Tanácsok közlönye, 1969 (17. évfolyam, 1-59. szám)

1969 / 42. szám

42. szám TANÁCSOK KÖZLÖNYE 783 2. § (1) Á miniszter (országos hatáskörű szerv vezetője) a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben adja ki: a) a minisztérium (országos hatáskörű szerv) iratkezelési szabályzatát; b) a felügyelete alá tartozó azonos jellegű, illetőleg szintű szervek egységes iratkezelési szabályzatait; c) a felügyelete alá tartozó egyéb szervek iratkezelési mintaszabályzatát. (2) A mintaszabályzat alapján az állami szerv iratkezelési szabályzatot készít, és e szabályzatot a közvetlen felügyeleti szerv vezetője hagyja jóvá. (3) A szövetkezet, társadalmi szerv és más jogi személy iratkezelési szabályzatának elkészítésére az (1) és (2) bekezdésben foglalt elvek irányadók. (4) Az iratkezelési szabályzat egy példányát a szerv az illetékes levéltárnak megküldi. 3. §. (1) A szerv az iratkezelést a korszerű ügyvitel igényeinek és a modern technika által nyújtott lehetőségeknek figyelembevételével úgy szervezi meg, hogy az a rendeltetésszerű működését, feladatainak eredményes és gyors megoldását, valamint tevékenységének hatékony ellenőrzését szolgálja. (2) Az iratkezelési szabályzat az iratok, a bármely technikai eljárással készült kép- és hangfelvételek, valamint a gépi adatfeldolgozás során keletkezett adathordozók biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza. (3) Az irat anyagát és az íróeszközök minőségét a szerv az irat jelentőségére tekintettel választja meg. 4. §• (1) Az iratok rendszerezése irattári terv alapján történik. A szerv sajátos igényeinek megfelelően az irattári terv tovább tagolható. (2) Az irattári terv rendszerbe foglalja azokat az irattári tételeket (tárgyi csoportokat), amelyek szerint a szerv az iratait tagolja (csoportosítja). A szerv ügykörének és szervezetének figyelembevételével úgy alakítja az irattári tételeket, hogy az ügyvitel gyakorlati érdekeit szolgálják és az iratselejtezést is megkönnyítsék. Az egyes irattári tételeken belül az iratokat az ügyviteli igényeknek megfelelően további csoportokra lehet bontani. (3) Az irattári tételeket rendszerbeli helyüknek megfelelő számmal kell ellátni. f i) Az irattári terv határozza meg, hogy mely irattári tételek (tárgyi csoportok) iratai nem selejtezhetek, illetőleg, hogy a selejtezhető irattári tételek iratait ügyviteli érdekből meddig kell megőrizni. Az irattári terv meghatározza a nem selejtezhető irattári tételek (iratok) levéltárba adásának határidejét is. Az irattári tervben a számviteli bizonylati rendre vonatkozó rendelkezéseket figyelembe kell venni. (5) A szerv az irattári tervet ügyköreiben és szervezetében bekövetkező változásoknak megfelelően az illetékes levéltár meghallgatásával módosítja. 5. §. (1) A szerv iratait keletkezésük, illetve beérkezésük időpontjában nyilvántartásba veszi. (2) A nyilvántartás az iratok azonosításához feltétlenül szükséges legfontosabb adatokat tartalmazza. (3) Az iratok nyilvántartása — központilag, szervezeti egységenként vagy ügykörük szerint — iktatással, vagy a szerv, illetve az irat jellegének megfelelő más célszerű módon (pl. iratgyűjtőben elhelyezés) történik. 6. §. Annak érdekében, hogy az iratok mind ügyintézés közben, mind az irattárban gyorsan megtalálhatók legyenek, a szerv gyakorlati igényeinek megfelelő segédleteket (név-, tárgymutató, iratrendező stb.) készít. 7. §• (1) A szerv az elintézett ügyek iratait irattárban helyezi el és az irattári rendszerben elfoglalt helyüket meghatározó iraftári jelzettel (tételszám, iktatószám, stb.) ellátott iratokat az irattári tervnek megfelelően, nyilvántartásaikkal és segédle-^ teikkei együtt szakszerűen kezeli. (2) A szerv az irattárakban őrzött iratokról olyan raktári jegyzéket vezet, amely a raktári (tárolási) egységek (doboz, csomó, kötet stb.), valamint az irattári terv szerinti csoportosítást is feltünteti. (3) Az a szerv, amely osztály- vagy egyéb részirattárakat tart fenn, központi irattárat is szervez. A részirattárak iratait meghatározott ido elteltével a központi irattár raktári jegyzékkel veszi át. (4) A szerv vezetője az iratkezeléshez szükséges megfelelő mennyiségű és minőségű íróanyagról,' íróeszközről és irattárolási eszközről (doboz, téka,' iratborító stb.), valamint az irattár elhelyezése végett olyan, a tűzrendészeti szabályoknak megfelelő helyiségről gondoskodik, amelyben az iratokat nedvesség vagy más veszély (állati vagy nö-» vényi kártevők stb.) nem fenyegeti. 8. §. (1) Az irattárból iratokat megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából kiemel