ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 99
stavio osnovni predložak za sređivanje obiteljskih fondova, fondova bilježnika od mletačke zaključno s talijanskom upravom te fondove jedinica lokalne uprave u razdoblju od 1955. do 1965. godine, a grupa oglednih primjerka strukture obavijesnih pomagala za pojedine grupe fondova planski se povećava. 2.3. Arhivski opis: definiranje kriterija koji se odnose na sadržaj informacijskog dijela obavijesnog pomagala Kao conditio sine qua non, sukladno Pravilniku o evidencijama u arhivima, utvrđena je primjena norme. Osnovno načelo - od općeg ka posebnome - istaknuto je kao zahtjev i na razini iznošenja sadržaja unutar pojedinih elemenata opisa. Za sadržaj svih elemenata opisa istaknuta su četiri opća zahtjeva: pružanje cjelovite informacije, sadržajna koherencija i sažetost te vizualna preglednost teksta. Dok preduvjet ispunjenja informacijskog potencijala arhivskog opisa na najvišoj razini počiva, upravo u odsustvu definiranja specifičnih recipijenata, na nižim razinama, unutar pojedinih elemenata opisa, trebalo bi se zapitati: Kome (za koga) pišem? Pri usustavljivanju setova podataka nastojali smo izrađivačima skrenuti pažnju kako je ISAD(G) implicitno definirao i specifične grupe recipijenata za pojedine elemente arhivističkog opisa. Za svaki od elemenata opisa utvrđen je sadržaj i forma osnovnog seta podataka. Suštinski, radi se o elaboraciji i specificiranju Ciljeva i Pravila, istaknutih unutar svakog elementa opisa u normi ISAD(G), pri čemu valja naglasiti da Naputak, poštujući one dijelove normi koje oblikovanje obavijesti prepuštaju izrađivaču, ustanovi i nacionalnim praksama, sadržajno nije zašao u one dijelove koji izravno ovise o stručnoj procjeni izrađivača, utemeljenoj na specifičnostima opisivanoga gradiva. 7 Na temelju analize sadržaja već izrađenih arhivskih opisa, određena je količina odstupanja uspostavljena od manjih, većih i osobito velikih odstupanja, a njihovo utvrđivanje prihvaćeno je kao polazište za ukupno vrednovanje kakvoće i, posljedično, statusa obavijesnih pomagala u DAPA. Područje identifikacije U području identifikacije utvrđena su opća pravila vezana za navod identifikacijske oznake/signature na nižim arhivskim razinama, pravila oblikovanja naziva fonda, 8 pojašnjen je, utvrđen i oprimjeren način upotrebe interpunkcija i oznaka u elementu Vrijeme nastanka gradiva. S obzirom na učestale navode arhivskih jedinica umjesto tehničkih, pojašnjen je sadržaj oba pojma te je utvrđen redoslijed navođenja elemenata količine i nosača zapisa. Unutar arhivističkog opisa u cjelini, 7 ISAD(G), U.l i ISAAR (CPF), 4.3. s Naputak ponavlja opća pravila oblikovanja naslova fonda, koja uključuju: /. Nadređeni i općenitiji dio naslova navodi se prvi, 2. U naslovu ne smiju biti kratice, odnosno kraticu treba ispisati do potpunog oblika, 3. Ukoliko je naziv na stranome jeziku, potrebno je prvo navesti normirani oblik naziva na hrvatskome jeziku te potom u zagradi naziv na stranome jeziku, 4. U naslovima osobnih fondova ne navode se titule, 5. Ukoliko je toponim sastavni dio naziva, tada se navodi.
