ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)

Strana - 85

VII. Evidencija periodičnih izvješća 1. Za periodična izvješća koja se dostavljaju višim oblastima i Prezidijalnom uredu, vodi se tabela evidencije prema priloženom obrascu, u koju se unose rokovi i naredbe na temelju kojih se navedena izvješća izrađuju. 2. Neophodno je evidentirati točan dolazak ovih izvješća te se prema priloženom obrascu sastavlja neka vrsta poslovnog kalendara, koji registrator sastavlja svakog 20. u mjesecu za sljedeći mjesec. U taj se kalendar svaki dan upisuju datumi pristiglih izvješća, pošiljatelji, primatelji i rokovi prosljeđivanja. 3. Kalendar se na uvid daje tajniku Prezidijalnog ureda, kako bi se nedorečena izvješća na vrijeme mogla riješiti. VIII. Evidencija zakona i naredbi 1. Za zakone i naredbe otvara se poseban razdjel. Zakoni i naredbe odlažu se u sveske prema registraturnom pregledu, a svaki svezak dobiva posebnu košuljicu. 2. Svaki koncipist na otpravnu košuljicu zakona i naredbi upisuje velikom slovima »ZAKONI I NAREDBE«, što provjerava registrator, u slučaju ako je koncipist previdio ili zaboravio upisati navedenu oznaku. 3. Budući da se zakoni i naredbe čuvaju odvojeno od ostalih spisa, svakom se zakonu i naredbi dodijeljuju zaseban svezak, košuljica sa zabilješkom dvorskog i prezidijalnog broja te se upisuju datum i kratka naznaka sadržaja. 4. Za zakone i naredbe vodi se zasebno abecedno kazalo. IX. Rješavanje predmeta i njihova revizija 1. Predmeti se rješavaju prema žurnosti i kronološkom redu, tako da se iz tjedna u tjedan rješavaju predmeti iz prethodnog tjedna. 2. Iznimke čine samo posebno opsežni predmeti koji za rješavanje zahtijevaju izvjesno vrijeme, ali njih u pravilu nema mnogo. 3. Koncept sadrži datum, potpis koncipista, zabilježbu u unosu u skontro knjigu, napomenu radi li se o zakonu i naredbi, napomenu o dodatnom uvidu od strane određenog odjela ili ureda te sadrži li koncept oznake i ukupan broj prijepisa. Koncipist je o broju prijepisa i njihovim oznakama dužan kao prilog voditi propisanu evidenciju. 4. Odluku o tome hoće li se zaprimljeni podnesak na rješavanje dodijeliti vladinom savjetniku ili koncipistima Prezidijalnog ureda, donose Njegova Ekscelencija gospodin guverner i prezidijalni savjetnik. 5. Tajnik Prezidijalnog ureda može, ako to smatra ispravnim, rješavanje dodijeljene mu podneske proslijediti koncipistima Prezidijalnog ureda. 6. Koncepti koje su sastavili vladini savjetnici, na prvi se pregled predaju prezidijalnom savjetniku te se preko tajnika Prezidijalnog ureda dostavljaju na uvid guverneru, kada dobivaju potpis zemaljskog poglavara.