ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)

Strana - 84

15. Ako spis još uvijek nije urudžbiran, naknadno se upisuje broj i datum spisa te njegov sadržaj. 16. Ako se traži ustupanje spisa koji nije urudžbiran, izrađuje se potvrda o primitku kao gore navedeno te se njegovo rješavanje prati s posebnom pažnjom, a povratak se traži najkasnije u roku od tri dana. 17. Ako su za rješavanje predmeta potrebni predspisi iz više godina, potrebno ih je do rješavanja predmeta držati okupljene u posebnom svesku, a u sveske iz kojih su izdvojeni ulažu se uputnice. 18. Kada je predmet riješen, predspisi se vraćaju u pripadajuće sveske, ali njihov se popis s kratkim sadržajem svakog broja prilaže konceptu predmeta. 19. Prilikom vraćanja predspisa, vraća se ili prilaže i potvrda o primitku. 20. Vraćeni se predspisi odmah ulažu na njihovo mjesto u pripadajuće sveske. 21. Kako se predspisi ne bi izgubili, registrator prilikom izdavanja njihove brojeve bilježi na konceptu i nakon povratka s prijepisa i iz ekspedita, provjerava nedostaje li koji, kako bi ga odmah potražio. 22. Svakih se deset godina beskorisni spisi nakon provedene točne evidencije i odobrenja guvernera, kojem se popis daje na uvid, uništavaju. 23. Kako bi mogao nadzirati pristižu li svi spisi u registraturu, registrator vodi evidenciju brojeva. 24. Svakih osam dana ispisuje brojeve spisa koji još nisu pristigli u registraturu, a upisani su u urudžbeni zapisnik četrnaest dana unatrag. 25. Tajni se spisi odlažu u posebnu registraturu prema važećim propisima za prezidijalne spise, a čuvaju ih tajnik Prezidijalnog ureda i činovnik od posebnog povjerenja. 26. Kazalo se vodi prema priloženom obrascu, a stalne se rubrike mogu i proširiti ako se za to ukaže potreba. 27. Posebna se pažnja posvećuje izboru ključne riječi kako se ne bi zanemarila nijedna bitna sadržajna sastavnica predmeta. 28. Ključne riječi ne smiju biti preopćenite. One moraju biti precizne kako bi se svaki predmet mogao lako pronaći. 29. Ako je npr. svrsishodno izdvojiti zaseban list s ključnom riječi »crnogorske prilike«, ona je ipak nedovoljno precizna za okupljanje svih sadržaja vezanih uz Crnu Goru, budući da bi se do pronalaženja određenog predmeta morali pregledati svi predmeti. Zbog toga je potrebno glavnu ključnu riječ razdijeliti na podskupine, npr. Putovanja (...) i Sukobi (...). 30. Iznimno je svrsishodno kod svakog slova ostaviti zaseban list za imena. 31. Registratura mora imati izrađen registraturni pregled, koji bi se registratoru i voditelju urudžbenog zapisnika uvijek morao nalaziti pri ruci. 32. Za tajne spise na isti se način vodi zasebno kazalo.