ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 117
U prvoj polovini 2006. godine status poslova vezanih uz odluku o centraliziranoj pohrani svih obavijesnih pomagala te vrednovanju i starih i novoizrađenih obavijesnih pomagala mogao se usporediti s onim dijelom poslova u sređivanju fonda kada izgleda da se količina gradiva »ustostručila«, a plan sređivanja još se ne nazire. Ipak, iz poslova sređivanja i obrade ove zbirke iskristalizirale su se opće smjernice i zahtjevi koji se odnose na upravljanje tijekom izrade, registracije, obrade, dostave u rad i pohrane obavijesnih pomagala, kako u konvencionalnom tako i u digitalnom obliku: 1. Na temelju analize iskoristivosti podataka, 37 donesena je odluka o čuvanju, pohrani i posebnim oblicima zaštite obavijesnih pomagala u digitalnom obliku u svim etapama njihova životnog ciklusa. Sukladno tome, utvrđenje format tekstualne datoteke, a Odlukom je na razini ustanove ustanovljen zahtjev za sustavnom izradom sigurnosnih kopija digitalnih dokumenata nastalih radom na osobnim računalima djelatnika DAPA-e prema točno utvrđenoj proceduri te u točno određenim vremenskim razmacima. Utvrđeni su mjesto i uvjeti evidentiranja i pohrane te mehanizmi zaštite podataka sadržanih u sigurnosnim kopijama digitalnih dokumenata. 2. Status izvornika definiran je s obzirom na digitalni zapis te je utvrđena količina višestrukih izvornika u ispisu, u statusu obveznih primjeraka. 3. Na razini ustanove specificiran je opći dio identifikacijskih podataka za obavijesna pomagala. Minimalno, radi se o utvrđivanju podataka sukladno normativnom okviru, a koji se, neovisno o nosaču zapisa, odnose na: normirani oblik naslova obavijesnog pomagala, normiranu vrstu obavijesnog pomagala, nositelja autorskih prava (izrađivača), nositelja izdavačkih prava (ustanovu) i godinu izrade. Budući da se radi o utvrđenim, ovjerenim i službeno evidentiranim podacima, sustavno je osigurana mogućnost da izrađivač, prilikom izrade sadržaja unutar elementa Obavijesna pomagala, sukladno zahtjevu iz Naputka preuzme podatke i iskaže ih u formi bibliografskog zapisa: Naslov (normirani oblik naziva fonda i raspon godina gradiva): podnaslov (navod vrste obavijesnog pomagala)/nositelj autorskih prava (ime i prezime izrađivača). Mjesto izrade: Nositelj izdavačkih prava, godina izrade. Kada se radi o digitalnim izvornicima, jedan dio osnovnih identifikacijskih podataka registrira se automatskom dodjelom metapodataka, a preostali dio digitalnih metapodataka dodjeljuje se dokumentu se prilikom registracije i apliciranja mehanizama zaštite izvornika u Odjelu za dokumentacijsko-informacijske poslove. Normirani oblik naziva digitalnog dokumenta sastoji se od signature, vrste obavijesnog pomagala i izrađivača. 38 U kontekstu mogućnosti migriranja podataka te obrade i dopune podataka, zaključak analize iskoristivosti bio je porazan: u slučaju obavijesnih pomagala nastalih radom na računalima dugoročna iskoristivost je, zahvaljujući odsustvu sustavnog upravljanja, bila približno jednaka onoj u vrijeme dok su obavijesna pomagala nastajala na pisaćoj mašini. Bibliografski zapis obveznog primjerka u ispisu je, primjerice: Radio televizija Zagreb. Radio stanica Pula 1964/1985: sumarno-analitički inventar /Iva Grdinić. Pazin: Državni arhiv u Pazinu, 2005., a naslov digitalnog dokumenta je HR-DAPA-641 _SAI_Grdinic.rtf.
