ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)

Strana - 83

VI. Poslovi registrature Registrator 1. Provjerava jesu li svi spisi u urudžbenom zapisniku razvedeni, a oni koji nemaju oznaku razvođenja vraćaju se voditelju urudžbenog zapisnika, dok bi oni koji nisu otpravljeni ad videntum trebali odmah biti poslani. 2. Kada spisi pristignu u registraturu na njih se odmah bilježi datum dolaska, a registrator provjerava nalaze li se između njih predspisi koji se odmah moraju izdvojiti, dok se spisi koji ne pripadaju Prezidijalnom uredu moraju vratiti. Njihovi se brojevi bilježe na košuljici koncepta te na svakom predspisu, tj. u slučaju ako ih ima više, poziv na broj ostalih godina za svaku godinu bilježi se na košuljici. 3. Registrator provjerava jesu li uloženi svi prilozi, a ako nisu, mora ih potražiti. Prilozi se ulažu kronološki uz koncept. 4. Na svaki se spis upisuje broj razdjela i sveska te datum upisa u registraturni popis. 5. Spisi se prema predmetima odvajaju u sveske i odlažu u pripadajući razdjel. 6. Spisi se ne smiju gomilati. Potrebno ih je dnevno obraditi, najkasnije u roku od tri dana od dolaska u registraturu. 7. Svaki razdjel predstavlja zasebnu predmetnu skupinu. Spise nije dovoljno samo kronološki poredati. Potrebno je svaki predmet odložiti u vlastitu košuljicu u kojoj se okupljaju svi spisi jednog predmeta. Na košuljici je naznačen sadržaj i poslovni broj spisa. U razdjelima se nalazi popis svezaka, što olakšava pretraživanje predmeta unutar iste godine. 8. Registrator provjerava je li određeni predspis greškom pridružen drugom spisu, jer ako bi se takva pogrešna ulaganja često događala, koncipist bi bio primoran da osim koncepata i priloga, izdvaja i kronološki odlaže svaki spis te bi mu za obradu novog spisa bilo potrebno mnogo više vremena. 9. Ako se spis odnosi na više predmeta, odlaže se u glavni razdjel, a u ostalim se predmetnim svescima na koje se spis odnosi, ostavljaju uputnice s kratkim opisom sadržaja, brojem i oznakom glavnog razdjela. 10. U slučajevima kada se spis priključuje drugom spisu, na mjestu u svesku kojem pripada ostavlja se uputnica s brojem spisa kojem se prilaže i datumom kada mu je priključen. 11. Predmetni svesci unutar razdjela dobivaju rastući broj i godišnje se zaključuju. 12. Predmetni svesci s malim brojem spisa mogu se okupiti u jednoj vlastitoj košuljici unutar koje su propisno odvojeni, za što je ipak najbolje iskoristiti više manjih košuljica. 13. Nijedan spis ne smije biti razveden bez potvrde o primitku i obavijesti tajniku Prezidijalnog ureda. Za razvođenje tajnih spisa potrebno je imati odobrenje prezidijalnog savjetnika ili guvernera. 14. Potvrda o primitku spisa mora sadržavati broj i godinu razvedenog predmeta, broj priloga, datum i broj pošiljatelja, datum rješenja, ime referenta određenog za njegovo rješavanje i njegov potpis.