ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 82
podliježe li pečatu i pristojbi. U slučaju zamijećenih nedostataka, spis se vraća koncipisti na uvid. 6. Ekspeditor je preuzete spise dužan odmah razaslati i to prema vrsti pošte kojom ih otpravlja te prema oblastima i žurnosti. 7. Oni predmeti koji idu na uvid određenom odjelu ili uredu, odmah se šalju uz posebnu evidenciju, pri čemu je potrebno uredovati kako bi se žurni vratili odmah, a ostali uskoro, pri čemu ekspeditor svako vraćanje bilježi u dostavnu knjigu. Za spise koji nisu vraćeni ni nakon tri dana, sastavlja se požurnica. 8. Žurni se predmeti na prijepis daju prije drugih, oni za oblasti u Zadru otpravljaju se odmah, a ostali sa sljedećom poštom. 9. Opsežni prilozi čuvaju se u konvolutima pod brojem predmeta na izdvojenom mjestu i urednom stanju sve do otpravljanja, a prijepisi se odvajaju od koncepata koji tek trebaju biti prepisani. 10. Ako predmet podliježe pristojbi ili pečatu, upućuje se prije prijepisa Pristojbenom uredu. Nakon provedenog postupka vraća se uz odgovarajuću zabilješku u ekspedit. 1 1. I najkraći se prijepisi izrađuju s velikom pažnjom i izbjegavanjem ispravaka, a njihove se slovne i brojčane oznake dodaju samo konceptu. 12. Za više od tri priloga izrađuje se njihov popis, posebno za opsežne konvolute kako bi se izbjegle sve zabune. Nejasne oznake na spisima s prilozima zahtijevaju posebnu pažnju i nadzor kako bi se izbjegle sve zabune i propusti u istraživanju predspisa i prijepisa izvješća. Zbog toga samo najstariji činovnik ili činovnik najvišeg činovnog razreda Prezidijalnog ureda nadzire i upravlja ekspeditom. 13. Lijevo na konceptu upisuje se datum predaje na prijepis te dan prijepisa, sravnjivanja i ekspedita uz ime činovnika koji su prepisali i sravnili koncept. 14. Prijepis se s konceptom i spisom do sravnjivanja odlaže na posebnom mjestu. Sravnjivanje se obavlja dnevno prije otpravljanja. 15. Prijepisi se sravnjuju dnevno: činovnik pisarnice čita koncept, a predstojnik pažljivo pregledava prijepis. Ako je takav postupak nemoguć, činovnik uspoređuje prijepis i koncept, te na prvi stavlja oznaka sravnjivanja (koi.) 14 i to na vanjskoj strani sasvim dolje, a koncept potpisuje i stavlja datum sravnjivanja. 16. Ako su otpravnom spisu priložene vrijednosti ili novac, Pristojbeni ured bilježi tijek postupka u rubnoj zabilješci na konceptu, uz navođenje dana i članka na temelju kojeg je postupak proveden. 17. Nakon otpravljanja, koncepti se s prilozima dnevno predaju registratoru. 18. Prije predaje spisa registratoru provjerava se nalaze li se između njih pogrešno uloženi prezidijalni ili vladini predspisi, kako se ne bi sve izmiješalo. Pronađeni predspisi moraju se odmah vratiti na svoje mjesto. 14 Kolacionirano.
