ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 98
nih pomagala. 5 Najporaznije, utvrdili smo da su sami izrađivači, u slučaju pojedinih struktura, na pitanje: Treba li nam obavijesno pomagalo za obavijestio pomagalo?^ smatrali daje potvrdan odgovor stručno utemeljen i korektan. Na višoj razini, onaj dio problema vezan uz strukturu obavijesnih pomagala i sređivanje fonda, koji je uzrokovan individualnim ili subjektivnim razlozima, pokušavamo otkloniti izradom metodologije sređivanja za pojedine vrste gradiva. Budući da, kako je već spomenuto, obavijesno pomagalo može tek dijelom kompenzirati propuste učinjene pri sređivanju te poništiti informacijski potencijal dobro sređenog fonda, kriterije za donošenje dugoročnog programa sređivanja fondova i zbirki proširili smo onima koji se odnose na već vrednovane kompetencije djelatnika te recenzirane ili odobrene inventare, kako bi se stvorio obrazac koji je prilikom sređivanja ostalih srodnih fondova većinom dovoljno samo preuzeti. DAPA je do sada uspo5 Moguć primjer odnosi se na fondove bilježnika Istre iz razdoblja od mletačke pa do talijanske uprave, zaključno s 1947. godinom, za koje su naken sređivanja do 2005. godine izrađena obavijesna pomagala atribuirana prema vrsti kao sumarni inventari. Struktura jednog od izrađenih inventara, koja je kasnije po inerciji promovirana u model za izradu inventara fondova bilježnika, pretpostavila je kazalo višerazinskom opisu i sukladno tome, popisu gradiva po serijama. Sastavni dijelovi ovog »modela« su arhivski opis razine fonda, nakon kojeg slijedi popis gradiva cjelokupnog fonda, organiziran kronološki po bilježnicima. Na kraju slijedi dio naslovljen kao Kazalo serija. Uslijed Činjenice kako se radi o zbirnim fondovima koje čini gradivo različitih bilježnika objedinjenih temeljem mjesne nadležnosti (bilježnici Rovinja, bilježnici Labina i dr.) te specifične povijesti ove grupe fondova nije sporan način sređivanja gradiva, koje je sukladno prvobitnom redu, sređeno kronološki (po stvarateljima/bilježnicima te unutar toga ponovno kronološki, prema vremenu nastanka gradiva), već je sporan način na koji struktura fonda, predstavljena u Planu sređivanja, koja gradivo objedinjuje u serije prema kriteriju primarne pravne namjene (protokoli, minutariji, upisnici, spisi uz pojedine upisnike), nije prezentirana niti opisima, a niti popisno. Posljedično, Kazalo serija uvedeno je kao pokušaj odgovora na zahtjeve koje u stručnom smislu postavlja sumarni inventar kao vrsta obavijesnog pomagala. Međutim, stvarno se radi tek o formalnoj kompenzaciji propusta, koji nisu počinjeni pri sređivanju već pri izradi strukture sumarnog inventara, pri čemu su, uz ignoriranje zahtjeva za izradom višerazinskog opisa kada je gradivo višerazinski sređeno, u informacijskom smislu nedostupnima učinjeni podaci koji bi trebali biti iskazani u opisima serija. Uslijed osobito velikih odstupanja utvrđenih vrednovanjem, obavijesnom pomagalu nije dodijeljen aktivni status, već je odbijena verzija registrirana i pohranjena u dokumentacijske svrhe, a obavijesno pomagalo vraćeno je na doradu istom izrađivaču. 6 Primjer obavijesnog pomagala za obavijesno pomagalo može se predstaviti na slučaju sumarnog inventara fonda Čije je gradivo dijelom sređeno prema Naredbi o plana jedinstvenih arhivskih znakova za sve organe uprave na teritoriju NR Hrvatske iz 1958 (Narodne novine, 7/1958). Analizom su utvrđena osobito velika odstupanja pri sređivanju gradiva fonda - između ostalog, gradivo koje se odnosi na razdoblje nakon Naredbe u cijelosti je »oblikovano« kao zasebna serija nazvana »Spisi prema Naredbi...«, s time da je gradivo unutar serije nije sređeno sadržajno prema arhivskim znakovima te unutar toga kronološki, već je arhivističkom kriteriju sređivanja pretpostavljen način registraturnog odlaganja po godinama. Pri izradi popisa ovako formirane serije učinjena su dodatna velika odstupanja: unutar četiri stupca (godina - arhivski znak - brojevi predmeta - tehničke jedinice) popis u cijelosti predstavljaju isključivo nizovi brojaka (1959 - 11,32 - 315/2418 - 24). Izrađivač je stoga obavijesnom pomagalu priložio preslik Naredbe, kako bi se bilo koji korisnik (pa i specijalizirani arhivist) mogao snaći u popisu i pročitati što znače brojevi u drugom stupcu. Dodatno, Naredba koja je promovirana u status neophodnog »obavijesnog pomagala za obavijesno pomagalo« nije iskazana u kazalu. Uslijed osobito velikih odstupanja utvrđenih vrednovanjem, obavijesnom pomagalu nije dodijeljen aktivni status, već je odbijena verzija registrirana i pohranjena u dokumentacijske svrhe. Obavijesno pomagalo nije vraćeno na doradu istom izrađivaču.
