Tanácsok közlönye, 1979 (28. évfolyam, 1-48. szám)

1979 / 4. szám

86 TANÁCSOK KÖZLÖNYE 4. szám tozik, vagy jelentős mértékben kiegészül, az ügyiratot új sorszámra kell iktatni és az előző iratokat csatolni kell. Nem kell csatolni az iratokat, ha a változás folytán teljesen önálló, új ügy keletkezik. (7) Az iktatókönyv „Irat jellege, száma stb." című rovatába a kezelőnek minden esetben fel kell tüntetni az 1977. évi L törvény szerint minősülő panaszt, (piros „P" betű) a közérdekű bejelentést (piros „KB" betűk), valamint a közérdekű javaslatot (piros „KJ" betűk) és a felülvizsgálni kérelmet (piros „FK" betűk). (8) Az iktatókönyvben piros „P", „KB", „KJ" és „FK" betűkkel jelzett ügyiratokról nyilvántartást kell vezetni. Az ügyiratok szerelése és csatolása 16. §. (1) Ha a folyamatban levő ügyben a földhivatalnál a folyó évben iktattak már iratot, azt szerelni kell a következő alszámra beiktatott utóirathoz. Az egymást követő alszámokra iktatott ügyiratok szerelésekor az iktatókönyvben az előző alszámú irat irattárba helyezését tartalmazó feljegyzést át kell húzni. (2) Ha a folyamatban levő ügyben a folyó évet megelőzően Iktattak iratot, vagy az újabb sorszámra iktatás a kilencedik irat érkezése miatt szükséges, az előiratot az utóirathoz kell csatolni. Az előirat sorszámánál a „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell írni, hogy azt miiven számú ügyirathoz csatolták (pl. „Lásd: 5642/1978. sz. a."), az utóirat sorszámának „Kezelési feljegyzések" rovatába pedig a csatolt irat iktatószámát kell bejegyezni (pl. „Csat. 56.733/1978. sz."). Ezután az iratokat össze kell szerelni és ennek igazolására az utóbbi példához hasonló szöveget kell az utóiratra feljegyezni. Ha az ügyirat még nincs az irattárban, vagy pedig azt bármely okból nem lehet az újabban beérkezett irattal összeszerelni, az újabb ügyiratra fel kell jegyezni, hogy az irat hol található és mióta van a jelzett helyen. (3) Alszámra iktatott iratot csak abban az esetben lehet más sorszámra iktatott irathoz csatolni, ha a bejegyzés tévesen történt. Ez esetben a téves iktatás megsemmisítésének szabálya szerint az egész alszám-bejegyzést egy voiallal át kell húzni és a „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni, hogy az iratot mely számra iktatták át. Az újraiktatás keltének azt a napot kell megjelölni, amelyen az történt. (4) Ha olyan iratot kell csatolni, amelyet mikrofilmfelvétel után kiselejteztek, a felvételről papírmásolatot kell készíteni és azt kell az újabb irathoz csatolni. Mutatózás 17. §. (1) Az iktatott ügyiratokat — az ingatlannyilvántartási ügyiratok, valamint a gyűjtőszámra iktatott ügyiratok kivételével — az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, regiszteres (betűbeosztásos) név- és tárgymutatókönyvbe (a továbbiakban: tárgymutatókönyv) kell mutatózni. Ha célszerű, bekötött könyv helyett önálló lapokat is szabad használni, ezeket azonban utólag — legkésőbb a következő naptári év első negyedének végéig — be Jsell köttetni. Nagyobb iratforgalom esetén a tárgymutatókönyvben az abc egyes betűit az azokat követő első magánhangzó hozzáadásával is tagolni lehet (pl.: ba, bi). (2) A tárgymutatókönyvbe az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgy) kezdőbetűjének, illetőleg kezdőbetűinek megfelelően az ügyirat iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. Ha a tárgy rovatban több név, hely, vagy tárgy szerepel, azokat valamennyi megfelelő betűnél mutatózni kell. Akkor is mutatózni kell minden ügyfél nevét, ha az iktatókönyv tárgyrovatában az egyik ügyfél neve után a további ügyfeleket „és társai" bejegyzéssel jelölték. (3) Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell. Ha az iktatókönyv tárgyrovatában a több ügyfelet „... és társai" bejegyzéssel jelölik, akkor az iktatással egyidejűleg kell mutatózni. A mutatózás megtörténtét az iktatókönyvben a sorszám mellett jelezni kell. Az ügyintéző kijelölése 18. §. (1) A kezelőtől a soron kívül itatott ügyiratokat azonnal, a többit pedig lehetőleg aznap, de legkésőbb a következő munkanap hivatalos óráinak kezdetén kell továbbítani az ügyintézők kijelölése céljából a vezetőhöz. Ha a küldemények felbontásának jogát a vezető magának tartotta fenn, a bontással egyidejűleg — még az iktatás előtt — ki kell jelölnie az ügyintézőt. (2) Nem kell továbbítani az ügyiratokat a vezetőhöz, ha az ügyintéző kijelölése az előirat alapján már megtörtént. Ezekben az esetekben a kezelő tünteti fel az ügyiraton az ügyintéző nevét. (3) Az ügyintéző kijelölése után az átadás napját, majd emelkedő sorrendben az ügyiratok iktatószámát, utóirat esetén az alszámon iktatott ügyiratot is az ügyintézők részére rendszeresített és az általuk vezetett előadói munkakönyvbe (CSZNY 5230—58. rsz.) be kell írni. A soron kívüli intézkedést igénylő ügyiratot azonnal, a többit pedig az iktatás napján, de legkésőbb a következő munkanapon a munkaidő kezdetén kell a kijelölt ügyintézőhöz továbbítani. IV. Iratkezelés az ügyintézés során Előadói ív 19. §. (1) Az írásbeli ügyintézéshez — a tanácsi szervek részére rendszeresített — előadói ívet kell a (2) bekezdésben foglaltak kivételével használni.