ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 122
oslikava i primjer obavijesnog pomagala za obavijesno pomagalo. ' Naputkom je određena je osnovna struktura popisa, odnosno opći redoslijed informacija unutar jednog zapisa u popisu, a zahvaljujući konzultacijama pri izradi popisa otklonjen je velik dio nepravilnosti uočenih 2004. godine. Preporučen je sljedeći redoslijed navođenja informacija: 1. Informacije o arhivskoj jedinici (podatak o identifikacijskoj oznaci arhivske jedinice i njenom naslovu) 2. Informacije o sadržaju arhivske jedinice (podaci o nazivu ili sadržaju popisane jedinice) 3. Informacije o vremenu nastanka (kronološki podaci o popisanoj jedinici) 4. Informacije o pohrani i dohvatu (podaci o tehničkim jedinicama). U Naputku je naglašeno kako ostale informacije koje popis treba sadržavati proizlaze iz specifičnosti zaštite sadržaja ili nosača zapisa (informacije o uvjetima dostupnosti i korištenja) te su popisi vrednovani i s obzirom na kriterije vezane uz načine na koji su u njima iskazani podaci koji se odnose na rokove čuvanja, uvjete dostupnosti te mikrofilmirano i digitalizirano gradivo. Vezano uz načine na kojima je u popisu predstavljena struktura fonda te s obzirom na usklađenost s vrstom obavijesnog pomagala čiji je popis dio, analizom su utvrđene dvije osnovne grupe odstupanja: prvo, ona odstupanja koja su prouzročena neprikladnim načinima sređivanja i drugo, ona koja su vezana uz neodgovarajući način prezentacije sadržaja. U idealnom slučaju, a vezano uz inventare kao vrstu, cjeline popisanog gradiva trebale bi biti jednake cjelinama koje su predstavljene u opisima odgovarajućih razina fonda (arhivskih jedinica) te bi iz popisa također trebalo biti vidljivo kako je gradivo arhivskih jedinica sređivanjem objedinjeno u cjelinu koja je i u prostorno-formalnom smislu predstavljena neprekinutim nizom oznaka tehničkih jedinica. Premda bi popisi trebali iznositi podatke o cjelinama preuzetim sukladno prvobitnom redu, rekonstruiranim ili stvorenim sređivanjem, utvrdili smo kako to nije uvijek slučaj. Naime, u pojedinim inventarima gradivo je unutar Plana sređivanja razvrstano u arhivske jedinice, dok je iz popisa bilo vidljivo da je ovaj postupak nedosljedno, nepotpuno ili uopće nije proveden pri sređivanju. Potonje prilikom vrednovanja nismo ocijenili problematičnim kada je unutar Plana sređivanja postojalo argumentirano objašnjenje zastoje gradivo u opisu, planu sređivanja i popisima iskazano na jedan način, a stvarno sređeno i tehnički opremljeno na drugi, te ukoliko je iznesena argumentacija išla u prilog ovakvoj stručnoj odluci. U svim ostalim slučajevima dosljedno su utvrđivana osobito velika odstupanja, a osobito onda kada iz popisa bilo očito kako je gradivo fonda popisano tako da se iz strukture popisa i formalnih podataka uopće ne može zaključiti o kojim se arhivskim jedinicama radi. Kada se radi o načinu prezentacije sadržaja, u slučaju inventara postavljen je dodatan zahtjev, a koji se odnosi upravo na one primjere kada iz opravdanih i stručno argumentiranih razloga način odlaganja i sređivanja ne prati formalno načine Popis gradiva u obavijesnom pomagalu iz bilješke 6 oslikava potrebu za drugim obavijesnim pomagalom koje će podacima pridružiti informacije.
