ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 116
vezane uz signaturu i opću sadržajnu odrednicu gradiva u popisu (najčešće sadržanu u naslovu popisa i uglavnom jednaku samo nazivu fonda na koji se odnosi cjelina popisanog gradiva), navođeni podaci o količini i vremenskom rasponu gradiva obuhvaćenog popisom. Premda se radi o osnovnim identifikacijskim podacima koji podliježu upisivanju u službene evidencije o arhivskom gradivu te o dijelu opisa koji je, sukladno normi ISAD(G) neophodan za međunarodnu razmjenu podataka o opisu, utvrđeno je da se taj sadržaj tek iznimno rijetko oblikuje sukladno pravilima koja se u normi odnose na elemente unutar područja identifikacije. U problemima oblikovanja strukture sukladno zahtjevima vrste već je bilo riječi unutar odlomka Plan sređivanja, a vezano uz percepciju inventara kao linearne jednadžbe »opis + popis = inventar«. Kada se radi o »nevoljama s arhivskim popisima«, treba dodati kako dio nevolja koji se odnosi na odsutnost podataka vezanih uz područje identifikacije i određenje sadržaja cjeline popisanog gradiva većinom proizlaze iz krivo postavljene jednadžbe »arhivski popis = inventar - arhivski opis«. Jedan od razloga leži u manjku razumijevanja tipologije arhivskih pomagala i nedostatku znanja vezanih uz pojam vrsta obavijesnog pomagala. Kada se radi o razlici između arhivskog popisa i inventara, na našim smo primjerima utvrdili da se ona ne definira s obzirom na obilježja obje vrste, već su arhivski popisi redovito definirani samo s obzirom na inventare. Dodatno je utvrđeno kako se arhivski popisi u praksi ne doživljavaju kao vrsta obavijesnih pomagala, već kao pojedinačni dokumenti u kojima su podaci iskazani u obliku popisa i uglavnom ne nastaju planski, već je njihovo nastajanje dijelom uvjetovano specifičnim potrebama za evidentiranjem u određenom trenutku. Percepcija »nižeg ranga« u odnosu na inventare nije proizašla iz različite strukture podataka i vrsta podataka koja ova obavijesna pomagala mogu pružiti, već je posljedica krivo postavljenog predmeta vrednovanja. U našem se slučaju počesto radilo o vrednovanju samo količine vremena potrebnog za izradu, uz pretpostavku kako je uvijek za inventar potrebno više vremena te je stoga arhivski popis ono što se izrađuje u međuvremenu (do izrade inventara). Na pitanja postavljena u prethodnom ulomku s obzirom na neprikladno vrednovanje temeljem usporedbe vrsta nadovezalo se još jedno: Sto sve možemo zaključiti iz načina na koji izrađivači sami vrednuju proizvode svoga rada? Kao poseban problem pri vrednovanju pojedinačnih obavijesnih pomagala nametnulo se klasificiranje, atribuiranje vrsta i registracija inačica istih obavijesnih pomagala, a koja su uslijed nekoordiniranog upravljanja pretrpjela narušavanje integriteta. 36 1fi Naime, u slučaju obavijesnih pomagala nastalih konvencionalno, u rakopisu ili strojopisu, narušavanje integriteta izvršeno je dopisivanjem sadržaja na margine stranica, prepravljanjem podataka o tehničkim jedinicama, nedokumentiranim fizičkim izdvajanjem dijelova jednog obavijesnog pomagala u više njih ili spajanjem više dijelova različitih obavijesnih pomagala u jedno, čime su, u informacijskom smislu, stvorene inačice s bitno različitim statusom. Kada se radi o obavijesnim pomagalima nastalim ispisivanjem dokumenata u digitalnom obliku, uslijed širih tehničkih mogućnosti je i spektar mogućnosti narušavanja integriteta i autoritarnosti bitno širi, a s porastom neautoriziranih i nedokumentiranih intervencija u digitalni izvornik, raste i broj ne tako jednostavno raspoznatljivih inačica. Za velik dio ispisanih obavijesnih pomagala uopće nije sačuvan sadržajni ekvivalent u digitalnom obliku, digitalni izvornici dijelom su sadržajno i formalno kompromitirani, a uvidom u količinu i cjelovitost ispisanih inačica izvorno istih obavijesnih pomagala, utvrđenje, nažalost, obrnuti reciprocitet između broja inačica i broja cjelovitih dokumenata.
