Tanácsok közlönye, 1979 (28. évfolyam, 1-48. szám)
1979 / 4. szám
84 TANÁCSOK KÖZLÖNYE 4. szám adványokon és az iktatókönyvben az egyidejű érkezésre utalással kölcsönösen fel kell tüntetni annak a beadványnak az iktatószámát, amellyel a beadvány egyidejűleg érkezett. (Pl. egyidejűleg érkezett a 32 224/1979. számú beadvánnyal.) Egyidejűnek érkezettnek kell tekinteni azokat a beadványokat, amelyek postán egyszerre érkéznek, vagy amelyeket egyszerre kézbesítenek. (5) Nem szabad iktatni a visszaérkezett tértivevényeket, — ezeket az alapügyirathoz kell csatolni — továbbá a szaklapokat, folyóiratokat és más, propaganda, reklám stb. céljára szolgáló kiadványodat. Iktatóbélyegző, iktatókönyv ' 10. §. (1) Iktatáskor az iktatóbélyegző lenyomatának rovatait ki kell tölteni, az ügy lényeges adatait pedig az iktatókönyvbe be kell jegyezni. A hivatalból keletkezett ügyiratoknál az iktatóbélyegzőt nem kell használni. (2) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: a) a földhivatal nevét; b) székhelyét; c) az iktatás évének, hónapjának, napjának, d) az iktatókönyv sorszámának, alszámának, e) a mellékleteknek, f) az előirat számának, g) az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatokat. (3) Az iktatóbélyegző lenyomatán a hónapot betűkkel kell feltüntetni. A mellékleteket 10 db-ig szám'szerint kell feltüntetni, ezen felül „iratcsomó" jelzéssel kell ellátni. (4) Az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton-úgy kell elhelyezni, hogy az azon levő szöveget, címzést stb. ne takarja. Ha az iraton az iktatóbélyegző részére elegendő hely nincs, a tárgyat külön papírlapra kell feljegyezni és azt kell az iktatóbélyegző lenyomatával ellátni, azon a szükséges rovatokat ki kell tölteni, majd e lapot az ügyirathoz kell kapcsolni. Az iktatószámot ilyen esetben az eredeti iratra tintával fel kell jegyezni. (5) Az iratok iktatását folyamatos sorrendben kell végezni. Az ugyanabban az ügyben érkező újabb iratokat ugyanannak a sorszámnak egymást követő alszámaira kell beiktatni. (6) A földhivatali ügyiratok iktatására a C 5230—180 r. számú (a tanácsi szervek részére is rendszeresített) formanyomtatványt kell használni. A formanyomtatványt oldalszámozni és hitelesíteni kell. (7) Az iktatóbélyegző lenyomatán, vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat — a ceruzával bejegyzett határidő kivételével — kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha az iktatóbélyegző lenyomatán a számnak, az iktatókönyvben az iktatás keltének vagy az ügy tárgyának helyesbítése szükséges, a téves szöveget, számot egy vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. (8) Téves iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzést tintával történő áthúzással meg kell semmisíteni úgy, hogy a megsemmisítés ténye kétségtelen legyen, a bejegyzés azonban továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor a „Kezelési feljegyzések" rovatban meg kell jelölni, hogy a tévesen iktatott, ügy iratanyagát mely számra iktatták, illetőleg melyik szervnek adták át. A megsemmisített sorszámra újabb ügyet iktatni nem szabad. (9) Az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált formanyomtatványokat az utolsó sorszámot követően aláhúzással, a földhivatal nevének és az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és hivatalos bélyegzővel- le kell zárni és ezt követően be kell köttetni. (10) Az ingatlannyilvántartási (telekkönyvi) beadványokon a kezelő köteles az iktatóbélyegző adatain kívül feltüntetni a bejegyzés alapjául szolgáló okiratot, valamint a vázrajzot is. Gyűjtőszám 11. §. (1) A gyakran előforduló azonos jellegű ügycsoportoknak, különösen ha azokban az egyes ügyek egy intézkedéssel lezárulnak, az év elején 1—1 sorszámot (gyűjtőszámot) lehet fenntartani. (2) Egyes gyűjtőszámra iktatott ügy iratcsoportokat (térképtári adatszolgáltatások, geodéziai munkabejelentések, bejelentésre kötelezett földmérési és térképészeti munkák, záradékolásra beküldött földmérési munkák) külön nyilvántartókönyvben vagy külön nyilvántartás nélkül sorszámozottan, iratgyűjtőben lerakva lehet kezelni. Az iktatókönyv tárgyrovatába csak az általános tárgyat (pL térképtári adatszolgáltatások) kell bejegyezni és az iktatókönyv „Kezelési bejegyzések" rovatába jelezni kell, hogy külön nyilvántartót vagy iratgyűjtőt használnak. (3) Gyűjtőszám alkalmazása esetén a nyolc alszámos iktatókönyvtől eltérő nyomtatványt kell használni (C 5230—18k r. számú) úgy, hogy a korábbi évek tapasztalatai alapján megállapított gyűjtőszám szükségletnek megfelelő mennyiségű nyomtatványlapot külön kell beköttetni. A bekötött könyv mellett pótlapot akkor sem szabad használni, ha az előre meghatározott gyűjtőszámkeret elfogyott. Ilyen esetben már csak a nyolc alszámos rovatok használhatók fel. (4) Gyűjtőszám használata esetén az iktatószám mellett az alszámot is fel kell tüntetni.
