A magánszemély neve után a lakcímet is be kell jegyezni. (4) A tárgyrovatba írt szöveget magánszemélynél, a névvel, illetőleg a tárgy lényegét legjobban kifejező szóval (vezérszó, címszó) kell kezdeni és ezt aláhúzással, vagy más módon feltűnően jelezni kell. Ingatlannyilvántartási ügyekben a tárgyrovatban fel kell tüntetni a város (község) nevét és a tulajdoni lap számát is. A tárgyat lehetőleg a küldeményen feltüntetett tárgyszöveggel azonosan kell bejegyezni, ha azonban a feltüntetett szöveg az ügy lényegét nem, vagy nem teljesen fejezi ki, vagy a tárgyszöveg feltüntetve nincs, a kezelő köteles az iratból megállapítani annak tárgyát. (5) Ha a küldemény több — esetleg egymással össze nem függő — témát érint, a tárgy szövegében mindegyik témát jellemző szót fel kell tüntetni. Ha az ügyben olyan sok ügyfél szerepel, hogy a felsorolást a rovat nem teszi lehetővé, az első név feltüntetése után „és társai" megjelölést kell alkalmazni. (6) Alszámra történő iktatás esetén a tárgyrovatba újabb bejegyzést nem kell írni. Ha az ügy tárgya az újabban beérkező irat alapján megvál*-